تصور کنید صفحه‌ای را در وب باز می‌کنید که فهرستی از مواد اولیه ای مانند گوجه‌فرنگی، کاهو، کلم و خیار را به شما نشان می‌دهد که در کنار هر کدام مقدار مورد نیاز هم نوشته شده است. به سرعت با دیدن این لیست، ذهن شما به سمت یک دستور پخت سالاد می‌رود. حالا دنیای آشپزی را با دنیای سازمان جایگزین کنید!
همانطور که در دستور پخت، هر ماده اولیه نقشی خاص در خلق طعم نهایی سالاد دارد، در چارت سازمانی نیز هر جایگاه شغلی، وظیفه‌ای منحصر به فرد برای پیشبرد اهداف سازمان بر عهده دارد. درست مانند گام‌های دستور پخت که باید به ترتیب انجام شوند، در نمودار سازمانی نیز روابط و سلسله مراتب مشخص شده است تا هر کس بداند در چه مرحله‌ای از فرآیند و کجا باید فعالیت کند.
آنگونه که با دیدن مواد اولیه در لیست، ذهنمان به سرعت تصویر یک سالاد خوشمزه را تداعی می‌کند، نمودار سازمانی نیز به ما کمک می‌کند تا چارچوب و ساختار یک شرکت یا سازمان را به طور واضح درک کنیم و جایگاه هر بخش و وظایف آن را به درستی بشناسیم.
بنابراین فهمیدیم که نمودار سازمانی، ابزاری بصری است که چارچوب یک شرکت یا سازمان را نشان می‌دهد و با درک درست این نقشه، می‌توانیم شاهد هماهنگی و هم‌افزایی بین بخش‌های مختلف سازمان باشیم. در ادامه این مقاله از همیار آکادمی با ما همراه باشید تا یاد بگیرید که چگونه از این نقشه راه برای درک بهتر ساختار و عملکرد یک سازمان استفاده کنید.
نمودار سازمانی چیست و چه مفهومی دارد؟
نمودار سازمانی (organization chart) که اغلب به عنوان «چارت سازمانی» شناخته می‌شود، یک ابزار مدیریتی ارزشمند است که ساختار سلسله مراتبی و روابط درون یک سازمان را به صورت بصری نشان می‌دهد. این نمودار تصویری واضح و سازماندهی‌شده از نقش‌ها، موقعیت‌ها و خطوط گزارش‌دهی ارائه می‌دهد.
این نمودار با استفاده از کادر یا مستطیل برای نمایش جایگاه‌ها و عناوین شغلی و خطوطی که روابط کاری را مشخص می‌کنند، ترسیم می‌شود. در بالای این نمودار، بالاترین سطح اختیارات، مانند مدیرعامل یا رئیس قرار می‌گیرد و سپس بخش‌ها، تیم‌ها یا زیرمجموعه‌های مختلف در پایین آن نمایش داده می‌شوند. این ساختار سلسله مراتبی به سمت پایین ادامه می‌یابد، به گونه‌ای که موقعیت‌های پایین‌تر به موقعیت‌های بالاتر گزارش می‌دهند.
هدف اصلی نمودار سازمانی، بهبود درک ساختار سازمان، از جمله سطوح اختیارات، مسیرهای ارتباطی و بخش‌های عملکردی است. ارائه‌ی یک نمای کلی بصری به کارکنان، مدیران و ذینفعان سازمان، این امکان را می‌دهد تا ارتباطات متقابل بین بخش‌های مختلف سازمان را درک کرده و تشخیص دهند چه کسی مسئولیت وظایف و تصمیمات خاص را بر عهده دارد.
تاریخچه نمودار سازمانی چیست؟
نمودار سازمانی یا چارت سازمانی، ابزاری است که سلسله مراتب و ساختار یک سازمان را به تصویر می‌کشد. ریشه‌های این نمودارها به اوایل قرن نوزدهم میلادی باز می‌گردد، زمانی که مهندس اسکاتلندی-آمریکایی، دانیل مک‌کالم، در سال 1854 برای ترسیم ساختار پیچیده راه‌آهن نیویورک و ایری از آن استفاده کرد. با این حال، اصطلاح نمودار سازمانی تا اوایل قرن بیستم رواج نیافته بود.
اما بالاخره در دهه 1920، استفاده از نمودارهای سازمانی در میان شرکت‌ها رایج‌تر شد و به ابزاری ضروری برای مدیریت و برنامه‌ریزی سازمانی تبدیل گردید. در دهه‌های بعد، با گسترش پیچیدگی سازمان‌ها، نمودارهای سازمانی نیز تکامل یافتند و به ابزاری پویا برای نشان دادن ساختارهای مختلف سازمانی تبدیل شدند.
