هوش تجاری چیست؟

در جهان امروز که همه چیز رقابتی شده است، ‌همه به دنبال نقطه قوتی برای برتری بر رقیبان خود هستند. در این فضای رقابتی و پر جنب و جوش همه سعی می‌کنند تا مدام جنبه‌های مختلف خود و کسب و کارشان را تقویت کنند بلکه بتوانند بر رقبای خود چیره شوند. هوش هیجانی، هوش تصمیم گیری،‌ هوش رقابتی، هوش مدیریتی و هوش تجاری جملگی از موضوعاتی هستند که مورد توجه کارآفرینان، مدیران و صاحبان کسب و کار قرار دارد تا بتوانند با تقویت آن‌ها، به موفقیت دست پیدا کنند. در این مقاله قصد داریم درباره هوش تجاری و نحوه استفاده از آن و روش‌های تقویت آن صحبت کنیم، پس اگر قصد رشد خود و کسب و کارتان را دارید،‌ حتما تا پایان این مقاله همراه ما باشید.

هوش تجاری چیست؟

هوش تجاری (Business Intelligence) یا BI مجموعه‌ای از فرآیندها، ساختارها و فناوری‌هایی است که داده‌های خام را به اطلاعات معنی‌دار تبدیل می‌کند که در نهایت به اقدامات سودآور در کسب و کار منجر می‌شود. هوش تجاری مجموعه‌ای از نرم افزارها و خدمات برای تبدیل داده ها به هوش و دانش عملی است.

BI تاثیر مستقیمی بر تصمیمات راهبردی، تاکتیکی و عملیاتی سازمان دارد. BI این امکان را فراهم می‌کند که تصمیم گیری‌ها مبتنی بر واقعیت و با استفاده از داده‌های تاریخی انجام شود و نه براساس گمانه زنی ها و احساسات. ابزارهای BI تجزیه و تحلیل داده‌ها را انجام می‌دهند و گزارش‌ها، چکیده‌ها، صفحات پیشخوان‌(Dashboards)، نقشه‌ها، نمودارها و جدول‌ها را ایجاد می‌کنند تا اطلاعات دقیقی را در مورد ماهیت تجارت در اختیار کاربران قرار دهند.

چرا هوش تجاری مهم است؟

در ابتدا باید گفت که در کسب و کارهای امروزی هر نکته و جزییات کوچکی که بتواند حتی به یک میزان اندک باعث پیشرفت آن کسب و کار شود، از اهمیت بالایی برخوردار است. حال با در نظر گرفتن این مسئله می‌توان توضیح داد که هوش تجاری به عنوان یک موضوع کاربردی و محوری، از اهمیت بالایی برخوردار است که برخی از دلایل اهمیت آن عبارتند از:

• اندازه گیری و ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد(Key Performance Indicators) یا KPI  بر اساس داده‌های تاریخی.
• شناسایی و تنظیم معیارها برای فرآیندهای متنوع.
• شناسایی روند بازار و مشکلات کسب و کار توسط سازمان‌ها با استفاده از سیستم‌های BI.
• کمک به تصویرسازی از داده‌ها و افزایش کیفیت داده‌ها و در نتیجه افزایش کیفیت تصمیم گیری.
• قابل استفاده بودن سیستم‌های BI برای بنگا‌های اقتصادی بزرگ و همچنین برای SME(شرکت‌های کوچک و متوسط).

