سیستم سازی یکی از موارد مهم در هر کسب و کاری است و به عبارت ساده‌تر حیات یک کسب و کار به ساختارمند بودن سیستم وابسته است. احتمالا می‌پرسید سیستم سازی چیست. چه باور بکنید یا نه شما از کودکی سیستم ساختن را شروع کرده‌اید! وقتی در یارکشی فوتبال با هم بحث می‌کردید که چه‌کسی داخل دروازه‌ بایستد و چه‌کسی خط حمله را پوشش دهد، سخت مشغول ساخت یک سیستم مناسب بوده‌اید. حتی اگر دقیقا نمی‌دانستید تفکر سیستمی چیست همیشه تا حدودی از آن برخوردار بوده‌اید. با اینکه سیستم سازی به‌خودی‌خود چیز جدیدی نیست، شاید خیلی درباره آن نشنیده باشید.

اگر هم شنیده باشید احتمالا فکر می‌کردید که این موضوع منحصر به مهندسان صنایع(Industrial Engineers) است. در حقیقت مهندسان صنایع سالیان درازی است که به سیستم سازی مشغولند و عناوینی مثل تفکر سیستمی، رویکرد سیستمی تحلیل سیستم‌ها و دینامیک سیستم‌ها نسبتا زیاد شنیده شده‌اند.

عنوان سیستم سازی کسب‌وکار، نسبتا به‌تازگی و البته به‌حق بر سر زبان‌ها افتاده است. شاید یکی از دلایل آن نوشته شدن کتابی به همین نام(Work The System) توسط سم کارپنتر(Sam Carpenter) باشد. این کتاب اولین بار در سال ۲۰۰۸ منتشر و تا سال ۲۰۱۹ بارها ویرایش و تجدید چاپ شد. به عقیده صاحب‌نظران این کتاب به شما می‌آموزد چگونه با کار کمتر، سود بیشتری کسب کنید و در آرامش از زندگی لذت ببرید.

شاید دلیل دیگری هم باشد. تا چند دهه پیش، کسب‌وکارها یا خیلی بزرگ بودند یا خیلی کوچک. رویکرد سیستمی به خوبی در سازمان‌های بزرگ تبلیغ می‌شد و در کسب‌وکارهای خیلی کوچک جایگاهی نداشت. اما امروزه شاهد فراوانی کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط و استارتاپ‌ها هستیم. این کسب‌وکارهای نوظهور، نیازمند ادبیاتی کاربردی‌تر هستند که تحت عنوان سیستم سازی قابل ارائه است. در این مقاله شرح می‌دهیم که سیستم سازی چیست و به اهمیت و ضرورت آن در کسب‌وکارهای به‌ویژه کوچک و متوسط می‌پردازیم. به‌علاوه، اصول و چگونگی انجام آن را برای شما شرح خواهیم داد.

سیستم، همان ثروت است و سیستم سازی یعنی پرورش مرغ تخم‌طلا

اجازه بدهید با یک داستان شروع کنیم. عده‌ای از دوستان که هر یک کسب‌وکاری برای خود داشتند، برای تفریح به یک سفر طبیعت‌گردی در دل کوه‌پایه‌های سرسبز رفته بودند. پس از حدود ۷ ساعت کوه‌پیمایی و جنگل‌نوردی بالاخره به اقامتگاه خود رسیدند که از هر نوع تکنولوژی به‌دور بود. نه از اینترنت خبری بود نه موبایل‌ها آنتن می‌داد. بعد از چند روز گردش و تفریح در دل طبیعت، یک روز عصر دور آتش جمع شدند و شروع به گپ و گفت کردند …

