شاخص کلیدی عملکرد یا kpi چیست؟

اکثر ما واژه‌ی kpi را بسیار زیاد شنیده‌ایم و یا حتی از مدیران کسب و کار بسیار شنیده ایم. در این مقاله سعی داریم به توضیح کامل آن بپردازیم و همچنین بپردازیم به این که بهترین kpi چه ویژگی‌هایی دارد.

شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟

امروزه اکثر مدیران کسب و کار به داشتن یک استراتژی برای سازمان خود اهمیت می دهند. اگر با اکثر آن ها هم صحبت شوید کلمه ی kpi را بسیار زیاد خواهید شنید. kpi مخفف کلمه ی key prformance indicator است که به معنی شاخص کلیدی عملکرد می باشد. بیشتر مدیران کسب و کار هنگامی که از آن ها سوال کنید kpi به چه معناست؛ با تعاریف متفاوتی روبرو می شوید و بیشتر آن ها به تعریف معنی کلمه ی kpi می پردازند. حال در این مقاله به بررسی دقیق شاخص کلیدی عملکرد خواهیم پرداخت اما قبل از آن به درک این موضوع می پردازیم.

kpi چیست؟

شما اگر بخواهید در سطوح مختلف میزان عملکرد سازمان خود را بررسی کنید بهترین روش برای این کار استفاده از kpi است. در واقع kpi یک روش قابل اندازه گیری برای بررسی عملکرد سازمان خود از پایین ترین سطح تا بالاترین سطح می باشد. منظور از پایین ترین سطح بدین معنا که شما با استفاده از kpi به بررسی عملکرد بخش فروش، بازاریابی، امور انسانی و بخش های پایین سازمان خود می پردازید و به بررسی عملکرد کلی سازمان خود، بررسی kpi در سطوح بالا گفته می شود. 

موردی که اینجا بسیار مورد اهمیت قرار می گیرد انتخاب مناسب است. شما قبل از انتخاب kpi باید هدف کسب و کار خود را شناسایی کنید و متناسب با آن هدف انتخاب کنید. این مهمترین موردی است که مدیران کسب و کار و تیم آن ها باید از آ ن آگاه باشند. بیشتر این مدیران در هنگام انتخاب kpi مناسب به حاشیه کشیده می شوند و نیازمندی های غیرضروری را وارد سیستم می کنند. این کار باعث می شود تا نتیجه ای بدست آید که یا هدف سازمان نبوده و یا هدف بی ارزشی می باشد. جدا از اتلاف وقت و هزینه، این کار باعث می شود شرکت از مسیری که مدنظر داشت منحرف شود.

مدیران خوب این مسائل را درک می کنند و در انتخاب kpi موثرتر عمل می کنند. تعیین یک kpi همسو با هدف شرکت برای کسب و کار بسیار حیاتی است و نتایج بسیار مفیدی نیز از آن کسب خواهد شد. مدیران بسیار کمی هستند که مفهوم kpi را می دانند و از آن به درستی در کسب و کارشان استفاده می کنند. سعی کنید بهترین kpi را برای سازمان خود انتخاب کنید.

تعریف بهترین kpi برای سازمان

بیایید قبل از تعریف به بررسی آن با یک مثال بپردازیم. یک هواپیما را در نظر بگیرید که می خواهد به جایی سفر کند. از خلبان و کمک خلبان تا خدمه هواپیما هر کدام وظایفی دارند که باید انجام دهند. خلبان قبل از پرواز باید مواردی مانند بنزین، اتصال رادیویی، موتورها و شاخصه های دیگری را بررسی نماید. همچنین خدمه ی پرواز نیز باید مواردی مانند صندلی ها، ماسک های اکسیژن و … را نیز بررسی کنند. این ها مواردی است که از قبل مشخص شده و به آن ها گفته شده است. در kpi نیز به همین صورت است و هر kpi باید با یک معیار عملکرد، به یک نتیجه خاص مرتبط باشد. kpi ها بر اساس اهداف مهم شرکت تعریف می شوند که هنگام تعریف می بایست طبق روند زیر عمل کنید و سوالات زیر را از خود بپرسید:

  1. نتیجه ی مورد انتظار شما چیست؟
  2. برای چه این نتیجه برایتان اهمیت دارد؟
  3. با چه روشی از پیشرفت خود مطلع می شوید؟
  4. چگونه می توانید در کسب نتیجه تاثیرگذار باشید؟
  5. مسئولیت این کارها بر روی دوش چه کسی است؟
  6. چگونه از نتیجه کسب شده مطلع می شوید؟
  7. چه زمان هایی روند پیشرفت کار را بررسی خواهید کرد؟

این ها سوال هایی است که هنگام تعریف یک kpi می بایست مطرح شود. یک سایت را در نظر بگیرید که قصد دارد بازدید سایت خود در یک سال افزایش دهد. با پاسخ به سوالات بالا به تعریف kpi آن می پردازیم:

  1. رشد 30 درصدی بازدیدکنندگان سایت
  2. بزرگ شدن نام برند
  3. ابزار گوگل و تعداد بازدید
  4. افزایش نیروی کار در قسمت بهینه سازی سایت و تبلیغات
  5. مسئول امور مارکتینگ
  6. با رشد 30 درصدی بازدیدکنندگان سایت
  7. بررسی ماهیانه از روند پیشرفت

یک کسب و کار برای تعریف بهترین kpi، باید این روند را بررسی کند.

