مدیریت زمان در محل کار برای بسیاری از افراد یک چالش بسیار پیچیده و نگران کننده است. جلسات، موضوعات حاشیه‌ای، پاسخ به ایمیل‌ها، اولویت‌ها، درخواست‌ها و … همه از عواملی هستند که باعث حواس‌پرتی در محیط کار می‌شوند. اما نگران نباشید، تکنیک‌ها و استراتژی‌های ساده و اما قدرتمندی برای مدیریت زمان وجود دارد که با استفاده از آن‌ها می‌توانید به درستی از ساعت‌های روز خود استفاده کنید. ما هم در همیارآکادمی از همین روش‌ها برای مدیریت زمان استفاده می‌کنیم.
مدیریت زمان چیست؟
شاید بهتر باشد ابتدا برای رفع شک و شبه‌ها یک تعریف دقیق از مدیریت زمان داشته باشیم. به فرایند برنامه ریزی و تعیین وقت برای انجام فعالیت‌های روزانه مدیریت زمان گفته می‌شود. به این منظور که شما برای یک روز کاری خود یک نقشه راه تهیه می‌کنید. این نقشه لیستی است از بایدها و نبایدهایی که در یک روز پیش رو دارید. هدف اصلی مدیریت زمان در محل کار این است که شما از زمانی که در اختیار دارید بهترین بهره را بگیرید و خروجی دلخواه خود را داشته باشید.عدم مدیریت درست زمان باعث بروز فشار، استرس، تنش و خستگی ذهنی و جسمی در محیط کار می‌شود.
با استفاده از 3 معیار اصلی می‌توان میزان مدیریت درست زمان در محیط کار را اندازه گرفت:
بهره‌وری: بهره‌وری منظور میزان فعالیتی است که در یک روز کاری انجام می‌دهید.
عملکرد: منظور از عملکرد در واقع شکل صحیحی است که شما یک کار را به پایان می‌رسانید.
بینش: بینش احساسی است که شما و دیگران از فعالیت‌های خود در یک روز کاری دارید.
۵ راه عالی برای مدیریت زمان در محل کار
برای داشتن یک روز کاری مثبت با بهره‌وری بالا می‌توانید از نکته‌های زیر برای مدیریت زمان استفاده کنید. بگذارید همین اول کار بهترین روش برای داشتن یک روز با بهره‌وری بالا را بگویم: مسئله‌ی اصلی این است که برای هر روز هدفی مشخص داشته باشید و با تمرکز فقط برای انجام آن هدف تلاش کنید.
1 – برای مدیریت زمان در محل کار، اهداف خود را مشخص کنید
آیا می‌دانید که در یک روز کاری به دنبال چه چیزی هستید؟ می‌توانید نقش خود را به طور فردی و حتی جمعی در تیم خود تعریف کنید؟ مهمترین استراتژی مدیریت زمان مشخص کردن هدف است. قبل از هر چیز شما باید بدانید که در پایان روز قرار است به چه خروجی برسید. منظور از مشخص کردن اهداف این است که به طور واضح آن چه که می‌خواهید را مشخص کنید، برای رسیدن به آن برنامه‌ریزی کنید و در پایان روز آن را بدست آورید.
پس اهداف و کارهای اصلی خود را لیست کنید و برای آن‌ها زمان بگذارید، هر چیزی خارج از این لیست وقت تلف کردن است.
2 – اولویت‌بندی کارها با ماتریس فوریت/اهمیت
دومین قدم برای مدیریت زمان در محل کار، اولویت بندی کارهایی است که باید در یک روز انجام دهید. قطعا هدف ما انجام کارهاست، اما فراموش نکنید که باید به سراغ انجام کار درستی برویم! به طور که اولویت بندی فعالیت‌های روزانه(اهداف) باعث می‌شود تا در مسیر بین دوراهی‌ها به جهت درست هدایت شویم. شما می‌توانید کارهای خود را به چند دسته تقسیم کنید:
- مهم و فوری: این دسته از کارها، بالاترین اولویت را در لیست اهداف شما دارند. فعالیت‌هایی که سررسید آن‌ها نزیک است و باید به موقع تحویل داده شوند. به همین منظور باید قبل از شروع هرکاری به سراغ این دسته از کارها بروید و تمام تمرکز خود را بر روی انجام شدن آن‌ها بگذارید.
- مهم و غیرفوری: کارهایی که در این دسته قرار می‌گیرند معمولا دلیل اصلی پیشرفت شما یا کسب و کارتان است. کارهای مهمی که می‌توانید آن‌ها را عقب بیاندازید. کارهایی مثل بررسی و بهبود بوم کسب و کار، ایجاد پلن مارکتینگ، ساخت و بررسی پرسش‌نامه از مشتریان و … به محض انجام کارهای مهم و فوری باید به سراغ این کارها بروید. معمولا از نظر اهمیت و ارزش کارهای مهم و غیرفوری با ارزش‌ترین کارهایی هستند که می‌توانید در روز انجام دهید.
- غیرمهم و فوری: این دسته از فعالیت‌ها در نگاه اول بسیار اورژانسی به نظر می‌رسند و ذهن شما به طور ناخودآگاه برای انجام آن‌ها در حالت آماده باش قرار می‌گیرد. اما بعد از پایان کار متوجه می‌شوید که خروجی ارزشمند و غنی که در ابتدا به نظر می‌رسید حاصل نشده است. حواستان به این دسته از کارها باشد، سعی کنید این کارها را یا حذف کنید یا انجامش را به دیگران واگذار کنید.
- غیرمهم و غیرفوری: در این کارها نه اهمیتی وجود دارد نه فوریتی، پس عملا می‌توانید آن‌ها را حذف کنید. کارهایی مثل مرتب کردن فایل‌ها در کامپیوتر،آپدیت‌های غیرمهم نرم‌افزارها و … در این دسته هستند.
بهترین روش انجام کارها بر اساس ماتریس فوریت – اهمیت
3 حواشی را کنار بگذارید
قدم بعدی برای مدیریت زمان در محل کار کنار گذاشتن حواشی است. هر چیزی که باعث حواس پرتی شما می‌شود و تمرکزتان را از بین می‌برد باید حذف شود. به تعداد دفعاتی که همکاران شما در طول انجام یک کار مهم حواستان را پرت می‌کنند دقت کنید! این وقفه زمانی اغلب طولانی می‌شود و به کلی رشته کار از دستتان در می‌رود. از همکاران خود بخواهید در زمان استراحتی که در طول کار دارید ایده‌ها و صحبت‌هایشان را با شما در میان بگذارند.
یکی دیگر از مواردی که جز این حواشی کاری محسوب می‌شوند اعتیاد به تلفن همراه است. تلفن‌های هوشمند در دنیای امروزی ابزاری حیاتی و ضروری هستند، اما فراموش نکنید که عدم مدیریت استفاده از همین ابزارها به کلی شما را از کار و زندگی می‌اندازند. تصور کنید که در بازه‌های زمانی کوتاه شبکه‌های اجتماعی خود را چک می‌کنید، این کار به کلی تمرکز شما را از بین می‌برد. پس در استفاده از تلفن هوشمند خود افراط نکنید.
4 برای هر کار یک موعد سررسید تعین کنید
حتی اگر کارهایی که باید انجام دهید به طور پیش فرض ددلاینی ندارند، شما خودتان برای فعالیت‌های روزانه‌تان ددلاین تعین کنید. تعین کردن ددلاین و خط قرمز زمانی باعث می‌شود ذهن شما برای انجام کار خود را موظف بداند. این امر از به تعویق انداختن کارها جلوگیری می‌کند. برای مثال اگر که قصد دارید پست جدید بلاگ خود را شروع کنید یک بازه زمانی 2 ساعته برای آن در نظر بگیرید. خودتان را موظف کنید تا این کار را در همین بازه زمانی به پایان برسانید. اگر که احتمالا موفق به انجام این کار نشدید خودتان را جریمه کنید و تا پایان کار مورد نظر سراغ هیچ کار دیگری نروید.
5 برای خودتان وقت بگذارید
اغلب اوقات در بیشتر مقالات مربوط به مدیریت زمان، فراموش می‌کنند که به این مورد اشاره کنند که “برای خودتان وقت بگذارید” قبل از هر چیز برای رسیدن به موفقیت شما به سلامت ذهنی و جسمی خود نیاز دارید. سلامتی ذهن و جسم در خواب کافی، تغذیه مناسب و همچنین تمرینات ورزشی مناسب خلاصه می‌شود.
طبق مطالعات صورت گرفته در دانشگاه هاروارد، بی‌خوابی باعث می‌شود که میزان بهره‌وری و عملکرد افراد به شدت ضعیف شود. از طرفی ورزش منظم و فعالیت بدنی منجر به بالا رفتن قدرت تمرکز ذهن می‌شود. در نتیجه داشتن ذهنی سالم و فعال استرس و تنش‌های کاری از شما دور می‌شود. همچنین در روز وقتی را برای دیدن دوستان و خانواده خود در نظر بگیرید. دیدن افرادی که دوست دارید باعث سلامتی روانی ذهن می‌شود. این دید و بازدید‌ها شور و اشتیاق و انرژی شما را دو چندان می‌کند. پس به خودتان و سلامتی فیزیکی‌تان اهمیت بدهید.
فراموش نکنید که برای رسیدن به موفقیت باید با قدم‌های کوچک پیش بروید. قدم‌های کوچک و برنامه‌ریزی شده بهتر از هیچ کاری نکردن هستند. البته باید مراقب اشتباهات مدیریت زمان هم باشید. همین حالا برای شروع اقدام کنید. هیچ زمانی بهتر از حال نیست.
اگر که شما هم متد و تکنیکی تجربی برای مدیریت زمان در محل کار می‌شناسید با ما در میان بگذارید.
منابع:
نویسنده
الهه معتمدی
تغییر شماره