یکی از موضوعات این بود که وقتی فرداشب به خانه برگردند چند پیامک و ایمیل از شرکت خود دریافت کرده‌اند و چند نفر از کارکنان درباره چگونگی انجام کارها از ایشان سوال داشته‌اند. موضوع دیگر این بود که همکارانشان چند بار کارها را خراب کرده‌اند و ایشان بعد از برگشت به محل کار چند خراب‌کاری را باید حل‌و‌فصل کنند یا چه کارهایی به کلی معطل مانده که باید آنها را سروسامان دهند. در ادامه، یاد چند نفر دیگر از دوستانشان افتادند که به‌خاطر ترس از همین مشکلات در این سفر شرکت نکردند. گرچه این صحبت‌ها با شوخی و خنده شروع شد ولی حین گفتگو بعضی از آنها به تدریج نگران و نگران‌تر می‌شدند. در عوض بعضی دیگر با آرامش کامل از نوشیدن چای ذغالی در کنار آتش لذت می‌بردند …

اگر بدانید تفکر سیستمی چیست ممکن است به این نتیجه برسید که ثروت الزاما مساوی با پول یا اموال نیست، بلکه اغلب مترادف با سیستم است!‌ از طرفی واحد اندازه‌گیری ثروت «تومان» نیست، بلکه «ماه» است. یک سوال: چند ماه بدون اینکه خودتان تمام‌وقت کار کنید، می‌توانید با همین کیفیت به زندگی ادامه دهید؟!

امیدوارم تا اینجای کار حدس زده باشید که حداقل اهمیت سیستم‌ سازی در چیست. تا اینجا فقط با گوشه‌ای از ضرورت سیستم سازی آشنا شدید. بدون سیستم سازی، کسب‌وکار تبدیل به کابوس می‌شود. اساسا کسب‌وکارها برای این راه می‌افتند که صاحبان خود را به استقلال مالی و آزادی برسانند. اگر قرار باشد کسب‌وکارتان باعث شود از لذت‌های زندگی محروم شوید باید بگوییم که اصلا به قلب تپنده کسب‌وکارتان اهمیتی نمی‌دهید. بله، خودتان! شما نه‌تنها قلب تپنده کسب‌وکارتان هستید بلکه مغز متفکر و اولین ذینفع آن نیز هستید. اگر این کار را نکنید، دیر یا زود «فرسودگی شغلی» شما و کسب‌وکارتان را از پا در خواهد آورد. در ادامه به برخی «چرایی‌ها» درباره سیستم‌سازی اشاره می‌کنیم.

۱۱ دلیل برای سیستم سازی کسب‌وکار

1. با کار کمتر، سود بیشتری کسب خواهید کرد. زودتر ثروتمند می‌شوید. تعریف ثروت را که یادتان نرفته؟
2. به کمک سیستم‌سازی می‌توانید تفویض اختیار (Delegation) کنید. تفویض اختیار یعنی واگذاری مسئولیت‌ها به کارمندان.
3. به کمک سیستم‌سازی می‌توانید برون‌سپاری (Out Sourcing) کنید. برون‌سپاری یعنی واگذاری مسئولیت‌ها به افرادی خارج از سازمان.
4. در محل کار وقت شما برای کارهای مهم‌تر، از جمله فکر کردن آزاد می‌شود. فکر کردن، از سخت‌ترین کارهای دنیاست!
5. با کمترین حضور شما کارها به صورت خودکار و اتوماتیک انجام می‌شود. فرصتی برای استراحت و تفریح خواهید داشت.
6. با کاهش اقدامات و تصمیمات سلیقه‌ای یا پراکنده، رفتار کسب‌وکار شما منسجم‌تر می‌شود و این به برندسازی (Branding) شما کمک خواهد کرد.
7. مشکلات را به صورت ریشه‌ای (سیستماتیک) حل می‌کنید. پس خطاها و اشتباهات کم می‌شوند و زیان مالی کاهش می‌یابد.
8. توسعه آسان‌تر می‌شود. می‌توانید از سیستم کسب‌وکار خود کپی بگیرید و آن را گسترش دهید.
9. تعادل بین زندگی کاری و زندگی شخصی، بهتر حفظ می‌شود و خانواده از شما راضی‌تر خواهند بود.
10. تعارضات (Conflicts) و ابهامات شغلی بین کارکنان کمتر می‌شود و بهره وری (Productivity) افزایش می‌یابد.
11. با سیستم سازی، می‌توانید با دقت شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPi) طراحی کنید و کار خود را ارزیابی و عیب‌یابی کنید.