نمونه‌های هوش تجاری

گزارش دهی یکی از کارکردهای اصلی هوش تجاری است و پیشخوان شاید یک ابزار BI کهنه باشد. صفحات پیشخوان توسط نرم افزارهای مختلف پشتیبانی و ارائه می‌شوند که به طور خودکار داده‌های موجود را به صورت نمودارها و جداول گوناگون گردآوری می‌کنند و وضعیت کنونی شرکت را به کاربر نشان می‌دهند. اگرچه هوش تجاری به کاربران نمی‌گوید که چه کاری انجام دهند یا اگر دوره خاصی را طی کنند چه اتفاقی خواهد افتاد، اما استفاده BI صرفا محدود به تهیه گزارش هم نیست. در عوض BI با ساده سازی روندهای جستجو، ادغام و درخواست داده‌های لازم جهت تصمیم گیری‌های صحیح تجاری، برای کاربران راهی را جهت بررسی داده‌ها ارائه می‌دهد تا درک و بینش بهتری از ترندها داشته باشند.

به عنوان مثال شرکتی که می‌خواهد زنجیره تامین خود را بهتر مدیریت کند، به توانایی BI برای تعیین محل روی دادن تاخیر و وجود تغییرات در فرآیند حمل و نقل احتیاج دارد. این شرکت همچنین می‌تواند از قابلیت‌های BI خود برای کشف اینکه کدام محصول معمولا با تاخیر می‌رسد یا کدام نوع حمل و نقل بیشتر دچار تاخیر می‌شوند، استفاده کند.

موارد کاربرد BI فراتر از تحلیل عملکرد تجاری، بهبود فروش و کاهش هزینه‌ها است. مثلا در برخی از مدارس با استفاده از ابزار BI در بررسی نقاط داده‌های متعدد مانند میزان حضور و غیاب و یا عملکرد دانش آموز، تلاش شده تا یادگیری دانش آموزان بهبود یافته و تعداد فارغ التحصیلان دبیرستان نیز افزایش یابد که تمام این تلاش‌ها نیز با موفقیت همراه بوده است. برخی از نمونه‌های مشخص نحوه استفاده سازمان‌ها از ابزارهای هوش تجاری به این شکل است:

• یک سازمان می‌تواند از ابزارهای هوش تجاری برای پیگیری امور مربوط به منابع انسانی مانند جذب نیرو و حفظ کارمندان استفاده کند.
• ابزارهای BI می‌توانند به طور خودکار گزارش‌های فروش و تحویل را از داده‌های CRM تولید کنند.
• یک تیم فروش می‌تواند از BI برای ایجاد پیشخوانی استفاده کند که نشان می‌دهد مشتریان احتمالی هر کارشناس فروش در کدام مرحله قیف فروش هستند.

نمونه اول

یک مالک هتل از برنامه های تحلیلی BI برای جمع آوری اطلاعات آماری در مورد میانگین اجاره رفتن اتاق و مبلغ اجاره هر اتاق استفاده می کند. نرم افزار هوش تجاری کمک می‌کند تا درآمد کل حاصل از هر اتاق به دست بیاید. این نرم افزار همچنین برای تعیین موقعیت رقابتی آن هتل در بازارهای مختلف، آماری از سهم بازار و داده‌های نظرسنجی بعمل آمده از مشتریان هر هتل را جمع آوری می‌کند. با تجزیه و تحلیل این روند بصورت سال به سال، ماه به ماه و روز به روز، به مدیریت در ارائه تخفیفهای متنوع در اجاره اتاق‌ها کمک می‌کند.

نمونه دوم

یک بانک به مدیران شعب امکان دسترسی به نرم افزارهای BI را می‌دهد. این نرم افزار به مدیر شعبه کمک می‌کند تا تعیین کند که سودآورترین مشتریان چه کسانی هستند و کارمندان بانک باید روی کدام مشتریان کار کنند. استفاده از ابزارهای BI به کارمندان بخش فناوری اطلاعات بانک کمک می‌کند تا از وظیفه تولید گزارش‌های تحلیلی برای دپارتمان‌های مختلف رهایی یابند. همچنین به کارکنان این بخش، امکان دسترسی به یک منبع داده غنی تر را می‌دهد.

چهار نوع کاربر BI

در این بخش به معرفی چهار دسته از کاربران اصلی می‌پردازیم که از سیستم هوش تجاری استفاده می‌کنند.

