همه‌ی ما می‌دانیم که وقت طلاست. برنامه‌ریزیِ درست برای یک روز، باعث می‌شود شما به تمامی کارهای خود برسید. اما همه‌ی ما دانش مدیریت زمان را نداریم. نداشتن استراتژی‌های مناسب در مقابل زمان باعث می‌شود که افراد بیشتر از توان خود به فعالیت مشغول باشند. در نتیجه کارایی و عملکرد مفید آن‌ها کاهش پیدا می‌کند. از طرفی مدیریت درست زمان باعث می‌شود تا سطح استرس روزانه‌ی شما کمتر شود که در نتیجه خروجی کاری با کیفیت‌تری هم خواهید داشت. اما بسیاری از ما درحالی که می‌خواهیم به همه‌ی کارهایمان برسیم، رشد کنیم و به موفقیت برسیم، اشتباهاتی تکراری در مدیریت زمان را انجام می‌دهیم که در نهایت روزکاری ما ار نابود می‌کند و گاهی بهره‌وری را به صفر می‌رساند.
۷ اشتباه تکراری در مدیریت زمان
۱- بهانه‌تراشی و نداشتن مدیریت درست زمان
اکثر ما بر این باور هستیم که اگر فقط چند ساعتی وقت اضافی داشتیم می‌توانستیم کارهایی که باید را انجام دهیم! قبول کنید که در یک شبانه روز فقط و فقط 24 ساعت زمان دارید. پس چرا باید بر سر داشتن کمی وقت اضافه یکی به دو کنید؟ این کار فقط باعث خستگی ذهن می‌شود که نتیجه‌ای هم ندارد.
اگر به دنبال این هستید که در اثر گله و شکایت همیشگی از کمبود وقت، وقت اضافی در اختیارتان قرار بگیرد باید به شما بگویم که کاملا در اشتباه هستید. ناراضی بودن از این وضعیت فقط باعث می‌شود که در برابر قبول واقعیت مقاومت کنید. پس در مرحله اول باید با این موضوع روبرو شوید که کل زمانی که در یک شبانه روز در اختیار دارید فقط 24 ساعت است. سپس با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان برای کارهای روزانه خود برنامه ریزی کنید.
۲- بی توجهی نسبت به برنامه‌ی روزانه
To do list یا همان برنامه روزانه شبیه به یک نقشه مسیر را به شما نشان می‌دهد. هیچ نیازی نیست که شما برای دقیقه به دقیقه خود برنامه ریزی داشته باشید. اما حداقل باید لیست فعالیت‌هایی که در یک روز قرار است انجام دهید را تهیه کنید. در واقع عدم توجه به این برنامه روزانه است که باعث می‌شود زمان مفید خود را از دست بدهید. بهترین کار این است که بعد از تهیه این لیست به فعالیت‌های خود از نظر اولویت امتیاز دهید. سپس با توجه به این الویت بندی نسبت به انجام این کارها اقدام کنید. برخی از کارشناسان بر این باور هستند که تیک زدن یک کار بعد از پایان از لیست فعالیت‌های روزانه، کارایی و انرژی شما را دو چندان می‌کند. همچنین تهیه to do list باعث می‌شود برای انجام کارهای روزانه دچار سردرگمی نشوید و مسیر درست را بروید. در مورد To Do List در مقاله‌ی ۷ روش ساده برای افزایش تمرکز در زمان کار به صورت کامل توضیح داده‌ایم.
استفاده درست از To Do List بهره‌وری شما را متحول می‌کند.
۳- اولویت‌بندی نکردن کارها
همان طور که در مورد قبلی اشاره کردیم، جدای از اینکه باید یک لیست از کارهایتان تهیه کنید، بلکه باید میزان اهمیت هر یک را مشخص کنید. بی توجهی نسبت به این موضع باعث می‌شود که شما در انجام به موقع کارهای خود دچار مشکل شوید. همچنین به جای رسیدگی به کارهای مهم، فقط وقت خود را با فعالیت‌های بی اهمیت تلف کنید.
به طور کلی می‌توان گفت که فعالیت‌های روزانه به چهار دسته تقسیم می‌شود:
- دسته اول فعالیت‌های با الویت بسیار بالا هستند که نهایتا باید تا 24 الی 48 ساعت به پایان برسند و آماده تحویل باشند.
- دسته دوم الویت کمتری نسبت به دسته اول دارند. فعالیت‌هایی که جز این دسته قرار می‌گیرند فوری و اورژانسی نیستند. به این معنی که شما می‌توانید در تقویم خود یک زمان مناسب برای انجام آن‌ها انتخاب کنید.