چگونه برای کسب‌وکار خود سیستم سازی کنیم؟

تا اینجای کار، لزوم و اهمیت سیستم سازی را توضیح دادیم. از اینجا به بعد به چگونگی آن خواهیم پرداخت. برای اینکه موضوع به‌خوبی جا بیفتد، تعریف سیستم  را از دیدگاه کسب‌‌وکار بیان می‌کنیم. سیستم، مجموعه‌ای از اجزای مرتبط است که با همکاری هم، اهداف مشخصی را دنبال می‌کنند. البته سیستم‌هایی هم هستند که هدف خاصی ندارند ولی در کسب‌وکار با آنها کاری نداریم.

باید توجه داشته باشید که همین الآن هم کسب‌وکار شما در حال کار کردن است. پس لازم نیست تمام کارها را متوقف کنید تا بعد از سیستم سازی مجددا کارها را آغاز کنید. بخشی از وقت و انرژی خود را صرف سیستم سازی کسب‌وکار خود کنید تا به‌تدریج به یک سیستم کارآمد برسید. ممکن است بارها تغییراتی در سیستم به‌وجود آورید تا آن را بهتر کنید. نگران نباشید! سیستم سازی برای خیلی از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، مثل لانه‌سازی پرنده‌هاست و به تدریج کامل‌ و کامل‌تر می‌شود. فقط همیشه اصول سیستم سازی را رعایت کنید. بدون متعهد شدن به رعایت این اصول، به سیستم سازی حتی فکر هم نکنید!

اصول سیستم سازی در کسب و کار

اصل ۱. هدف سیستم باید مشخص باشد.

همان‌طور که گفتیم، سیستم باید هدف داشته باشد. اهدافی شوق‌انگیز، مکتوب و SMART! ضمنا باید بدانیم در چه زمانی و با چه منابعی می‌خواهیم به این اهداف برسیم. در مقاله‌‌ای تحت عنوان «هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی، هنر کسب‌و‌کارهای برنده» به این موضوع پرداخته‌ایم. لازم است قبلا اهداف و برنامه‌های کسب‌وکارتان را تنظیم و اولویت‌بندی کرده باشید تا بتوانید سیستم سازی را شروع کنید. این موضوع شامل هریک از فرایندهای جاری در کار شما نیز هست. تمام فرایندها باید هدف مشخصی داشته باشند. حتی برای سیستم سازی هم باید هدف و برنامه داشته باشید. قبل از اجرای گام‌به‌گام مقاله بالا، یک سند چشم‌انداز تهیه کنید. بزرگترین فایده مکتوب کردن چشم‌انداز این است که مجبورید تخیل و تجسم خود را به کار گیرید تا آینده را ترسیم کنید! به این وسیله خود را کوچ (مربی‌گری) می‌کنید.

اصل ۲. تفکر سیستمی داشته باشید. 

می‌خواهیم به‌بیان ساده بگوییم تفکر سیستمی چیست. لطفا به این توضیحات دقت کنید:

• مشکلات جدی و تکرار شونده در کسب‌وکار خود را ریشه‌یابی و یکبار برای همیشه حل کنید. مسکن‌ها برای استفاده موقت هستند.
• موتور هواپیما خیلی قدرتمند و باشکوه است ولی اگر روی خودروی سواری نصب شود، نه‌تنها پرواز نمی‌کند بلکه دیگر راه هم نخواهد رفت.
• اگر با یک تجربه و پس‌انداز کوچک قصد تاسیس فروشگاه اینترنتی دارید، از وردپرس و ووکامرس استفاده کنید. فعلا سایت اختصاصی را فراموش کنید.
• اگر به کت‌وشلوار نیاز ندارید، بهتر است برای یک دکمه، کت ندوزید!‌
• با یک بدن ۷۰ کیلویی،‌ نمی‌توانید وزن یک مغز ۱۲۰ کیلویی را تحمل کنید.
• علف‌های هرز را از ریشه درآورید یا اینکه خاک باغچه را عوض کنید، وگرنه با ساقه‌های کلفت‌تر و ریشه‌های عمیق‌تر بازهم سر از خاک درمی‌آورند!