تحلیلگر حرفه‌ای داده

 تحلیلگر داده یک متخصص آمار است که همیشه باید به عمق داده‌ها ورود کند تا به اطلاعات مورد نیاز دست پیدا کند. سیستم BI به تحلیلگران داده کمک می‌کند تا بینش تازه‌ای برای توسعه راهبردهای تجاری منحصر به فرد بدست آورند.

کاربران IT

 کاربران IT متخصصانی هستند که در زمینه فناوری اطلاعات فعالیت می‌کنند و در سازمان‌ها وظیفه راه اندازی و نگهداری سیستم‌های اطلاعاتی را بر عهده دارند. علاوه بر تحلیلگر داده، کاربر IT نیز در حفظ زیرساخت‌های BI نقشی مهم و حیاتی دارد.

رئیس شرکت

 مدیر عامل(chief executive officer) یا مدیر ارشد تجربه(chief experience officer) می‌توانند با بهبود کارایی عملیاتی در کسب و کار خود، سود تجارت خود را افزایش دهند.

کاربران تجاری

 کاربران هوش تجاری را می‌توان از سراسر سازمان پیدا کرد. به طور عمده دو نوع کاربر تجاری بصورت کاربر عادی و کاربر حرفه‌ای  وجود دارد. تفاوت بین آن‌ها این است که یک کاربر حرفه‌ای توانایی کار با مجموعه داده‌های پیچیده را دارد در حالیکه نیاز کاربر عادی باعث می‌شود تا او از صفحه پیشخوان برای ارزیابی مجموعه داده‌های از پیش تعریف شده استفاده کند.

مزایا و معایب هوش تجاری

گرچه که هوش تجاری یک برنامه بسیار قدرتمند و کاربردی در حوزه کسب و کار است اما همچون هر چیز دیگری در این دنیا، دارای نکات مثبت و منفی است که در این بخش از مقاله به آن اشاره می‌کنیم.

مزایای هوش تجاری

در اینجا به برخی از مزایای استفاده از سیستم هوش تجاری اشاره می‌کنیم که در واقع با کمک این ویژگی‌های مثبت است که می‌توان یک کسب و کار و یا یک سازمان را توسعه داد و ارتقا بخشید.

افزایش بهره وری

با استفاده از یک نرم افزار BI برای کسب و کارها امکان ایجاد گزارش با یک کلیک وجود دارد، بنابراین در وقت و منابع زیادی صرفه جویی می شود. همچنین برای کارمندان این امکان فراهم می‌شود تا در انجام وظایف خود بهره وری بیشتری داشته باشند.

بهبود بینش

نرم افزار هوش تجاری همچنین به بهبود دیداری این فرآیندها کمک می‌کند و با دیدن جزییات، شناسایی مناطقی که نیاز به توجه دارند امکان پذیر است.

ارتقا پاسخگویی و مسئولیت پذیری

سیستم BI مسئولیت پذیری را در سازمان تعیین می‌کند زیرا باید شخصی وجود داشته باشد که در مقابل عملکرد سازمان بر خلاف اهداف تعیین شده آن، دارای مسئولیت و مالکیت باشد.

فراهم کردن دید کلی

سیستم BI در تصمیم گیری به سازمان‌ها کمک بزرگی می‌کند زیرا تصمیم گیرندگان از طریق ویژگی های معمولی BI مانند صفحه پیشخوان و نمودارهای آماری، یک دید کلی را در اختیار خواهند داشت.

ساده سازی فرآیندهای تجاری

سیستم هوش تجاری تمام پیچیدگی‌های مرتبط با فرآیندهای تجاری را از بین می‌برد. همچنین با ارائه تجزیه و تحلیل پیش بینی، مدل سازی کامپیوتری، نشانه گذاری و سایر روش ها، تجزیه و تحلیل را بطور خودکار پیش می‌برد.

