یا
ورود با ایمیل
login with gmail
Maysam Gorgani
فهرست مطالب
نوشتن ایمیل کاری با هوش مصنوعی امروز یکی از ساده ترین و در عین حال موثرترین راه ها برای صرفه جویی در زمان کاری است. با رشد ابزارهای تولید متن مبتنی بر یادگیری ماشین، نوشتن پیام های رسمی و نیمه رسمی سریع تر و با کیفیت تر شده است.
در این مقاله از وبسایت همیار آکادمی، توضیح می دهیم که چرا نوشتن ایمیل کاری با AI مفید است، چه ابزارهایی وجود دارد، چگونه از آن ها درست استفاده کنیم و چه نکاتی را باید در نظر داشته باشیم.
نوشتن ایمیل کاری با هوش مصنوعی باعث می شود متن اولیه سریع آماده شود و شما فقط آن را بازبینی کنید. ابزارهای هوش مصنوعی می توانند ساختار مناسب، لحن حرفه ای و عبارات رایج را پیشنهاد دهند و در نتیجه نیاز به شروع از صفر را حذف می کنند.
کارکنانی که از مدل های تولید متن استفاده می کنند می توانند زمان نگارش را به طور محسوسی کمتر کرده و کیفیت متن را هم بهتر کنند.
حالا برای نوشتن ایمیل کاری با AI، چه ابزارهایی تحت اختیار داریم؟ در ادامه می خوانیم.
جیمیل نسخه های زیادی از «Smart Compose» و پیشنهادهای خودکار دارد که هنگام تایپ، کلمات یا عبارات مناسب را تکمیل می کند. این ویژگی ساده اما موثر به سرعت نگارش کمک می کند و خطاهای معمول را کاهش می دهد.
چند ابزار دیگر AI هم هستند که برای نوشتن ایمیل کاری با هوش مصنوعی مناسب اند. ابزارهایی مانند ChatGPT برای تولید متن خام و ایده ها عالی اند. ابزارهایی مثل Grammarly به ویرایش لحن و دستور زبان کمک می کنند. همچنین ابزارهای اختصاصی بازاریابی ایمیلی وجود دارند که قالب ها و بهینه سازی موضوع و متن ایمیل را اتوماتیک می کنند.
حالا به طور قدم به قدم، نحوه نگارش ایمیل کاری با هوش مصنوعی را بررسی می کنیم.
قبل از استفاده از هوش مصنوعی، مشخص کنید هدف ایمیل چیست و مخاطب کیست. این مرحله ساده، به مدل کمک می کند لحن و طول مناسب را تولید کند. نوشتن چند کلمه توضیح در پرامپت به اندازه ای که لازم باشد، کافی است.
برای نوشتن ایمیل کاری با هوش مصنوعی باید پرامپت کوتاه و شفاف بنویسید. بگویید ایمیل رسمی است یا دوستانه. بگویید ایمیل برای یادآوری است یا معرفی محصول. پرامپت خوب، پاسخ بهتری می گیرد و زمان ویرایش را کم می کند.
هوش مصنوعی می تواند متن را از پایه بسازد اما بازبینی نهایی توسط یک انسان بسیار مهم است. جملات را ساده و مشخص کنید. به نام ها، ارجاعات و جزئیات قراردادی توجه کنید. همیشه یک بخش را برای امضای شخصی و اطلاعات تماس اضافه کنید.
در هنگام نوشتن ایمیل کاری با هوش مصنوعی بگویید لحن مورد نظر چیست. می توانید تعیین کنید متن کوتاه و مستقیم باشد یا مودبانه و توضیحی. این گزینه ها کمک می کنند پیام با فرهنگ سازمانی شما هماهنگ شود.
وقتی چند نوع ایمیل تکرارشونده دارید، از قالب هایی که هوش مصنوعی برای شما می سازد استفاده کنید. سپس فقط بخش های متغیر را اصلاح کنید. این روش به شدت در زمانتان صرفه جویی می کند.
بعضی ابزارهای AI، قابلیت اتصال به تقویم و سیستم های مدیریت کار را دارند. با این اتصال می توان ایمیل های یادآوری، تایید جلسه و پیگیری را خودکار کرد تا نیازی به نوشتن دستی نباشد.
نصب افزونه ها باعث می شود هنگام باز کردن ایمیل، پیشنهادها و بازنویسی ها در همانجا ظاهر شوند. این کار از جابجایی بین برنامه ها جلوگیری می کند و سرعت را افزایش می دهد.
هوش مصنوعی بسیار کاربردی است اما دو موضوع مهم را همیشه در نظر بگیرید. اول حریم خصوصی و امنیت داده هاست. اگر ایمیل شامل اطلاعات حساس یا محرمانه است، نباید آن را به شکل خام در سرویس های عمومی هوش مصنوعی وارد کنید.
دوم صحت اطلاعات است. مدل ها ممکن است خطا کنند یا اطلاعات نادرست بسازند؛ پس همیشه بررسی توسط یک انسان لازم است.
استفاده از هوش مصنوعی برای نوشتن ایمیل کاری با هوش مصنوعی مزایایی دارد اما معایبی هم هست. اولین مشکل ممکن است این باشد که متن خیلی رباتیک شود و حس شخصی سازی از بین برود.
دوم اینکه استفاده بی هدف از مدل ها می تواند باعث کاهش مهارت نگارش فردی شود. سوم اینکه بعضی سازمان ها هنوز نتایج ملموس اقتصادی از پیاده سازی گسترده این فناوری نگرفته اند و باید با احتیاط طرح ریزی کرد.
برای مثال، فرض کنید می خواهید ایمیلی رسمی برای یادآوری جلسه ارسال کنید. ابتدا هدف را در یک جمله خلاصه کنید. سپس پرامپت را بنویسید: «ایمیلی رسمی، یادآوری جلسه فردا ساعت ۱۰، کوتاه و مودبانه، شامل لینک تقویم».
ابزار هوش مصنوعی متن پیشنهادی مورد نظرتان را تولید می کند. شما متن را بازبینی می کنید، نام ها و لینک را درست می کنید و سپس ارسال می کنید.
هوش مصنوعی برای متن های ساختاریافته و تکراری مناسب است. برای ایمیل های حساس، مذاکرات پیچیده، یا پیام هایی که نیاز به احساس و همدلی دارند، نگارش توسط انسان بهتر است.
البته ترکیب هر دو روش برای نوشتن ایمیل کاری با هوش مصنوعی معمولا بهترین نتیجه را می دهد: هوش مصنوعی متن اولیه را می سازد و انسان آن را شخصی سازی و تایید می کند.
اگر هدف ایمیل شما تبلیغاتی یا بازاریابی است، از هوش مصنوعی برای تولید چند نسخه موضوع ایمیل استفاده کنید و آن ها را با تست A/B امتحان کنید. ابزارهای تخصصی می توانند پیشنهادهای موضوعی را بر اساس نرخ باز شدن احتمالی ارائه دهند. همیشه متن را طوری نگه دارید که واضح و مختصر باشد و یک فراخوانی به عمل(Call To Action) مشخص داشته باشد.
نوشتن ایمیل کاری با هوش مصنوعی می تواند زمان شما را به شکل چشمگیری کاهش دهد. برای استفاده موثر از AI، ابتدا هدف و مخاطب را مشخص کنید، پرامپت شفاف بنویسید، متن تولید شده را بازبینی کنید و نکات امنیتی را رعایت کنید. به یاد داشته باشید که ترکیب هوش مصنوعی و بازبینی انسانی بهترین نتیجه را می دهد. اگر دوست دارید درباره جهان هوش مصنوعی و ترکیب آن با بازار کار بیشتر بدانید، دوره های آموزشی همیار آکادمی را از دست ندهید.
هیچ دیدگاهی ثبت نشده است.