اگر بخواهیم به‌شکلی کتابی‌تر به این بپردازیم که تفکر سیستمی چیست باید بگوییم:

• داشتن دید هلیکوپتری و دیدن یکجای کل سیستم، اجزا و ارتباطات بین اجزا.
• کاوش علت‌های ناپیدا و دیدن ریشه‌های عمیق موضوعات.
• رعایت انسجام، یکپارچگی و تناسب در دیدن، فکر کردن و عمل کردن.
• دقت به سیستم‌های موفق در طبیعت، جوامع و کسب‌وکارها برای الگوبرداری.
• توجه دائمی به اهداف نهایی کل سیستم.
• کشف روابط متقابل بین اجزای سیستم و موضوعات.
• صرف‌نظر کردن از بهینه‌سازی‌های جزئی و پراکنده.

حالا می‌توانیم خیلی خلاصه‌تر بگوییم که تفکر سیستمی چیست. هر تغییری که در اجزای سیستم ایجاد می‌کنید یا هر رفتاری که توسط هریک از آنها انجام می‌شود باید در مجموع به نفع اهداف نهایی سیستم باشد. به بیان دیگر، تمام اجزای فرایند باید به صورت منسجم در هماهنگی با هم و در جهت اهداف کل عمل کنند. عملکرد اجزای سیستم باید با هم قابل جمع باشند تا به نتیجه مشخصی برسند. تقویت یک جزء از سیستم ممکن است فریبنده به نظر برسد ولی اغلب در عمل نمی‌تواند به نتیجه مطلوبی برسد، چون عملکرد منسجم را دچار اختلال می‌کند و در حقیقت سیستم سازی اتفاق نیفتاده است.

مثال معروف این قضیه این است که موتور جت هواپیما را روی یک خودروی کوچک نصب کنید! در این صورت کارکرد اولیه خود را نیز از دست خواهد داد. مثال دیگر در دنیای کسب‌وکارهای اینترنتی این است که در اول راه یک فروشگاه اینترنتی کوچک باشید و به جای استفاده از یک CMS یا سیستم مدیریت محتوای آماده مثل ووردپرس(WordPress)، هزینه‌های هنگفتی بابت یک سیستم اختصاصی پرداخت کنید. یک انسان با بدنی ۷۰ کیلویی، نمی‌تواند یک مغز ۱2۰ کیلویی را حمل کند! بنابراین از بهینه‌سازی‌های جزئی صرف‌نظر کنید.

اصل ۳. از قدرت روتین‌ها و دستورالعمل‌های نجات بخش استفاده کنید.

حالا که می‌دانید تفکر سیستمی چیست، می‌توانید فرایندهای کسب‌وکارتان را پیدا کنید. آنها را استانداردسازی کنید و برایشان دستورالعمل‌های گام‌به‌گام بنویسید. فرایند یعنی سلسله عملیاتی که با مصرف منابعی مشخص، یک خروجی معین به‌دست دهد. این عالیست چون خواهید توانست بر اساس تعریف فرایند، برای هریک از آن‌ها شاخص کلیدی عملکرد(KPi) تعریف کنید. اولویت با فرایندهای پراهمیت و فرایندهای تکراری است. برای نمونه، در یک کسب‌وکار اینترنتی، معمولا فرایند‌های پراهمیتی وجود دارد که اتفاقا تکراری هم هستند. مثلا: فرایند تولید محتوا، فرایند سئو کردن محتوا، فرایند ایمیل مارکتینگ، فرایند تبلیغ‌نویسی، فرایند فروش، فرایند فروش جانبی و غیره. بعضی فرایندها در دل فرایندهای دیگر قرار می‌گیرند.

برای اینکه فرایندهای خود را یکجا ببینید، کسب‌وکارتان را به شکل یک نمودار درختی(Tree Diagram) ترسیم کنید. کسب‌وکار شما تنه درخت است و هریک از فرایندهای اصلی شاخه‌های آن هستند. به‌همین ترتیب، فرایندهای فرعی نیز  شاخه‌های کوچکتر درخت هستند. مطمئن شوید که همه آنها را در جای درست خود شناسایی کرده‌اید. حالا می‌توانید فرایندها را یکجا ببینید و اولویت‌بندی کنید.

