خیلی ما در دورانی از زندگی دو شیفت کار کردن را تجربه کرده‌ایم. ممکن است این مسئله بخاطر اجبار مالی باشد یا خواسته باشیم سریع‌تر به اهدافمان برسیم. مدتی است که مجبورم ۱۵ ساعت در روز کار کنم. به شما قول می‌دهم که با این روش شما در یک ماه به انداره‌ی ۴۵ روز کار نمی‌کنید! روی صحبت من با کارمندانی نیست که می‌خواهند فقط ساعت کاری را پر کنند بلکه با افرادی است که کار می‌کنند تا به اهدافشان برسند.
کار روزانه‌ی زیاد حتی اگر با شوق شروع یک کسب‌وکار جدید و رسیدن به اهداف باشد باز هم از کیفیت کاری کم می‌کند. اینکه چند روزی به خاطر یک پروژه دو شیفت کار کنید هیچ اشکالی ندارد. اما اضافه‌کاری نباید برنامه‌ی زندگی شما باشد.
اضافه‌کاری کلید بهره‌وری بیشتر نیست. بلکه با تمرکز روی کار اصلی و دوری از کارهای اضافی می‌توان بدون صرف زمان بیشتر بهره‌وری را افزایش داد. من اینجا هفت روش علمی( نتایج تحقیقات دانشگاهی) را لیست کرده‌ام که کمک می‌کند شما کمتر کار کنید و بیشتر نتیجه بگیرید.
۱- اضافه‌کاری را رها کنید تا بهره‌وری شما افرایش پیدا کند
هنری فورد بنیان‌گذار کارخانه‌ی فورد آمریکا، ساعت کاری کارکنانش را از ۱۰ ساعت در روز و شش روز کاری در هفته به هشت ساعت کار روزانه برای ۵ روز در هفته کاهش داد. یعنی کارکنان شرکت فورد در هفته ۲۰ ساعت کمتر از قبل کار می‌کردند اما در کمال ناباوری حجم تولیدات شرکت افزایش یافت.
کار کردن بیش از ۶۰ ساعت در هفته برای دو ماه، باعث کاهش محسوس بهره‌وری می‌شود
افزایش ساعات کاری برای طولانی مدت باعث کاهش خوش‌بینی ما به خودمان و جهان می‌شود. وقتی خسته‌ایم بیشتر منفی‌بافی می‌کنیم، به خودمان و دیگران بدبین‌تر می‌شویم و این روی کار ما تاثیر منفی می‌گذارد. اگر شما هم هر روز ساعات کاری زیادی دارید حتما این منفی‌نگری را در خودتان حس کرده‌اید.
خواب کافی یکی از مهم‌ترین روش‌ها برای افرایش بهره‌وری است. چه بهتر که در میانه‌ی روز هم یک چرت کوتاه( کمتر از ۲۰ دقیقه) بزنیم. از بزرگان ایرانی مثل ابو علی سینا گرفته تا چرچیل و راکفلر و خیلی‌های دیگر خواب نیمروزی را در برنامه‌های روزانه‌ی خود داشتند.
خواب نیمروزی( کمتر از ۲۰ دقیقه) به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند
۲- بیشتر “نه” بگویید
شاید نام اصل پارتو( قانون ۸۰/۲۰) به گوشتان خورده باشد. این قانون در مورد کار به صورت خلاصه می‌گوید ۸۰ درصد نتیجه‌ای که می‌گیریم حاصل تنها ۲۰ درصد کارهایی است که انجام می‌دهیم. یعنی حدود ۸۰ درصد کارهایی که در طول روز انجام می‌دهیم چندان به اهداف ما مربوط نیستند. ما باید سعی کنیم به کارهایی که مربوط یه اهداف اصلی ما نیستند نه بگوییم.
در طول روز از طرف همکاران، دوستان و مشتریان درخواست‌های مختلفی از ما می‌شود. خیلی از این درخواست‌ها کاری نیستند خیلی‌ها هم دقیقا کاری هستند اما مستقیما مربوط به ما نیستند. ما به دلایل مختلف آن‌ها را می‌پذیریم. دلایلی مثل اینکه دوست نداریم دیگران از ما ناراحت شوند یا اینکه اگر قبول نکنیم شاید دیگران( مخصوصا مدیران) فکر کنند ما چندان هم قابل و کاری نیستیم. اما همین کارهای ریز باعث می‌شود در پایان روز حس کنیم با اینکه کلی کار کرده‌ایم اما از نتیجه‌ی کارمان رضایت نداریم.
دو راه‌کار ساده برای نه گفتن
- سعی کنید اگر این درخواست‌ها کاری نیستند در بیرون از ساعت کاری آن‌ها را انجام دهید. اگر هم کاری هستند و به شما مرتبط نیستند با روی خوش به آن‌ها مشاوره بدهید که چگونه باید انجام شوند( اما خودتان انجام ندهید) اگر هم مرتبط به خودتان هستند و می‌توانید برای بعد بگذارید. آن را جایی بنویسید و بعد انجامش دهید. به تجربه می‌گویم در این مورد اخلاق کاری واقعا راه‌گشا است.
- تفاوت بزرگی بین عبارت “من نمی‌توانم…” با عبارت “من… را انجام نمی‌دهم” وجود دارد. بیشتر افرادی که زمان نه گفتن از “من نمی‌توانم” استفاده می‌کنند در نهایت کار را می‌پذیرند! اما بیشتر کسانی که خیلی راحت می‌گویند “من این کار را انجام نمی‌دهم” کار را نمی‌پذیرند. در واقع وقتی می‌گویید “من نمی‌توانم…” به خودتان و فرد مقابل می‌فهمانید که قصد انجام کار را دارید اما شرایطش مهیا نیست. این حرف قاطعانه نیست و شبیه به تعارف است اما وقتی می‌گویید “من… را انجام نمی‌دهم” به صورت قطعی به خودتان و فرد مقابل می‌گویید که قصد انجام آن کار را ندارید. پس با کمال احترام کمی رک و قاطع بگویید انجام نمی‌دهم و خلاص.
۳- همه‌ی کارها را خودتان انجام ندهید، بگذارید دیگران به شما کمک کنند
وقتی کار شما از حدی فراتر می‌رود باید بخشی از آن را به دیگران بسپارید. اگر مدیر هستید فردی متخصص را برای بخشی از کارها استخدام کنید و اگر کارمند هستید نیاز به نیروی جدید را به شرکت اعلام کنید.
محمدرضا شعبانعلی نویسنده‌ی کتاب‌های فنون مذاکره
این مسئله را اولین بار از محمدرضا شعبانعلی استاد فنون مذاکره شنیدم که خیلی از مدیران و افرادی که تازه استارتاپی را راه‌اندازی می‌کنند و نیرو می‌گیرند، کارها را درنهایت خودشان انجام می‌دهند چون کار دیگران به دلشان نمی‌نشیند و حس می‌کنند باید کار دیگران را حتما بررسی کنند تا خیالشان راحت شود که کار درست انجام شده. اما با اعتماد به دیگران و برون‌سپاری کار، نتایج بهتری خواهند گرفت و خودشان هم فرصت خواهند داشت که به کارهای مهم‌تر برسند.
باور کنید که یک فرد متخصص( یا کسی که فقط روی یک موضوع متمرکز شده) بهتر از شمایی که یک سر و هزار سودا دارید می‌تواند کار را انجام دهد. از یک جایی به بعد باید به همکاران خود اعتماد کنید و بگذارید بخشی از کار حتی بدون نظر دقیق شما روی جزئیات انجام شود. اگر دارید کسب و کاری را آغاز می‌کنید یا مدیر بخشی از شرکت هستید باید به افرادی که کنار شما کار می‌کنند بها بدهید.
این امر فقط در مورد مدیران و شرایط کاری صدق نمی‌کند. چرا باید برای رنگ کردن خانه‌ی خود یا تعمیر ماشین، خودتان دست به کار شوید؟ افراد متخصص این کارها وجود دارند و خیلی بهتر از شما کار را انجام می‌دهند. نگران هزینه هستید؟ واقعا فکر می‌کنید هزینه و ساعت کاری که پای خیلی از کارها می‌گذارید کمتر از هرینه‌ای است که برای یک متخصص می‌دهید؟
اگر کار شما مزاحم دیگران نیست از آن‌ها کمک بگیرید و اگر کار دیگران مزاحم رسیدن شما به اهداف اصلی امروزتان نیست در وقت آزادتان به آن‌ها کمک کنید( این مسئله در تضاد با بخش دوم نیست)
۴- کمال‌گرایی را کنار بگذارید
اینکه ما بهترینِ هر چیزی را بخواهیم و با دقت و وسواس هرکاری را انجام دهیم، شاید در نگاه اول یک نکته‌ی مثبت کاری به نظر برسد. البته که دقت‌نظر و اهمیت دادن به کیفیت کار جزو نکات مثبتی است که ما باید داشته باشیم اما نه در حدی که به بیماری کمال‌گرایی دچار شویم. یعنی به حدی برسیم که اگر چیزی ایده‌ال نبود نتوانیم آن را قبول کنیم.
مطالعات دانشگاهی در مورد ارتباط کمال‌گرایی و بهره‌وری نتیجه‌ای جالب داشته: افراد کمال‌گرا، بهره‌وری کمتری نسبت به افراد دیگر دارند.
- افراد کمال‌گرا زمان بیشتری را صرف انجام کارها می‌کنند.
- افراد کمال‌گرا تا شرایط و زمان ایده‌ال نباشد کاری را انجام نمی‌دهند. در کسب و کار، معمولا همه‌ی شرایط وقتی ایده‌ال است که دیگر خیلی دیر شده!
- افراد کمال‌گرا معمولا آنقدر روی جزئیات تمرکز می‌کنند که اصل ماجرا را از دست می‌دهند.
باور کنید، انجام شدن یک کار مهم‌تر از ایده‌ال بودن آن است.
خب تا اینجا ۴ روش از ۷ روش افزایش بهره‌وری را گفتیم. برای خواندن ۳ روش مهم دیگر بخش دوم این مقاله را بخوانید.
نویسنده
Hossein Rahimi
علاقه‌مند به دنیای open source، وب و وردپرس
تغییر شماره