تدوین یک kpi و گسترش دادن آن

همانطور که در بالا هم اشاره شد مهمترین فاکتور برای تدوین و نوشتن یک kpi، مرتبط بودن آن با هدف شماست. kpi کسب و کار شما باید با توجه به نوع هدفتان تدوین و نوشته شود و همچنین به کمک آن بتوانید اهداف خود را رشد دهید. برای نوشتن یک kpi می بایست موارد زیر را رعایت کنید که توضیح هر کدام از آن ها نیز می پردازیم:

یک kpi واضح و یکپارچه بنویسید

یک هدف مناسب انتخاب کنید تا بتوانید به بهترین نحو کسب و کارتان را توسعه دهید. هدف انتخابی شما باید یک هدف اصلی باشد تا به کل سیستم شما را رشد دهد. خوب است که یک هدف اصلی تجاری انتخاب کنید نه یک هدف تجاری بیهوده. اگر شما هدف خود را به خوبی انتخاب نکنید، در خوشبینانه ترین حالت شما در حال تلاش برای رسیدن به هدفی هستید که هیچ نتیجه ای برای سازمان شما نداشته و در بدبینانه ترین حالت پول و منابع شما کامل به هدر رفته است. kpi شما باید طوری انتخاب شود تا وقتی کسی آن را می خواند از هدف کلی سازمان شما مطلع شود. 

kpi خود را با تیم خود به اشتراک بگذارید

سهامداران و کارمندان شما باید از اهداف کوتاه مدت و درازمدت شما آگاه باشند تا بتوانند یک چشم اندازی از هدف شما داشته باشند. عدم انجام این کار، ممکن است کارمندان شما را در ادامه مسیر نا امید کند. به انها توضیح دهید که به چه دلیل به اندازه گیری می پردازید و به سوالات آن ها در مورد انتخاب چنین kpi ای نیز پاسخ دهید. گوش دادن به حرف کارمندانتان می تواند به کل سازمان شما کم کند و حتی ممکن است ایده هایی مطرح شود که باعث بهیود kpi شما شود.

در بازه های زمانی کوتاه به بررسی kpi بپردازید

پیشرفت روند کار خود را همیشه بررسی کنید. این بسیار مهم است که ببینید kpi شما نتیجه بخش است یا خیر. هر از چندگاهی سعی کنید به سیستم خود ورود کنید و در صورت لزوم تغییراتی را در اعمال کنید. سعی کنید هر ماه یا هفتگی این روند را یررسی کنید.

از عملی شدن kpi خود مطمئن شوید

عملی کردن kpi

برای عملی کردن روند شاخص کلیدی عملکرد خود باید 5 مرحله را دوباره بررسی کنید:

  1. مرور اهداف تجاری سازمان
  2. تجزیه و تحلیل عملکرد فعلی
  3. تظیم اهداف بلند مدت و کوتاه مدت
  4. مرور اهداف با تیم خود
  5. مرور پیشرفت و پسرفت کار

قبلا نیز به این موارد اشاره شد اما ارزش آن ها در اهداف کوتاه مدت و دراز مدت بسیار ضروری است. به عنوان مثال شما اگر بخواهید به فروش تعداد محصولی در سه ماه بپردازید؛ به فروش محصول در ماه و یا در هفته نیز تمرکز می کنید تا پس از 3 ماه به نتیجه ی دلخواه خود برسید. هدف شما هرچه که باشد سعی کنید آن را به اهداف کوتاه مدت تقسیم کنید. 

kpi خود را بروزرسانی کنید

به بیان ساده اگر kpi شما به مرور بروز نشود کاملا منسوخ می شود و کارآیی خود را از دست می دهد. به عنوان مثال شما کسب و کار خود را رشد می دهید یا یک خط تولیدی به کار خود اضافه می کنید. اگر بخواهید با همان kpi قبلی کارتان را پیش ببرید ضرر خواهید کرد. سعی کنید همیشه شاخص کلیدی عملکرد خود را بروز کنید زیرا ممکن است اهداف جدید در کسب و کار خود پیدا کنید و یا حتی با روش های جدید برای رسیدن به اهدافتان آشنا شوید.

یک kpi معقول انتخاب کنید

تعیین اهدافی که برای سازمان شما قابل دسترس باشد بسیار ضروری است. سعی کنید اهداف خطرناک را انتخاب نکنید زیرا ممکن است تیم شما قبل از شروع کار آن را رها کند. همچنین اهداف بسیار ساده باعث می شود که سازمان شما در آخر ضرر کند. سعی کنید در انتخاب اهداف خود میانه را رعایت کنید. عملکرد فعلی خودتان را بررسی کنید و از ابزاری مانند google analytics  نیز برای این کار بسیار عالی هستند که به راحتی می توانید درک کنید عملکرد فعلی شما چگونه است.

اهداف kpi خود را بروز کنید

اهداف kpi خود را بروز کنید تا بتوانید به اهداف خود نزدیک شوید. اگر شما فراموش می کنید که هدف شما چیست باید به این توجه داشته باشید که در معرض خطر رسیدن به اهدافی هستید که به اهداف اصلی شما مربوط نمی شود. سعی کنید اهداف kpi خود را ماهیانه بروز کنید.

نظر برخی دانشجویان

اراده آهنین های همیار‌آکادمی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

برنامه‌نویس حرفه‌ای php شو | یک میلیون تومان تخفیف پیش‌ثبت‌نام + یه تخفیف شگفت‌انگیز دیگه

همین حالا ثبت نام کن