زندگی ما پر از کارهای تکراری است که از روی عادت انجام می‌دهیم. این کارها، روتین شده‌اند و معمولا با سرعت زیاد و کیفیت یکنواخت انجام می‌شوند. در حقیقت ما به‌طور غریزی عادت‌ها و روتین‌ها را در بدن، روان و زندگی خود ایجاد می‌کنیم و از قدرت آنها استفاده می‌کنیم تا کارها را سریعتر، یکنواخت‌تر و با منابع کمتر انجام دهیم. ظاهرا بدن، مغز و روان ما به‌طور طبیعی دستورالعمل‌هایی می‌سازند تا کارها را برایمان ساده‌تر ‌کنند. این دستورالعمل‌های درونی، عملکرد مغز را چندبرابر می‌کنند.

حتی عصب‌شناسان معتقدند روتین‌ها و عادت‌های قدیمی با وجود آسیب مغزی یا بیماری آلزایمر، هنوز تا حدود زیادی به انجام درست کارهای روزمره کمک می‌کنند. انگار بخشی از وظایف مغز، به نخاع واگذار (تفویض اختیار) شده است! چون می‌دانید تفکر سیستمی چیست و با دقت الگوهای موفق در طبیعت را دنبال می‌کنید، درک می‌کنید که این همان کاریست که باید در کسب‌وکارتان نیز انجام دهید. البته به‌صورت آگاهانه و هوشمندانه. دستورالعمل‌ها بخشی از مغز کسب‌وکار شما هستند. آنها را توسعه دهید و تقویت کنید.

برای تمام فرایندهای مهم و یا تکرای باید دستورالعمل داشته باشید تا در نبود شما، به خوبی خودتان و توسط دیگران انجام شود. مثلا تولید محتوا حداقل به سه دلیل، یکی از پراهمیت‌ترین فرایندهای هر کسب‌وکار اینترنتی است. دلیل اول: به قول صاحب‌نظران «محتوا پادشاه است» پس باید به‌خوبی تولید شود. دلیل دوم: یک کار تیمی است، پس هماهنگی و همکاری زیادی می‌طلبد. دلیل سوم: اغلب یک کار جمعی پراکنده است و ممکن است افراد مختلف با سلایق گوناگون روی یک محتوا، کار کنند.

اصل ۴. تیم‌سازی کنید و اصول کار تیمی را به‌کار ببندید.

افراد، مهم هستند. تیم‌ها مهم‌ترند! افراد مجریان دستورالعمل‌ها و بخشی از سیستم‌اند و مهم‌تر اینکه باید در قالب یک کار تیمی و به شکل هماهنگ عمل کنند تا اهداف کلی سیستم محقق شود. اصل ۲ (تفکر سیستمی) را به یاد بیاورید. تیم‌سازی و ترویج مهارت کارتیمی بخشی از سیستم سازی است. اعضای تیمتان را طوری انتخاب کنید که بتوانند در کنار هم دستورالعمل‌ها را به‌خوبی اجرا کنند.

در حقیقت شرح وظایف افراد، حاصل‌جمع سه چیز است. اول، دستورالعمل‌هایی که باید اجرا کنند. دوم، کارهایی که باید بدون دستورالعمل انجام دهند. سوم، ایجاد هماهنگی با تیم در جهت اهداف سیستم. استمرار در اجرای دستورالعمل‌ها باعث می‌شود افرادتان در کار خود متخصص شوند. تخصص‌گرایی هم برای آنها مفید است و هم برای شما چون بهره وری هر دو طرف افزایش یافته است. تخصص‌گرایی یکی از کلیدهای بهره وری است، بنابراین سعی کنید تیم‌ها را در منافع افزایش بهره وری سهیم کنید. مراقب باشید که با تشویق‌های انفرادی، فردگرایی را ترویج نکنید. لطفا همیشه به خود یادآوری کنید تفکر سیستمی چیست. سیستمی فکر کنید و از بهینه‌سازی‌های جزئی اجتناب کنید.