- دسته سوم از کارها، کارهایی هستند که می‌توانید در صورت نداشتن کارهای مهمتر به آن‌ها بپردازید و هیچ عجله‌ای هم در انجام سریع‌تر آن‌ها وجود ندارد.
- اما دسته آخر، کارهایی هستند که در پایین لیست قرار می‌گیرند. به این معنی که اگر زمان خالی و شانسی برای رسیدگی به این کارها بود سراغ آن‌ها بروید.
۴- خوابیدن تا لنگ ظهر
بدون شک همه‌ی ما این جمله را بارها و بارها شنیده‌ایم که “سحرخیز باشید تا کامروا شوید”. اگر که همین حالا مروری بر مقالات حوزه مدیریت زمان داشته باشید در اکثر آن‌ها با مورد “زود بیدار شدن” مواجه می‌شوید. همین موضوع اهمیت این مورد را می‌رساند. اینکه شما یک ساعت روز خود را زودتر شروع کنید یعنی یک ساعت وقت اضافی برای انجام کارهای حاشیه‌ای در اختیار دارید. صبحانه خوردن، ورزش کردن، مرتب کردن منزل و … از جمله فعالیت‌هایی هستند که در این زمان اضافی می‌توانید انجام دهید.
۵- هماهنگ نبودن با ساعت بدن
مدیریت زمان فقط در سحرخیز بودن خلاصه نمی‌شود. شما باید ساعت بدن خود را بشناسید. هر فردی ساعت بدن مخصوص به خود را دارد. برخی از افراد در یک ساعت بخصوص در روز – برای مثال صبح زود، کارایی، تمرکز و انرژی بسیار بالایی دارند. به همین جهت فعالیت‌هایی که الویت بالایی دارند را در این ساعت انجام می‌دهند. اگر شما جز این دسته از افراد هستید پس سحرخیز بودن برای شما نتیجه مثبتی به همراه دارد. اما اگر شما جز آن دسته از افرادی هستید که شب‌ها انرژی بیشتری برای کار کردن دارید باید رویکرد دیگری را پیش بگیرید. اینکه شما صبح زود از خواب بیدار شوید هیچ کمکی به انجام به‌موقع کارهایتان نمی‌کند و فقط بیشتر کسل می‌شوید. پس قبل از هرکاری ساعت بدن خود را بشناسید.
۶- پذیرفتن بیش از حد مسئولیت‌ها
پذیرفتن بیش از حد مسئولیت‌ها فقط و فقط سطح استرس شما را افزایش می‌دهد، باعث خستگی ذهن می‌شود و در نهایت شما را از هدف دور می‌کند. اینکه بیش از حد توان خود کار قبول کنید به این معنی نیست که شما یک قهرمان هستید! پذیرش کارهای اضافی و حاشیه‌ای باعث می‌شود کوله باری از کارهای انجام نشده برای خود دست و پا کنید. حتی اگر بتوانید به این کارها رسیدگی کنید بدون شک نمی‌توانید هیچ کدام را کامل و بدون نقص انجام دهید.
توانایی نه گفتن داشته باشید و به اندازه‌ای که زمان، توان ذهنی و جسمی‌تان اجازه می‌دهد کارهای جدید قبول کنید. به یاد داشته باشید که نه گفتن قدم بزرگی در مدیریت زمان است. اینکه شما فقط یک کار را کامل و درست انجام دهید، بهتر از این است تا چندین کار را نیمه کاره رها کنید.
۷- به تعویق انداختن کارهای مهم
یکی دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت زمان، به تعویق انداختن کارهای مهم و اساسی است. چشم پوشی از کارهایی که باید در حال حاضر بر روی آن‌ها تمرکز کنید فقط وقت شما را تلف می‌کند. عقب انداختن این دست از کارها فقط به شکست ختم می‌شود. پس مستقیم به سراغ انجام فعالیت‌های مهم خود بروید. یک استراتژی که می‌توانید در قبال این قبیل از کارها پیش بگیرید این است که آن را به چند بخش تقسیم کنید و هر بار قسمت کوچکی از آن را تکمیل کنید.
جمع‌بندی
هرکدام از ما ممکن است یکی دوتا از این اشتباهات ساده و تکراری را انجام بدهیم و خودمان هم متوجه نشویم که این اشتباهات چقدر از زمان ما را نابود می‌کند. فراموش نکنید که مدیریت زمان در دنیای امروزی یک هنر است و دانش آن یک امتیاز محسوب می‌شود. اگر شما هم در مدیریت درست زمان تجربه دارید تکنیک‌ها و تجربیات خود را با ما در میان بگذارید.
منابع:
نویسنده
الهه معتمدی
تغییر شماره