To-Do List یا لیست انجام کار، یک راه ساده و عالی برای پیگیری انجام کارها به‌خصوص کارهای مهم است که می‌توان با ابزارهای قدرتمندی این کار را انجام داد. اما نحوه‌ی نوشتن یک لیست بسیار مهم است زیرا آن‌ها اغلبا بسیار طولانی، بسیار کوتاه، بسیار گیج‌کننده، بسیار مبهم، بیش از حد و یا بسیار دقیق و برنامه‌ریزی شده می‌باشند. به نظر نمی‌رسد که نوشتن چند کار که هر روز آن‌ها را انجام می‌دهید، کار پیچیده‌ای باشد اما بسیاری مواقع چنین نیست. اگر شما نیز در نوشتن To-Do List خود با مشکل مواجه هستید، در ادامه ۷ نکته را به شما معرفی می‌کنیم تا یک لیست بهتر برای خود بنویسید.
۱- دلیل اهمیت هر کاری را یادداشت کنید
یکی از مشکلاتی که ممکن است در نوشتن To-Do List خود با آن مواجه شوید، از دست دادن انگیزه است. زمانی این اتفاق می‌افتد که لیست ما پر از کارهای استرس‌زا و خسته‌کننده باشد. بهترین راه برای جلوگیری از این اتفاق این است که انجام کارها را به هدفی بزرگ ربط دهید. بدین ترتیب انگیزه شما نسبت به انجام کارها بیشتر می‌شود و شما می‌دانید با انجام آن کار، چه چیزی دریافت می‌کنید.
سعی کنید جمله‌ای را به هر کار در لیستتان اضافه کنید که ارزش انجام دادن هر کار را توضیح دهد. اگر به درستی توضیح دهید که دیلیل انجام هر کار چیست در نهایت انگیزه شما نسبت به انجام دادن آن کار بیشتر می‌شود.
۲- کارهای کم ارزش و بدون ارزش را از لیست خود حذف کنید
یکی از مواردی که باعث می‌شود تا یک لیست با کیفیت ایجاد کنید، تعیین ارزش هر کار است و شما باید کارهای کم ارزش را از لیست خود حذف کنید. اگر شما نمی‌توانید به ارزش یک کار پی ببرید، باید آن را از لیست خود حذف کنید. همانطور که در ابتدا نیز اشاره کردیم، یکی از مواردی که To-Do List شما را بی‌کیفیت می‌کند، زیاد بودن کارها است. شما مدام کارهای بسیاری را به آن اضافه می‌کنید و این باعث می‌شود که بسیار زود از آن‌ها خسته شوید.
شما باید تمامی کارهای روزانه خود را تجزیه و تحلیل کنید تا در نهایت تصمیم بگیرید که بر روی چه کارهایی می‌خواهید تمرکز کنید. کارهای کم ارزش و بدون ارزش را از لیست خود حذف کنید زیرا این کار باعث افزایش کیفیت لیست شما می‌شود. در نتیجه استرس کمتری به شما منتقل می‌شود و روی هر کار کنترل بیشتری خواهید داشت. همچنین با حذف کارهای کم ارزش، کارهای مهم، برجسته‌تر می‌شوند تا کمتر دچار حواس‌پرتی شوید.
۳- برای هر روز و هر هفته‌ی خود، یک لیست ایجاد کنید
اگر کارهای کم ارزش و بدون ارزش را از لیست خود حذف کرده‌اید و هنوز هم نمی‌توانید آن‌ها را مدیریت کنید، باید یک اولیوبت‌بندی برای خود ایجاد کنید. در ادامه سه تکنیک را به شما معرفی می‌کنیم که می‌توانید با استفاده از هر کدام، کارهای روزانه و هفتگی خود را مدیریت کنید..
- در روز یک تا سه وظیفه مهم را انتخاب کنید و بر روی آن‌ها متمرکز شوید. در آن روز به هیچ کار دیگری فکر نکنید و تمام تمرکزتان را بر روی انجام آن‌ها بگذارید.
- در پایان هر روز کاری، شش کار را برای روز بعد انتخاب کنید و تمامی آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تمامی کارها را در روز بعد انجام دهید و همین رویه را برای روزهای دیگر نیز اجرا کنید.
- اولویت کارهایتان را به سه دسته‌ی اولویت پایین، اولویت متوسط و اولویت بالا تقسیم‌بندی کنید و سعی کنید تعداد کارها در هر دسته یکسان نباشد.