به‌عنوان یک شخص فعال در حوزه کسب‌وکار باید حداقل‌های مبحث مدیریت منابع انسانی را بدانید. مثلا باید مفاهیم و راه‌کارهای استخدام، انگیزش، نگهداشت، آموزش، تشویق، تنبیه، اخراج، شرح شغل، وظیفه و مدل شایستگی را بدانید. از آنجایی‌که باید برای هر شغلی در سازمان خود یک مدل شایستگی داشته باشید، در ادامه مختصرا آن را توضیح می‌دهیم.

توجه داشته باشید که اینجا مفهوم شایستگی ممکن است با معنای عام آن تفاوت‌هایی داشته باشد. لازم است با کلمه وظیفه نیز آشنا شوید. هر یک از گام‌های مندرج در دستورالعمل‌ها، یک وظیفه است. برای تهیه مدل شایستگی، وظیفه‌ها را تبدیل به یک یا چند شایستگی کنید. شایستگی‌ها می‌توانند از هر جنسی باشند. مثلا مهارت، نوع شخصیت، نوع برقراری ارتباط و حتی ابعاد بدن! به مثال‌های زیر توجه کنید.

طبیعی است که باید قبل از شروع همکاری از شایستگی‌ها و کیفیت کار افراد اطمینان حاصل کنید. برای این منظور آنچه افراد می‌توانند انجام دهند مهم است، نه آنچه خوب درباره‌اش صحبت می‌کنند! حتما آزمون عملی بگیرید و از قبل آزمون خود را طراحی کنید. بهتر است یک دوره آزمایشی برای همکاری تعیین کنید تا همه‌چیز مشخص شود. از آنجایی‌که می‌دانید تفکر سیستمی چیست کاملا درک می‌کنید که همه افراد، یکجا تمام شایستگی‌ها را ندارند. افرادی را جذب کنید که مهم‌ترین شایستگی‌ها را دارند و بقیه را به آنها آموزش دهید. شما ناچارید روی منابع انسانی خود سرمایه‌گذاری کنید. به همین دلیل هم هست که بعضی‌ معتقدند عبارت «منابع انسانی» باید منسوخ شود و به جای آن از «سرمایه انسانی» استفاده شود.

اصل ۵. از ابزارها استفاده کنید تا کارها ساده‌تر شود.

دانشمندان معتقدند یکی از رازهای بقای گونه‌ها در طبیعت، استفاده از ابزار است. موجودات باهوش‌تر ابزارهای کارآمدتری را به‌کار می‌گیرند و نسل آنها بیشتر ادامه پیدا می‌کند. گرچه حیوانات نمی‌دانند تفکر سیستمی چیست ولی تاحدودی از یادگیری سیستماتیک بهره‌مند هستند. توان استفاده از ابزار، در حقیقت یکی از معیارهای سنجش هوش و پیش‌بینی دوام گونه‌هاست! در مورد کسب‌وکارها هم همین‌طور است.

فرض کنید الان ۳۰ سال عقب‌تر برگردیم و کامپیوترهای خانگی یا شبکه اینترنت وجود نداشته باشد. چگونه می‌توانستیم این مقاله را به شما برسانیم و شما چگونه باید آن را می‌خواندید؟ احتمالا باید دست‌نویس می‌کردیم و بعدا در مجله یا روزنامه‌های چاپ می‌شدو بعد از آن شما به صورت اتفاقی یا به توصیه دوستان، آن مجله را پیدا می‌کردید و این مقاله را می‌خواندید! کار خیلی سخت‌تر می‌شد. به جرات می‌توان گفت یکی از رازهای بقا و دوام کسب‌وکارها، استفاده از ابزار مناسب است.