امروزه، نمودارهای سازمانی به طور گسترده در انواع سازمان‌ها، از جمله شرکت‌های دولتی و خصوصی، موسسات غیرانتفاعی و حتی خانواده‌ها، مورد استفاده قرار می‌گیرند. این نمودارها به عنوان ابزاری ارزشمند برای برقراری ارتباط ساختار سازمان، تسهیل بازآرایی و سازماندهی مجدد نقش‌ها، برنامه‌ریزی کارآمد نیروی کار و منابع و حتی ترسیم شجره‌نامه‌ها عمل می‌کنند.
انواع چارت سازمانی برای نیازهای مختلف
نمودارهای سازمانی مثل نقشه‌های یک سازمان هستند. شکل‌های مختلفی از آنها وجود دارند که هرکدام برای نوع خاصی از سازمان مناسب هستند. این نمودارها به صورت بصری، ساختار و ارتباطات درون یک سازمان را نشان می‌دهند. بیایید با هم چند مورد از انواع رایج این نمودارها را بررسی کنیم:
نمودار سازمانی سلسله مراتبی یا سنتی (Hierarchical or Traditional Organization Chart)
این نوع نمودار، رایج‌ترین و سنتی‌ترین نوع است که شبیه به یک هرم می‌باشد. این نمودار سلسله مراتب عمودی سازمان را نشان می‌دهد، مدیران ارشد در بالا و کارمندان در پایین قرار دارند. خطوط نشان می‌دهند که چه کسی به چه کسی گزارش می‌دهد.
نمودار سازمانی ماتریسی (Matrix Organizational Chart)
ساختار ماتریسی ترکیبی از بخش‌های عملکردی (مانند بازاریابی، فروش و …) و تیم‌های پروژه‌ای است. در این مدل، کارمندان به دو بخش یا بیشتر گزارش می‌دهند. این می‌تواند برای پروژه‌های خاص یا زمانی که کارمندان به تخصص‌های مختلف نیاز دارند مفید باشد.
نمودار سازمانی مسطح (Flat Organizational Chart)
در این مدل، سلسله مراتب سازمانی خیلی کم است. مدیران و کارمندان در یک سطح هستند و همه با هم همکاری می‌کنند که این عملکرد می‌تواند باعث افزایش سرعت تصمیم‌گیری و نوآوری شود.
نمودار سازمانی بخشی (Divisional Organizational Chart)
سازمان‌هایی که بخش‌ها یا واحدهای تجاری متعددی دارند، اغلب از این نمودار استفاده می‌کنند. هر بخش به عنوان یک نهاد جداگانه با ساختار سلسله مراتبی خود نشان داده می‌شود.
نمودار سازمانی تیمی (Team-based Organizational Chart)
در این مدل، روی تیم‌ها و همکاری بین آنها تاکید می‌شود. این می‌تواند برای سازمان‌هایی که کار روی پروژه‌های پیچیده انجام می‌دهند مفید باشد.
نمودار سازمانی مجازی (Virtual Organizational Chart)
این مدل برای سازمان‌هایی که کارمندان دورکار دارند مناسب است. این نمودار نشان می‌دهد که چه کسی چه کار می‌کند و چگونه با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، حتی اگر در یک مکان نباشند.
نمودار سازمانی شبکه‌ای (Network Organizational Chart)
برخلاف ساختارهای سلسله‌مراتبی که دارای سلسله مراتب مشخص و تصمیم‌گیری متمرکز هستند، چارت شبکه‌ای مدلی غیرمتمرکز و انعطاف‌پذیر ارائه می‌دهد. در این ساختار، روابط بین افراد (اعم از مدیران و کارکنان) به صورت آزاد و بر اساس تخصص و توانایی‌ها شکل می‌گیرد.
اهمیت چارت سازمانی
مزایای چارت سازمانی | چرا نمودار سازمانی مهم است؟
مزیت اصلی این نوع چارت، توزیع قدرت و مشارکت بیشتر افراد در تصمیم‌گیری‌ها است. این امر ضمن افزایش خلاقیت و نوآوری، ریسک اتخاذ تصمیمات اشتباه را نیز کاهش می‌دهد. چرا که در صورت بروز مشکل، راه‌حل‌ها به جای اتکا به یک فرد، از طریق همفکری و تبادل نظر بین اعضای شبکه پیدا می‌شود. نمودار سازمانی ابزاری است که مزایای زیادی برای عملکرد موثر یک سازمان به همراه دارد.