امکان تجزیه و تحلیل آسان

 نرم افزار BI دست کاربران را در نحوه استفاده باز گذاشته است و حتی به کاربران غیرتکنیکی یا غیرتحلیل گر این امکان را می‌دهد داده‌ها را به سرعت جمع آوری و پردازش کنند. نرم افزار هوش تجاری همچنین اجازه می‌دهد تا قدرت تجزیه و تحلیل را از انحصار افراد زیادی بیرون آورید.

معایب هوش تجاری

حالا نوبت به این می‌رسد که به برخی از معایب و دشواری‌های استفاده از سیستم هوش تجاری اشاره ‌کنیم تا بتوان گفت که تمام جنبه‌های این سیستم را بررسی کرده‌ایم.

هزینه

هوش تجاری می‌تواند برای شرکت‌های کوچک و همچنین برای شرکت‌های متوسط پرهزینه باشد. استفاده از چنین نوع سیستمی ممکن است برای معاملات معمول کسب و کار گران باشد. به همین دلیل است که بسیاری از کسب و کارها به سراغ چنین چیزی نمی‌روند.

پیچیدگی

یک ایراد دیگر BI پیچیدگی آن در اجرای پایگاه داده است. این کار می‌تواند آنقدر پیچیده باشد که باعث شود کاربران نتوانند تکنیک‌های تجاری را برای کار با آن پیاده سازی کنند.

استفاده محدود

مانند تمام فناوری‌های پیشرفته، BI ابتدا با در نظر گرفتن نیازها و قدرت خرید شرکت‌های ثروتمند تاسیس شد. بنابراین سیستم BI هنوز برای بسیاری از شرکت‌های کوچک و متوسط مقرون به صرفه نیست و از این رو استفاده و کاربرد آن محدود است.

پیاده سازی و اجرای زمانبر

 نزدیک به یک و نیم سال طول می‌کشد تا سیستم ذخیره سازی داده به طور کامل اجرا شود. بنابراین برای بیشتر کسب و کارها و سازمان‌ها این یک فرآیند زمانبر بشمار می‌رود.

تفاوت بین هوش تجاری و هوش رقابتی چیست؟

روش‌های گوناگونی برای مشاهده اختلاف بین هوش تجاری و هوش رقابتی وجود دارد. هوش رقابتی به عنوان فرآیند جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات مربوط به محیط خارجی یک کسب و کار، مانند چشم انداز بازار برای یک صنعت خاص یا رقبای یک کسب و کار، تعریف می‌شود. در مقابل آن، هوش تجاری به عنوان بینش تجاری داخلی، کاری که شرکت شما انجام می‌دهد را منعکس می‌کند.

هوش تجاری و هوش رقابتی ممکن است از نظر فنی تعاریف مختلفی داشته باشند، با این حال آن‌ها ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند و باید برای تعیین اهداف تجاری بطور آگاهانه آن‌ها را با هم بکار گرفت. برخی رقابت را زیرمجموعه هوش تجاری می‌دانند زیرا اطلاعات جمع آوری شده از هوش رقابتی به داده های جمع آوری شده از هوش تجاری و تصمیم گیری ارزش می‌بخشد. توجه به این نکته مهم است که بسیاری از ابزارهای هوش تجاری دارای عملکرد هوش رقابتی هستند. به عنوان مثال می‌توان از صفحه پیشخوان برای ردیابی رقبا جهت شناسایی فرصت‌ها در موضوعاتی مانند کلمات کلیدی و محتوای شبکه‌های اجتماعی استفاده کرد.