در سیستم سازی برای یافتن ابزارهای مناسب، تک‌تک فرایندها و وظیفه‌ها را در نظر بگیرید و این ۴ سوال را از خود بپرسید:

1. چگونه می‌توانم آن را به‌کلی حذف یا اتوماتیک کنم؟
2. چگونه می‌توانم آن را آسان‌تر کنم؟
3. چگونه می‌توانم آن را سریع‌تر کنم؟
4. چگونه می‌توانم آن را ازران‌تر کنم؟

حتی می‌توانید از این فرمول در جستجوی گوگل هم استفاده کنید و در پاسخ دادن به این سوال‌ها توجه خود را به ابزارها معطوف کنید. با جستجو در وبسایت ما می‌توانید ابزارهای کارآمدی برای کسب‌وکارهای دیجیتال پیدا کنید. در ادامه به چند ابزار کارآمد اشاره می‌کنیم:

• WordPress: ابزار مدیریت محتوای وبسایت. برای ساختن یک وبسایت لازم نیست هزینه‌های گزافی بابت برنامه‌نویسی پرداخت کنید یا زمان طولانی برای آن به انتظار بنشینید. می‌توانید با استفاده از آن وبسایت خود را بسازید و با کمک افزونه‌های متعدد آن، تقریبا هر کاری را اتوماتیک کنید. این ابزار باعث حذف «برنامه‌نویسی» می‌شود و تمام فرایندهای «مدیریت محتوا» را آسان‌تر، سریع‌تر و ارزان‌تر می‌کند.
• Hootsuite: ابزار مدیریت هم‌زمان شبکه‌های اجتماعی. فرض کنید هم‌زمان در ۵ شبکه اجتماعی مثل اینستاگرام، فیس‌بوک، تلگرام، یوتیوب و لینک‌دین فعال هستید. این ابزار به شما کمک خواهد کرد برنامه ریزی و مدیریت انتشار محتوای خود را یک‌بار انجام دهید. بنابراین موجب سریع‌تر شدن کار شما خواهد شد.
• Trello: ابزار مدیریت کار تیمی. فرض کنید ۷ نفر از اعضای تیمتان روی یک پروژه کار می‌کنند. هرکدام در جاهای مختلف بخشی از کارها را برعهده دارند. هر کدام از آنها به این ابزار دسترسی دارند و گزارش فعالیت‌های خود را در آن وارد می‌کنند. شما می‌توانید همه چیز را در یک نگاه ببینید. این ابزار باعث آسان‌تر شدن «کنترل برنامه‌» و «مدیریت پروژه» می‌شود.

با سیستم سازی حیات کسب و کارتان را افزایش دهید

در این مقاله ضرورت سیستم سازی را توضیح دادیم و در مورد اهمیت آن در بقا و رشد کسب‌وکارها بحث کردیم. گرچه سایر جانداران رفتارها یا الگوهای سیستماتیک دارند ولی آنها نمی‌دانند تفکر سیستمی چیست و نمی‌توانند آگاهانه به سیستم سازی بپردازند. ما انسان‌ها می‌توانیم سیستم‌ها و الگوهای موفق را در اطراف خود ببینیم و به سیستم سازی کسب‌وکار و حتی زندگی شخصی خود بپردازیم. ما حتی از بیولوژی بدن خود چیزهای جدید یاد می‌گیریم.

ما به این نتیجه رسیدیم که بقا و ثروت در سیستم است. سیستم در حقیقت کارخانه پول‌سازی ماست. با سیستم سازی کسب‌وکار می‌توانیم کمتر کار کنیم و بیشتر درآمد داشته باشیم. می‌توانیم خیلی از کارها را به دیگران بسپاریم تا وقت بیشتری برای تفکر حرفه‌ای و استراحت شخصی به‌دست بیاوریم. در این مقاله به ۵ اصل ضروری برای سیستم سازی اشاره کردیم و تاکید کردیم که بدون تعهد به این اصول، سیستم سازی ناممکن است. داشتن هدف، تفکر سیستمی، روتین‌ها و دستورالعمل‌ها، فرهنگ و مهارت کار تیمی، افرادی توانمند و ابزارهای کارآمد، بخش‌های جدایی‌ناپذیر از سیستم سازی هستند.  

نویسنده Business Coach حسین مشتری

Business Coach