بسته به وسعت کاهایتان، می‌توانید این تمرینات را در روز و یا در هفته انجام دهید. اگر کارهای شما فقط چند ساعت طول می‌کشد، برای هر روز خود برنامه‌ریزی کنید و اگر کارهایتان روزانه طول می‌کشد، برای هر هفته خود برنامه‌ریزی کنید.
۴- کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تقسیم‌بندی کنید
یکی از مواردی که باعث می‌شود بسیار سریع از انجام کارهای خود خارج شوید، وجود کارهای بزرگ در لیستتان می‌باشد. به جای اینکه تعداد زیادی کارهای انجام‌نشده در لیست خود داشته باشید، بهتر است هر کدام را به چند کار تقسیم کنید و یک هفته را یه آن اختصاص دهید. این باعث می‌شود از روند انجام کار، احساس رضایت کنید و کارها را با انگیزه بیشتری انجام دهید.
۵- یک لیست واقع‌بینانه از کارهایی که انجام خواهید داد ایجاد کنید
مارک فورستر(Mark Forster) نویسنده بسیاری از کتاب‌ها در حوزه‌ی بهره‌وری، یک آزمایشی را در این رابطه انجام داده‌است. او لیستی از کارهایی که می‌خواست انجام دهد را بر روی یک کاغذ نوشت و آن را در کشو قرار داد. فورستر امیدوار بود که نوشتن آن لیست برای یادآوری تمامی کارها به او کافی باشد. متاسفانه در پایان آن روز متوجه شد که هیچ‌کدام از کارهای آن روز را انجام نداده‌است. او روز بعد با یک رویکرد دیگر، لیست دیگری نوشت و در واقع کارهای قابل انجام را در آن قرار داد. در پایان روز او تمامی کارها را انجام داده بود بدون آنکه حتی به آن لیست نگاه کند.
شما باید واقع‌بینانه‌تر به کارهایتان فکر کنید و آن‌ها را انتخاب کنید. کارهایی را انتخاب کنید که می‌دانید به طور حتمی آن‌ها را انجام می‌دهید. این به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی‌هایتان بسیار دقیق‌تر شود.
۶- To-Do List خود را عمومی کنید
یکی از مواردی که به ایجاد بهتر To-Do List شما کمک می‌کند، عمومی کردن آن است. شما با عمومی کردن لیست کارهای خود، متوجه مسائلی می‌شوید که در هنگام خصوصی بودن آن، از آن‌ها غافل بودید. این کار کمک می‌کند تا کارهای تکراری و کم ارزش را بیشتر شناسایی کنید و همچنین به بازنویسی بهتر لیست خود بپردازید.
اگر نمی‌خواهید لیست کارهای خود را عمومی کنید، می‌توانید آن را با شخص دیگری به اشتراک بگذارید و از نظرات او نیز استفاده کنید. استفاده از نظر دیگران باعث می‌شود تا برای انجام کارها راه‌حل‌های بهتری پیدا کنید و لیست خود را نیز بهینه‌تر کنید.
۷- To-Do List خود را ترسیم کنید
دانشمندان در یک آزمایش، ۴۰ ثانیه به افراد اجازه دادند تا کلمات را ترسیم و یادداشت کنند. پس از ترسیم و یادداشت کلمات، از آن‌ها خواسته شد تا کلمات را به یاد بیاورند. بیش از دوبرابر افراد، کلماتی به یادشان می‌آمد که ترسیم کرده بودند. دانشمندان معتقدند که این اتفاق تنها به علت مهارت‌‌هایی است که هنگام ترسیم به کار می‌گیریم.
بنابراین اگر کارهایتان را انجام نمی‌دهید و یا آن‌ها را فراموش می‌کنید، بهترین راه این است که آن‌ها را ترسیم کنید. شاید با انجام این کار شگفت‌زده شوید زیرا هر کاری که می‌خواستید انجام دهید را می‌توانید به راحتی به یاد بیاورید.
همین حالا برای خود یک To-Do List بهتر ایجاد کنید
با استفاده از این ۷ تکنیکی در این مقاله معرفی کردیم، می‌توانید یک لیست عالی برای خود ایجاد کنید اما قبل از هر چیزی باید این را در نظر بگیرید که باید نسبت به لیست خود متعهد باشید. برای مدیریت و رسیدگی بهتر به کارها، پیشنهاد می‌کنیم از ابزار Microsoft To-Do List استفاده کنید. نظر شما درباره‌ی این ۷ تکنیک چیست؟ آیا تا به حال سعی کرده‌اید لیست خود را بهبود دهید؟ نظرات خودتان را با ما و همراهان همیار آکادمی در زیر همین پست به اشتراک بگذارید.
منبع:
