هدف گذاری و برنامه ریزی ؛ هنر کسب‌وکارهای برنده

به کجا می‌روید؟ چگونه به آنجا می‌روید؟ اگر به هردوی این سوالات پاسخ ندهید هرگز به جایی نخواهید رسید. دقیقا همین‌جاست که علاوه بر هدف گذاری، اهمیت برنامه ریزی کسب‌وکار نیز مشخص می‌شود. آنها لازم و ملزوم یکدیگرند. در یک پیک‌نیک ساده، خیلی مهم نیست که دقیقا بدانید کجا می‌خواهید بروید ولی در کسب‌وکار اوضاع کاملا فرق می‌کند. موضوع هدف گذاری و برنامه ریزی برای اهالی کسب‌وکار اهمیت حیاتی دارد و خوشبختانه روش‌های بسیار خوبی هم برای موفقیت در آن وجود دارد. بنابراین در این مقاله اهمیت آن را برای شما می‌شکافیم تا به افزایش انگیزه شما کمک کنیم و روش‌های آن را نیز توضیح می‌دهیم تا بتوانید به‌خوبی از پس آن برآیید.

کارآفرینان، مدیران و کارمندان همگی نیاز دارند این مهارت را در خود ایجاد کنند و مدام از آن استفاده کنند. قضیه آن جایی جدی‌تر می‌شود که می‌بینید اهداف و برنامه‌ها نه تنها بر هم اثر می‌گذارند، بلکه با گذر زمان نمی‌توانند همیشه ثابت باقی بمانند. اغلب لازم است در مسیر رشد کسب‌وکار، چندین بار آن‌ها را تغییر دهید تا با این دنیای رقصان هماهنگ باقی بمانید. پس آماده رشد فردی باشید تا در کارتان نیز رشد کنید. یاد بگیرید که قدرت این دوقلو‌های افسانه‌ای را به نفع خود مهار کنید.

عواقب کشنده نبود هدف گذاری و برنامه ریزی

نداشتن هدف و برنامه حداقل به ۵ طریق کسب‌وکار شما را نابود می‌کند. اگر می‌خواهید از شکست کسب‌وکار خود اطمینان حاصل کنید، روی هدف گذاری و برنامه ریزی هیچ وقتی نگذارید و سر خود را به کارهای روزمره گرم کنید. حداقل به‌ این ترتیب احساس آزادی بیشتری خواهید کرد و از اینکه غرق در کارهای متنوع می‌شوید لذت خواهید برد! نهایتا با اینکه هر روز به سختی کار کرده‌اید، کسب‌وکارتان شکست می‌خورد و اصلا هم تقصیر شما نیست. در ادامه به چند تا از مهم‌ترین عواقب نداشتن هدف و برنامه اشاره می‌کنیم:

۱. باد کسب‌وکار شما را خواهد برد

بدون هدف و برنامه نه اولویت دارید، نه جهت. فهرست و زمان‌بندی کارهای ضروری را نمی‌دانید، مسئول انجام کار و روش کار را هم تعیین نکرده‌اید. بنابراین کارها را به موقع انجام نمی‌دهید و بالاخره در چرخه اضطرار و اضطراب گرفتار می‌شوید و این چرخه مدام تکرار می‌شود. به‌علاوه ممکن است هر پیشنهاد وسوسه بر‌انگیزی را بپذیرید و آرزوهای قبلی خود را فراموش کنید. به این ترتیب کنترل کسب‌وکار خود را دست بادهای پراکنده سپرده‌اید. تعیین اهداف دقیق و برنامه ریزی کسب‌وکار را جدی بگیرید تا گرفتار جریان‌های پراکنده نشوید.

۲. وقت، پول و انرژی خود را از دست می‌دهید

مغز ما بدون داشتن قصد و نیت مشخص، نمی‌تواند فعالیت منسجمی انجام دهد. بنابراین اگر شما به مغزتان هدف و مسیر ندهید، بخشی از مغز به نام مغز قدیم این‌کار را به عهده می‌گیرد و اتفاقا تمام سعیش این است که در لحظه، بیشترین لذت را ببرید. مغز قدیم بین انسان و حیوان مشترک است و معیار اصلی آن راحتی در لحظه حال است. این بخش از مغز، نسبت به گذر زمان حساس نیست و هیچ تغییر بلند مدتی را دنبال نمی‌کند. داشتن هدف و اهمیت برنامه ریزی اینجاست که شما را قادر می‌کند از تمام مغز خود استفاده کنید تا منابع شما صرف کارهای پراکنده نشود. کارهای پراکنده، روی هم جمع نمی‌شوند ولی قطعا منابع شما را تا قطره آخر مصرف می‌کنند.

۳. در تخصص خود ورزیده نمی‌شوید و از نظر روانی فرسوده می‌شوید

شکست معلم خوبی است، البته اگر هدفمند باشد! بدون هدف و برنامه، شکست‌های بی‌فایده‌ای را تجربه می‌کنید و چیزی از آن یاد نمی‌گیرید. با داشتن هدف و برنامه، حتی شکست‌های شما هم ارزشمند خواهد بود! شکستِ‌ ارزش‌مند چیزهای جدیدی به شما می‌آموزد، بنابراین در کار تخصصی خود ورزیده‌تر می‌شوید. از طرف دیگر، شکست‌های بی‌فایده به‌مرور زمان روح و روان شما را فرسوده می‌کند. این در حالی است که شواهد علمی نشان می‌دهد شکست‌های ارزشمند، باعث تاب‌آوری بیشتر شما خواهد شد.

۴. بدون هدف گذاری و برنامه ریزی دچار بی‌تفاوتی می‌شوید

الان چرا این مقاله را می‌خوانید؟ چرا درحال گردش در اینستاگرام نیستید؟ احتمالا به‌دنبال جواب سوالی هستید. مثلا اینکه چگونه هدف گذاری کنیم، یا اینکه چگونه برنامه ریزی کنیم. جستجوی هدف و برنامه، ذهن شما را پر از سوال‌ می‌کند و این سوال‌ها شما را به دنبال خود می‌کشد. این سوالات ذهن شما را متوجه اطراف می‌کند تا جواب‌ها را بیابید و روی آنها متمرکز باقی بمانید. بدون هدف و برنامه، تمام اتفاقات و فرصت‌های محیط برای شما یکسان خواهد بود بنابراین نمی‌توانید راه‌حل‌ها را ببینید و معیاری برای ترجیح دادن یک موضوع بر موضوعی دیگر نخواهید داشت. به همین سادگی بی‌تفاوت می‌شوید و کاملا آماده انواع حواس‌پرتی خواهید بود.

۵. مزیت اعتیاد به موفقیت را از دست می‌دهید

موفقیت شیرین است. همانطور که ما به شیرینی و شکلات معتاد شده‌ایم، موفقیت هم اعتیاد آور است. با داشتن هدف و برنامه، گام‌به‌گام موفقیت‌هایی را تجربه خواهید کرد که مسیر پاداش را در مغز شما فعال می‌کند. از این به بعد مغز شما تلاش می‌کند که این حالِ خوب را دوباره تجربه کند و به تلاش برای موفقیت عادت می‌کند. پاداش‌ها سازنده عادت‌ها هستند و این یک ودیعه طبیعی است که بدون هدف و برنامه، به‌تدریج از امتیازات آن محروم می‌شوید.

۵ اصل هدف گذاری در کسب‌وکار

اصول هدف گذاری، معیارهایی هستند که رعایت آنها در موفقیت کسب‌وکار شما نقش حیاتی دارد. این اصول به شما کمک می‌کنند انگیزش خود و اعضای تیمتان را مدیریت کنید، بهره وری را افزایش دهید و استرس را در حد مطلوب نگه دارید. با کمک این اصول از اعتماد به نفس و روحیه تیم کسب‌وکار خود نیز محافظت خواهید کرد. همچنین این اصول باعث می‌شوند برنامه ریزی کسب‌وکار برای شما آسان‌تر شود.

اصل ۱. اهداف شوق‌انگیز تعیین کنید.

انگیزش و هیجان مانند سوخت برای رسیدن به اهداف است. بنابراین اهداف باید جذاب باشند تا شما را به دنبال خود بکشند. اگر اهداف شما به اندازه کافی انگیزه‌بخش نباشد؛ آن‌ها را تعقیب نمی‌کنید، به موفقیتی نمی‌رسید و بعد از مدتی اعتمادبه‌نفس شما تضعیف می‌شود. هر هدف شوق‌انگیز، اغلبِ ویژگی‌های زیر را دارد:

• وقتی به آن فکر می‌کنید، احساس شعف و هیجان می‌کنید.
• با تصور کردن نتایج، احساس غرور و سربلندی می‌کنید.
• با ارزش‌های مادی و معنوی شما هماهنگ است.
• کمی بزرگتر از خودتان است و نفع آن به دیگران هم می‌رسد.

اصل ۲ . اهداف SMART  تعیین کنید.

حروف کلمه SMART به ویژگی‌های ضروری برای اهداف اشاره دارد. این یک چهارچوب فکری موفق در تعیین اهداف است که پنج ویژگی ضروری هر هدف را بیان می‌کند:

• حرف S یعنی Specific. اهداف باید مشخص و دقیق باشند و ابهامی در ذهن شما ایجاد نکنند.
• حرف M یعنی Measurable. اهداف باید قابل اندازه‌گیری باشند وگرنه نمی‌توانید پیشرفت خود را کنترل کنید.
• حرف A یعنی Attainable. اهداف باید واقعی یا قابل تحقق باشند. چیزی که ابدا در توان شما نباشد، فقط روحیه‌تان را فرسوده می‌کند.
• حرف R‌ یعنی Relevant. اهدف باید با نظام باورهای شما هماهنگ و متناسب باشد وگرنه بخشی از وجودتان علیه آنها قیام خواهد کرد.
• حرف T یعنی Time sensitive. اهداف باید زمان‌دار باشند تا کمی استرس سالم در شما ایجاد کنند.

اصل ۳. اهداف خود را بنویسید.

نوشتن، اولین گام عملی برای رسیدن به هدف است و به شما کمک می‌کند خود را کوچ کنید. کوچینگِ‌ خود (Self Coaching) باعث می‌شود از خودتان پرسش کنید و سعی کنید پاسخ‌های مناسب را بیابید. به محض اینکه چیزی را می‌نویسید، می‌توانید آن را بخوانید و این یعنی دارید با خودتان حرف می زنید و از خودتان نظرخواهی می‌کنید. این باعث می‌شود اهداف را ارزیابی کنید. به‌علاوه، نوشتن باعث می‌شود اهداف خود را فراموش نکنید. سعی کنید از کلمه «می‌کنم» استفاده کنید و کلمات «می‌خواهم» یا «سعی می‌کنم» را به‌کار نبرید تا احساس تعهد و استرس سالم را در وجود خود حفظ کنید.

اصل ۴. اهداف بزرگ را به اهداف کوچک تقسیم کنید.

چگونه می‌خواهید به طبقه هفتم یک برج برسید؟ چه از پله‌ها بروید چه از آسانسور استفاده کنید، باید طبقات را یک‌به‌یک طی کنید. اگر با اصول فیزیک آشنایی داشته باشید می‌توانید درک کنید که استفاده از اهرم‌ها، در حقیقت یعنی تقسیم یک کار بزرگ و سنگین به کارهای کوچک و قابل تحمل. اهداف بزرگ ما را می‌ترسانند و موجب استرس بیش از حد می‌شوند که این موضوع منجر به آشفتگی و کاهش شدید بهره وری و انگیزه می‌شود. به‌علاوه تقسیم کردن اهداف به اجزای کوچک‌تر باعث می‌شود بتوانید آن را در بین اعضای تیمتان پخش کنید.

اصل ۵. اهداف شما نباید با هم رقابت کنند.

اگر بدون توجه به محدودیت منابع در دنیای واقعی، اهداف متعدد یا دو هدف متضاد را تعقیب کنید به این معنی است که وقتی روی هدف A کار می‌کنید، روی هدف B کار نمی‌کنید. حتی اگر همه هدف‌ها را همزمان پیش ببرید، در پایان سال فقط چند نتیجه ضعیف یا نصفه‌ونیمه خواهید داشت. از دیدگاه مدیریت منابع انسانی هم مشکلی به شکل «تعارض سیستماتیک» در بین اعضای تیم شما شکل خواهد گرفت چون مدیران، کارکنان و واحدهای سازمان مدام در حال جنگ و جدال برای تعیین اولویت‌ها یا جذب منابع برای تحقق اهداف متضاد خواهند بود. این تعارضات سیستماتیک مدام بازتولید می‌شوند و کار تیمی، بهره وری و انگیزش را تحت تاثیر قرار می‌دهند.

گام‌های سه‌گانه برای تعیین اهداف

حالا چه‌کار کنیم؟ چگونه برای کسب‌وکار خود هدف گذاری کنیم؟ گام‌های سه گانه زیر کمک می‌کنند به فهرست اهداف خود دست پیدا کنیم و آنها را اولویت‌بندی کنیم.

گام ۱. تجسم کنید به وضعیت مطلوب خود رسیده‌اید. چه چیزی تغییر کرده است؟

رسیدن به هدف یعنی رسیدن از نقطه موجود به نقطه مطلوب، یعنی تغییر. به کمک موهبت تخیل، می‌توانید تجسم کنید آینده دلخواه شما یا کسب‌وکارتان چیست. در چه شرایطی احساس شعف و غرور می‌کنید؟ باخود صریح و بدون رودربایستی باشید. هر چیزی که تغییر کرده است را بنویسید و بعدا به ترتیب اولویت مرتب کنید. موارد تغییر را دوتادوتا و از نظر اهمیت با هم مقایسه کنید و این کار را تا انتها انجام دهید تا ببینید کدام موارد مهم‌تر است. حالا حداقل تعداد اهداف را از بین مهم‌ترین‌ها انتخاب کنید و با قساوت تمام، بقیه را فراموش کنید تا دچار مشکل «رقابت اهدف» نشوید. تا اینجای کار هدفی شوق‌انگیز خواهید داشت که باید بیشتر روی آن کار کنید تا قابل دستیابی شود.

گام ۲. برای انجام هریک از تغییرات بالا، چه چیزهای دیگری باید تغییر کنند؟

پیش‌نیازهای هر یک از تغییرات را مشخص کنید. برای این منظور از دو منبع متفاوت کمک بگیرید. اول تخیل خودتان و دوم تجارب افراد یا کسب‌وکارهای موفق‌تر. با این کار در حقیقت اهداف بزرگ خود را به اهداف کوچک‌تر تقسیم کرده‌اید. به این نکته توجه کنید که به‌دست آوردن هر چیز یعنی صرف‌نظر کردن از چیزی دیگر. آماده فدا کردن چیزهایی باشید که کمتر می‌خواهید تا به آن چیزی برسید که بیشتر می‌خواهید. حالا یک بار دیگر قساوت به خرج دهید و تمام آنچه کمتر می‌خواهید را فراموش کنید. آنچه باقی مانده است را بنویسید.

گام ۳. اهداف باقی مانده را به شیوه SMART بازنویسی کنید.

خوشبختانه مدل SMART‌ را در همین مقاله توضیح داده‌ایم. برای عملی کردن این الگو، می توانید از چک لیست زیر استفاده کنید و اهداف را به‌گونه‌ای بازنویسی کنید تا مطمئن شوید توسط این چک‌لیست تایید می‌شود:

• هدف من کاملا مشخص و معین است و ابهامی در فهم، تصور یا بیان آن ندارم.
• هدف من قابل اندازه‌گیری عددی است. واحد عددی اندازه‌گیری آن (فلان) است.
• هدف من واقعی و قابل دستیابی است. یا قبلا توسط دیگران محقق شده یا اینکه چندان تخیلی نیست.
• هدف من باعث می شود خودم را تحسین کنم. چه در تنهایی و در جامعه، خجالت زده نخواهم شد.
• می‌دانم در چه تاریخی به هدفم می‌رسم. در تاریخ (فلان) به هدفم خواهم رسید.

چگونه برنامه ریزی کنیم تا به اهداف خود برسیم؟

اهمیت برنامه ریزی کسب‌وکار آن‌چنان زیاد است که نمی‌توان آن را به مغز قدیم واگذار کرد. بنابراین پیشنهاد ما این است که نه‌تنها از مشاوره افراد باتجربه و متخصص استفاده کنید، بلکه حتما بخشی از اصول مدیریت و کنترل پروژه را به‌کار ببندید چراکه اثربخشی آن‌ها در تهیه برنامه‌ها اثبات شده است. طبق این اصول باید گام‌به‌گام اطلاعاتی را تولید کنید و آنها را با هم جمع کنید تا به یک برنامه منسجم برسید. پس از انجام این مراحل و در صورت تمایل می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهای مرسوم مثل MS-project یا Primavera، برنامه را در قالب یک جدول منسجم تنظیم کنید تا کار شما به‌شدت آسان‌تر شود. در ادامه گام‌های رسیدن به برنامه را به شکلی ساده شده برای شما توضیح می‌دهیم. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید در خصوص برنامه ریزی و مدیریت پروژه مطالعه کنید.

گام ۱. اهداف خود را در قالب «اقلام قابل تحویل» یا Deliverables‌ خرد کنید.

هنگام انجام دادن این کار، مشخصات هر قلم را تعیین کنید. مثلا اگر هدف شما ساختن یک واحد آپارتمان اداری است، برخی اقلام قابل تحویل به شکل زیر خواهند بود:

• آپارتمان: پنج طبقه، هر طبقه تک واحدی به مساحت 250 مترمربع، هر واحد دارای ۴ پارکینگ و …
• زمین: ۴۰۰ مترمربع، دونبش، نزدیک به شکل مربع و …
• نقشه ساخت: دارای تاییدیه شرکا و شهرداری، شامل محاسبات بار و ابعاد و …
• سقف اول: ارتفاع ۴ متر، از نوع تیرچه بلوک و …
• آجر: سفالی سوراخ‌دار، ۱۰ تن و …

گام ۲. چه فرایندی باید طی شود؟ دستورالعمل انجام آن چیست؟

در مثال آپارتمان، این موارد ممکن است به شکل زیر باشند:

• آپارتمان: فرایند ساخت. دستورالعمل وزارت راه و شهرسازی به شماره (فلان).
• زمین: فرایند خرید. آیین نامه معاملات شرکت، دستورالعمل تملک اموال. مصوبه هیئت مدیره.
• نقشه ساخت: فرایند طراحی. نرم افزار اتوکد، نظام‌نامه ایمنی ساختمان‌ها.
• سقف اول: فرایند ساخت. دستورالعمل اجرای سقف تیرچه بلوک شماره (فلان).
• آجر: فرایند خرید. آیین نامه معاملات شرکت، استاندارد شماره (فلان).

گام ۳. مسئولیت تحقق هر یک از اقلام قابل تحویل برعهده چه کسی است؟ دقیقا تعیین کنید.

در اینجا باید منابع انسانی و نیروی کار خود را تعیین کنید. ممکن است شغل بعضی از نیروهای خود را تغییر دهید یا نیرو‌های جدیدتری جذب کنید. ممکن است برخی کارها را به افراد یا شرکت‌های دیگر، برون‌سپاری کنید. در مثال ما، این موارد ممکن است به شکل زیر باشند:

• آپارتمان: مدیرعامل، پیمانکار ساخت.
• زمین: معاون توسعه.
• نقشه ساخت: مشاور طراحی.
• سقف اول: پیمانکار ساخت.
• آجر: واحد تدارکات.

گام ۴. هریک از اقلام در چه مدت زمانی و چه تاریخی باید تامین یا تکمیل شود؟

این کار را با رعایت ترتیب پیش‌نیازی اقلام قابل تحویل، انجام دهید. مثلا خرید زمین پیش‌نیاز ساخت آپارتمان است و طراحی نقشه ساختمانی، پیش‌نیاز ساخت سقف اول است. بنابراین تاریخ شروع هر یک از اقلام، بعد از تاریخ پایان اقلام پیش‌نیازی است. تاریخ شروع و پایان تامین هریک از اقلام را تعیین کنید. در مثال آپارتمان با فرض اینکه تاریخ شروع کار 1399/04/01 است، این موارد ممکن است به شکل زیر باشند:

• آپارتمان: 730 روز، پایان 1401/04/01. پیش‌نیازها: زمین، نقشه ساخت، پیمانکار و…
• زمین: 62 روز، پایان 1399/06/01. پیش نیازها: ندارد.
• نقشه ساخت: 91 روز، پایان 1399/09/01. پیش‌نیازها: زمین.
• سقف اول: 60 روز، پایان 1399/11/01. پیش‌نیازها: زمین، نقشه ساخت.
• آجر: 30 روز، پایان 1399/12/01. پیش‌نیازها: سقف اول.