برخی از مهم ترین مزایا
نمایش شفاف: یکی از مهمترین مزایای نمودار سازمانی، نمایش واضح و شفاف ساختار سازمان است. این نمودار با نشان دادن روابط بین موقعیت های شغلی، بخش ها و تیم ها به کارکنان و ذینفعان سازمان کمک می کند تا به راحتی از سلسله مراتب و ارتباطات درون سازمان درک پیدا کنند. چارت سازمانی به افراد تازه وارد کمک می کند تا همکاران خود و کاری که انجام می دهند را بشناسند. همچنین به آنها کمک می کند تا افراد مختلف شرکت را به خاطر بسپارند.
تعریف نقش ها: نمودار سازمانی نقش مهمی در تعریف و برقراری ارتباط نقش ها و مسئولیت های افراد درون سازمان دارد. این نمودار با مشخص کردن خطوط گزارش دهی و عناوین شغلی، به کارکنان درک روشنی از نقش خود و همچنین نقش همکارانشان ارائه می دهد. این شفافیت، مسئولیت پذیری را افزایش می دهد زیرا افراد از وظایف خاص خود و اینکه در برابر چه کسی پاسخگو هستند، آگاه می شوند.
بهبود ارتباط و همکاری: داشتن یک ساختار سازمانی مشخص برای شرکت می تواند ارتباطات را بهبود بخشد زیرا روابط کاری را روشن می کند. بدون وجود چارت سازمانی، ممکن است اعضای تیم ندانند که وقتی سوالی دارند به چه کسی مراجعه کنند. چارت سازمانی مشخص می کند که چه کسی مسئول چه چیزی است، بنابراین اعضای تیم احساس قدرت می کنند تا به راحتی سوال بپرسند و با دیگران همکاری کنند.
افزایش انطباق پذیری و رشد: نمودارهای سازمانی ابزارهای ارزشمندی برای مدیریت رشد و تغییر سازمان هستند. با تکامل سازمان ها، این نمودارها را می توان به راحتی به روز کرد و تغییر داد تا موقعیت های شغلی جدید، بخش های جدید یا روابط گزارش دهی جدید را نشان دهند. این انطباق پذیری تضمین می کند که نمودار سازمانی همچنان نمایشی دقیق از ساختار سازمان باقی بماند و از انتقالات روان و سازگاری با رشد پشتیبانی کند.
تفویض اختیار توانمند: نمودار سازمانی با نمایش بصری سطوح اختیار، به کارکنان کمک می کند تا درک کنند که چه کسی در هر سطح از سازمان قدرت تصمیم گیری دارد. این شفافیت، تصمیم گیری کارآمد را با اطمینان از اینکه تصمیمات توسط افراد یا تیم های مناسب گرفته می شود، ترویج می کند. همچنین، نمودارهای سازمانی با ارائه چارچوبی برای تعیین وظایف و توانمندسازی کارکنان در چارچوب ساختار تعیین شده، به تفویض اختیار کمک می کنند.
مدیریت استعداد ها: نمودارهای سازمانی نقش مهمی در مدیریت استعداد و برنامه ریزی جانشین پروری ایفا می کنند. رهبران با ترسیم بصری سلسله مراتب، می توانند جانشینان بالقوه برای موقعیت های کلیدی را شناسایی کنند. این امر سازمان ها را قادر می سازد تا کارکنان را برای نقش های رهبری آینده توسعه و تربیت دهند و انتقال روان مسئولیت ها را تضمین کنند. نمودارهای سازمانی همچنین به شناسایی شکاف های مهارتی کمک می کنند و به سازمان ها اجازه می دهند تا به طور پیشگیرانه به توسعه مهارت ها و راهبردهای جذب و استخدام بپردازند.
مشخص شدن جایگاه هر فرد: چارت سازمانی با نشان دادن جایگاه هر فرد در ساختار سازمان، شفافیت ایجاد می کند. اگر عضو جدیدی به تیم ملحق شود، می تواند با نگاهی به چارت سازمانی متوجه شود که پنج عضو دیگر در تیمش، دو دستیار زیر مجموعه و یک مدیر پروژه بالاتر از خودش دارد. همچنین می بیند که مدیر پروژه اش به مدیر بخش گزارش می دهد.
معایب چارت سازمانی
نمودار سازمانی چه محدودیت هایی دارد؟ | چالش های چارت سازمانی
در حالی که چارت های سازمانی می توانند ارتباط بین تیم ها را افزایش دهند، استفاده از آنها محدودیت هایی هم دارد. دانستن این محدودیت ها به شما کمک می کند تا قبل از بروز هر مشکلی، برای آن راه حل پیدا کنید.