تفاوت بین هوش تجاری و تحلیل تجاری چیست؟

در بحث تفاوت هوش تجاری و تحلیل تجاری، چندین دیدگاه مختلف وجود دارد. اولین درک این است که هوش تجاری و تحلیل تجاری اساسا یکسان هستند، با این استدلال که تحلیل تجاری مانند قلب هوش تجاری است. برخی دیگر می گویند تحلیل تجاری نیز مانند هوش تجاری، داده ها را جمع آوری کرده و با استفاده از آنالیزهای پیش بینی شده آن‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کند. همچنین با ارائه گزارش‌های کلی تصویری به کسب و کارها کمک می‌کند تا به نقاط قابل بهبود، فرصت‌ها و نقاط قوت خود بپردازند.

این دیدگاه بیان می‌کند تفاوت اصلی این است که راه‌حل های تحلیل تجاری از آنالیزهای پیش بینی شده برای حل مشکلات پیش از بروز آن‌ها استفاده می‌کند. در حالی که هوش تجاری سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا در کمترین زمان مشکلات و فرصت‌های فعلی را شناسایی کنند. راه حل‌های هوش تجاری بیشتر برای سازمان‌هایی مناسب است که از مدل کسب و کار خود راضی هستند و در درجه اول می‌خواهند برای بهبود عملکرد، افزایش کارایی و دستیابی به اهداف سازمانی خود، تغییرات خوبی ایجاد کنند.

نرم افزارها و سیستم‌های هوش تجاری

انواع مختلفی از ابزارها زیر چتر هوش تجاری قرار می‌گیرند. برخی از مهمترین دسته بندی‌ها و ویژگی‌های نرم افزارها و سیستم‌های هوش تجاری عبارتند از:

• صفحه پیشخوان
• ارائه تصویری(تصویرسازی)
• گزارش دهی
• داده کاوی
• استخراج، انتقال، بار(extract-transfer-load) یا ETL  یعنی ابزارهایی که داده‌ها را از یک انبار داده به انبار دیگر وارد می‌کنند
• پردازش تحلیلی آنلاین(online analytical processing) یا OLAP 

طبق آمار و نظرسنجی‌ها در میان سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، از بین این ابزارها داشبورد و ارائه تصویری از همه محبوب‌تر هستند. آن‌ها خلاصه داده‌های سریع و آسان را ارائه می‌دهند که این امر در واقع اصلی‌ترین ویژگی BI است.

شرکت‌ها و نرم افزارهای زیادی در حوزه BI فعالیت می‌کنند که بررسی گشت و گذار در بین آن‌ها می‌تواند طاقت فرسا باشد. برخی از نرم افزارهای اصلی عبارتند از:

• تابلو(Tableau): یک پلتفرم تجزیه و تحلیل سلف سرویس است که ارائه تصویری داده را فراهم می‌کند و می‌تواند با طیف وسیعی از منابع داده از جمله Microsoft Azure SQL Data Warehouse و Excel ادغام شود.
• اسپلانک(Splunk): یک پلتفرم تجزیه و تحلیل است که قادر به ارائه هوش تجاری و تجزیه و تحلیل داده‌ها در سطح شرکتی و سازمانی است.
• آلتریکس(Alteryx): نرم افزاری که برای ساده سازی روند کاری و همچنین ارائه بینش BI آنالیزهایی را از طیف وسیعی از منابع انجام می‌دهد.
• کیولیک(Qlik): کیولیک یک پلتفرم گسترده و مقیاس پذیر بوده مبتنی بر ارائه تصویری داده‌ها، BI و تجزیه و تحلیل است.
• دومو(Domo): یک پلتفرم مبتنی بر ابر که ابزارهای هوش تجاری را متناسب با صنایع مختلف (مانند خدمات مالی، بهداشت، تولید و آموزش) و نقش‌ها (از جمله مدیران عامل، کارشناسان فروش، متخصصان BI و کارشناسان فناوری اطلاعات) ارائه می‌دهد.
• دانداس بی آی(Dundas BI): این نرم افزار بیشتر برای ایجاد پیشخوان و ارائه آمار استفاده می‌شود، اما می‌تواند بصورت استاندارد و موقت، گزارش دهی را نیز انجام دهد.
• گوگل دیتا استودیو(Google Data Studio): گوگل دیتا استودیو نسخه فوق پیشرفته گوگل آنالیتیکس بشمار می‌رود.
• انیشتین آنالیتیکس(Einstein Analytics): این نرم افزار در واقع تلاش شرکت سیلز فورس(Salesforce) برای بهبود BI به کمک هوش مصنوعی است.
• بیرست(Birst): بیرست یک سرویس مبتنی بر ابر است که در آن موارد متعددی از نرم افزار BI یک داده مشترک را به اشتراک می‌گذارند.

برای نگاهی عمیق‌تر به محبوب‌ترین سیستم‌های هوش تجاری امروز باید حتما یکی از آن‌ها را امتحان کنید.

آینده هوش تجاری

موج سوم پیشرفت در افق هوش تجاری مشاهده می‌شود. چیزی که شرکت‌های تحقیقاتی آن را «تجزیه و تحلیل تقویت شده» می‌نامد، جایی که یادگیری ماشین در نرم افزار آمیخته می‌شود و کاربران را در مورد جستجوی داده‌ها راهنمایی می‌کند. هوش تجاری و تجزیه و تحلیل ادغام خواهند شد و هوشمند خواهد بود. ترکیبات موجود در این پلتفرم‌های نرم افزاری باعث می‌شود که هر عملکرد به صورت جداگانه قدرتمندتر شود و برای اهالی کسب و کار ارزشمندتر باشد.

در آینده به این شکل خواهد که مثلا کاربر گزارش‌های مربوط به فروش سال گذشته را بررسی می‌کند (که این BI است) اما در مورد فروش سال آینده نیز پیش بینی‌ها و تحلیل‌هایی ارائه می‌کند (که این تجزیه و تحلیل کسب و کار است) و سپس قابلیت تعریف شرط‌ نیز در نرم افزار گنجانده می‌شود. یعنی مثلا اگر ما به جای تصمیم X، تصمیم Y را بگیریم چه اتفاقی خواهد افتاد. سازندگان نرم افزار در حال توسعه برنامه‌هایی هستند كه این توابع را در یک نرم افزار واحد فراهم می‌كنند نه اینكه آن‌ها را از طریق چندین پلتفرم و بستر ارائه دهند.

نرم افزارهای جدید توصیه‌ها و پیشنهادهای تجاری با ارزش‌تری را ارائه می‌دهند. این باعث می‌شود که تصمیم گیرنده کارآمدتر، قدرتمندتر و دقیق‌تر عمل کند. اگرچه BI به خودی خود ارزشمند خواهد بود، اما اگر سازمان‌ها پا را از BI فراتر نگذارند و همچنین از آنالیزها و تحلیل‌های پیشرفته استفاده نکنند، توان رقابتی خود را از دست خواهند داد. در حقیقت طبق گزارش‌ها پیش بینی شده است که در آینده سازمان‌هایی که به کاربران دسترسی به مجموعه داده‌های داخلی و خارجی را می‌دهند، ارزش کسب و کارشان در اثر سرمایه گذاری‌های تحلیلی دو برابر بیشتر خواهد شد.

همیشه نیاز به گزارش و گزارش دهی وجود دارد اما این به تنهایی کافی نیست. اگر فقط به گزارش اتکا کنید عقب خواهید ماند. اگر گزارش شما هوشمندانه و سریع نباشد نیز عقب خواهید ماند. پس باید در کمترین زمان به گزارش‌ها و تحلیل آن‌ها دست پیدا کنید که این کار با کمک نرم افزارهای هوش تجاری انجام خواهد شد. نظر شما درباره استفاده از هوش تجاری یا BI در کسب و کار یا سازمانتان چیست؟ امیدوارم از این مقاله استفاده کافی را برده باشید. دیدگاه‌های خود را در پایین همین مقاله برای ما بنویسید.