گام ۵. نتایج گام‌های ۱ تا ۴ را کنار هم بنویسید تا یک «فعالیت» تعریف شود.

می‌توانید جمله‌بندی هر یک از فعالیت‌ها را خلاصه‌ کنید و توضیحات کامل را در جای دیگر اضافه کنید. البته نرم‌افزارهایی که قبلا معرفی کردیم کار شما را خیلی ساده‌تر خواهند کرد. مثلا:

• ساخت آپارتمان اداری ۵ طبقه با مسئولیت مدیرعامل و پیمانکاری شرکت (فلان)، طبق دستورالعمل …
• خرید زمین ۴۰۰ مترمربعی دونبش با مسئولیت معاون توسعه، طبق آیین‌نامه …
• طراحی نقشه ساخت توسط مشاور طراحی در فرمت اتوکد، طبق نظام‌نامه …
• اجرای سقف اول از نوع تیرچه بلوک توسط پیمانکار ساخت، طبق دستورالعمل …
• خرید ۱۰ تن آجر سفالی سوراخ‌دار، توسط واحد تدارکات، طبق استاندارد …

گام ۶. برای کنترل برنامه و هریک از فعالیت‌ها شاخص کلیدی عملکرد(KPi) تعریف کنید.

برنامه‌ها نیاز به ارزیابی و اصلاح دارند، بنابراین باید به شکل دوره‌ای نسبت نتایج حاصل به منابع مصرفی را محاسبه کنید. شاخص‌های واحد دار(مثل مساحت) و شاخص‌های نسبتی(مثل درصد)، به شما کمک می‌کنند پیشرفت برنامه را کنترل و اصلاح کنید. اغلب شاخص‌های کلیدی عملکرد یا kpiها، درصدی یا مقایسه‌ای هستند و هرچه این عدد بیشتر باشد، عملکرد بهتری اتفاق افتاده است. علاوه بر زمان، هزینه صرف شده در برابر پیشرفت حاصل شده نیز یکی از مهم‌ترین پارامترها در محاسبه شاخص‌ کلیدی عملکرد است. با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد، کمیت و کیفیت اجرای برنامه را کنترل کنید و اصلاحات لازم را در هدف گذاری و برنامه ریزی ها اعمال کنید.

برای موفقیت هدف گذاری و برنامه ریزی را اصلا فراموش نکنید

هدف گذاری و برنامه ریزی می‌تواند نتیجه حضور در صحنه کسب‌وکار را رقم بزند. مدیران و کارمندان اگر می‌خواهند در کار خود موفق باشند و از حد متوسط فراتر روند باید سهم بزرگی از رشد فردی و فعالیت‌های روزمره خود را به این موضوع گره برنند. اهداف و برنامه‌ها باهم تعامل دارند و برهم اثر می‌گذارند. اهداف شوق‌انگیز، برنامه‌‌ٰ‌های جدی‌تری می‌طلبند. اهمیت برنامه ریزی برمبنای اهداف در این است که باعث افزایش بهره وری، انگیزش و سرعت می‌شود. از سوی دیگر، ضعف در هدف گذاری و برنامه‌ریزی کسب‌وکار، به‌سرعت منابع شما را هدر می‌دهد.

مدرس هستی و می‌خوای درآمدت بیشتر بشه؟

خوشبختانه بررسی تجربه‌های موفقیت و شکست، باعث شده ادبیات و مدل‌های کاربردی مفیدی در این حوزه شکل بگیرد. این سوال که چگونه برنامه ریزی کنیم تا اهداف ما محقق شوند، موضوع تحقیقات زیادی بوده‌ است. بر اساس محتوای این مقاله می‌توانید با رعایت اصول و گام‌های هدف گذاری و برنامه ریزی، اوضاع کسب‌وکار خود را ارتقا دهید و از آشوب و سردرگمی در امان بمانید.