1. ساده‌سازی بیش از حد
نمودارهای سازمانی، تصویری ساده و کلی از ساختار سازمان ارائه می‌دهند و ممکن است جزئیات مهم مانند روابط غیر رسمی بین کارکنان، خطوط ارتباطی غیر رسمی و نحوه واقعی انجام کارها را نشان ندهند.
2. عدم نمایش فرهنگ سازمانی
نمودارهای سازمانی هیچ اطلاعاتی در مورد فرهنگ سازمانی، مانند ارزش‌ها، هنجارها و باورهای مشترک ارائه نمی‌دهند.
3. نمایش ناقص نقش‌ها
ممکن است نمودارهای سازمانی به طور کامل مسئولیت‌ها و وظایف متنوع مرتبط با هر موقعیت شغلی را نشان ندهند. نقش‌های شغلی با عناوین مشابه می‌توانند به طور قابل توجهی متفاوت باشند.
یک نمودار سازمانی ممکن است درک جامعی از وظایف و کارکردهایی که افراد یا تیم‌ها انجام می‌دهند، ارائه نکند. برای جلوگیری از سردرگمی و سوء برداشت نقش‌ها در سازمان، مهم است که نمودار سازمانی را با شرح شغل‌های دقیق تکمیل کنید.
4. پیچیدگی نمایش سازمان‌های بزرگ
برای سازمان‌های بزرگ یا سازمان‌هایی با ساختارهای پیچیده، نمایش دقیق پیچیدگی‌های خطوط گزارش‌دهی، بخش‌ها و تیم‌ها در یک نمودار سازمانی می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. به طوری که ممکن است تفسیر آن دشوار شده شود و بدین ترتیب، کارایی آن به عنوان یک ابزار ارتباطی و مرجع کاهش یابد. به‌روزرسانی‌های منظم و یک فرآیند ارتباطی شفاف برای تغییرات برای رفع این محدودیت ضروری است.
5. کمبود انعطاف و به‌روزرسانی
نمودارهای سازمانی اغلب ایستا هستند و ممکن است با تغییرات سریعی که سازمان‌ها با آن مواجه می‌شوند، همگام نشوند. با تغییر ساختار سازمان، ایجاد تیم‌های جدید یا جابجایی کارکنان، به‌روزرسانی نمودار سازمانی می‌تواند دشوار و وقت‌گیر باشد.
6. ایجاد حس خشک کاری
کارکنان ممکن است نمودارهای سازمانی را به عنوان سلسله مراتب خشک و انعطاف‌ناپذیری ببینند که خلاقیت، همکاری و انعطاف‌پذیری را دلسرد می‌کنند. این برداشت می‌تواند مانع نوآوری، کار تیمی و ابتکارات بین‌بخش‌ها شود، زیرا افراد ممکن است خود را محدود به نقش‌های تعیین‌شده‌ی خود احساس کنند و نتوانند با افراد در سطوح بالاتر از خود ارتباط برقرار کنند یا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند.
7. عدم نمایش مهارت‌ها و تخصص‌ها
نمودارهای سازمانی فقط عناوین شغلی را نشان می‌دهند و هیچ اطلاعاتی در مورد مهارت‌ها، تخصص‌ها و تجربیات افراد ارائه نمی‌دهند.
چگونه یک نمودار سازمانی تهیه کنیم؟
نمودار سازمانی روشی برای نمایش دادن ساختار شرکت شماست. برای ایجاد یک چارت سازمانی، باید اطلاعات اعضای تیم را جمع آوری کنید و تصمیم بگیرید که چطور می خواهید چارت را بسازید.
هنگامی که روابط کاری (گزارش دهی) را در سازمان خود در نظر می‌گیرید، می توانید نمودار خود را از بالا به پایین برنامه ریزی کنید.
نحوه ساخت چارت سازمانی
مراحل ساخت نمودار سازمانی
1. محدوده را مشخص کنید: به نمودار سازمانی خود مانند هر پروژه جدید دیگری که روی آن کار می کنید، نگاه کنید. مشخص کردن محدوده چارت به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که ساختار تیم شما را به طور واضح نشان می دهد. محدوده، هدف کلی نمودار سازمانی شما را تعیین می کند.
2. اطلاعات را جمع آوری کنید: جمع آوری اطلاعات مهمترین مرحله ساخت یک نمودار سازمانی است زیرا بدون اطلاعات درست، قادر به ادامه کار نخواهید بود. شما می توانید با نظرسنجی از تک تک اعضای تیم یا همکاری با بخش منابع انسانی خود، اطلاعات را جمع آوری کنید.
شما به اطلاعات به روز در مورد افراد شرکت خود، از جمله نام کارمندان و آخرین عناوین شغلی آنها نیاز خواهید داشت. همچنین باید روابط کاری (گزارش دهی) را در کل شرکت خود درک کنید، مانند سلسله مراتب بین مدیران و کارمندان مستقیم آنها. برای شخصی سازی بیشتر، می توانید از عکس پرسنلی تیم خود استفاده کنید.
3. تصمیم بگیرید که چطور نمودار خود را بسازید: تصمیم گیری در مورد نحوه ساخت نمودار سازمانی شما بسیار مهم است زیرا ابزارهای مختلف می توانند این فرآیند را آسان تر کنند. کشیدن دستی نمودار سازمانی وقت گیر است و به اشتراک گذاری نتایج آن نیز سخت می شود، بنابراین به استفاده از یک ابزار برای این فرآیند فکر کنید.
استفاده از یک فایل PDF قابل ویرایش می تواند در وقت شما صرفه جویی کند زیرا این قالب با جای خالی از قبل ساخته شده است. سپس می توانید به راحتی فایل PDF را با بقیه اعضای شرکت خود به اشتراک بگذارید.
4. برای به روز رسانی برنامه ریزی کنید: پس از ایجاد نمودار سازمانی خود، از یک تقویم تیمی برای برنامه ریزی به روز رسانی های منظم استفاده کنید. به هر حال، به احتمال زیاد ساختار شرکت و پویایی تیم شما اغلب تغییر خواهد کرد.
افراد تغییر موقعیت می دهند، کارمندان جدید استخدام می شوند و روابط کاری تغییر می کند. با یک نمودار سازمانی دیجیتال، به روز رسانی ساختار و توزیع مجدد آن برای اعضای تیم آسان است.
چه نرم‌افزارهایی برای ایجاد چارت سازمانی وجود دارد؟
نرم‌افزارهای مختلفی برای ایجاد چارت سازمانی وجود دارد، از جمله:
- SmartArt: این ابزار در مایکروسافت آفیس پاورپوینت موجود است و به شما امکان می‌دهد تا چارت‌های سازمانی مختلفی را به صورت بصری ایجاد کنید.
- Visio: این نرم‌افزار قدرتمندتر از SmartArt است و به شما امکان می‌دهد تا چارت‌های سازمانی پیچیده‌تر و با جزئیات بیشتر را ایجاد کنید.
- Lucidchart: این ابزار آنلاین به شما امکان می‌دهد تا چارت‌های سازمانی را به صورت آنلاین و بدون نیاز به نصب نرم‌افزار ایجاد کنید.
- Organizr: این ابزار منبع باز به شما امکان می‌دهد تا چارت‌های سازمانی را به صورت آنلاین و به صورت مشارکتی ایجاد کنید.
کلام آخر
چارت سازمانی مثل یک نمودار، نحوه عملکرد شرکت شما را به صورت لحظه‌ای نشان می‌دهد. این نمودار، روابط کاری بین عناوین شغلی و نقش‌ها در سازمان شما را به تصویر می‌کشد.
داشتن چارت سازمانی دقیق و به‌روز برای هر شرکتی ضروری است. این چارت به وضوح ساختار سازمانی، سلسله مراتب و همچنین وظایف و مسئولیت‌های هر فرد را نشان می‌دهد. این امر به نوبه خود به بهبود ارتباطات، افزایش کارایی و تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری کمک می‌کند.
برای ایجاد و به روزرسانی چارت سازمانی می‌توانید از نرم‌افزارهای آنلاین مختلفی استفاده کنید. هنگام انتخاب نرم افزار مناسب، باید به ویژگی‌هایی مانند سهولت استفاده، قابلیت‌های سفارشی‌سازی و قیمت توجه کنید. در نهایت، با استفاده از یک چارت سازمانی دقیق و به‌روز می‌توانید به طور موثرتر کارکنان خود را مدیریت کرده و به اهداف سازمانی خود برسید.
سوالات متداول
-
خیر، چارت سازمانی برای تمام سازمان‌ها ضروری نیست. سازمان‌های کوچک و غیررسمی ممکن است نیازی به چارت سازمانی نداشته باشند.
-
آسان‌ترین روش برای ایجاد نمودار سازمانی در اکسل، استفاده از قابلیت SmartArt است. در اکسل 2010، 2013، 2016 برای ویندوز و اکسل 2016 برای مک و همچنین نسخه Office 365، می‌توانید با کلیک بر روی تب Insert و سپس گروه Illustrations Smart Art را پیدا کنید.
اشتراک گذاری
نویسنده
ایران فاندر
تغییر شماره