یکی از مسائل بسیار مهمی که بسیاری از کسب و کارها از آن غافل می‌شوند، بحث بهره وری است. به عبارت ساده‌تر هر کسب و کاری برای این که بتواند بهترین بازدهی را داشته باشد و بتواند به خوبی رشد کند، باید بر روی بهره وری سازمان خود کار کند. بسیاری از شرکت‌ها هزینه‌های بسیار زیادی را صرف می‌کنند اما در نهایت به نتیجه مطلوبی نمی‌رشند. یکی از اصلی‌ترین مواردی که در بهره وری افراد و هر شرکتی تاثیرگذار این است که به خوبی آن را درک کنید و بتوانید به راحتی به هر فردی که از شما پرسید بهره وری چیست ، پاسخ دهید. در این مقاله به این سوال پاسخ می‌دهیم و به طور کامل راه‌کارهایی که در افزایش بهره وری شما تاثیرگذارند را بررسی می‌کنیم. 

بهره وری چیست؟

به زبان ساده بهره وری(productivity) یعنی نسبتِ نتایج حاصل به منابع مصرف شده، در مدت زمان معین. مثلاً در یک‌ماه گذشته، چند تومان برای ایمیل مارکتینگ هزینه کرده‌اید؟ این هزینه‌ها، چند تومان فروش برای شما ایجاد کرده است؟ در یک سال گذشته چطور؟ طبیعی است که همه کسب‌وکارها تمایل دارند بهره وری را تا جای ممکن افزایش دهند ولی باید مشخص کنند که در چه مدت زمانی می‌خواهند این کار را انجام دهند. کلمه «نتایج» باید شما را متوجه «اهداف» کند و به همین ترتیب کلمه «زمان» باید شما را به یاد «برنامه» و «مدیریت زمان» بیندازد. در حوزه کسب‌وکار بدون هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی و فرهنگ زمان‌مند، بحث کردن درباره بهره وری کاملا بی‌معنی است!

بهره وری در ادبیات مدیریتی

در ادبیات مدیریتی، بهره وری به دو بخش کلی تقسیم شده است. اولی اثربخشی(effectiveness) و دومی کارایی(efficiency) نام گرفته است. قصد نداریم وارد جزئیات بشویم، پس با چشم‌پوشی از آن‌ها، روی دو فرض اساسی توافق می‌کنیم! اگر بیشتر روی نتایج تمرکز کنیم و بخواهیم آن‌ها را حداکثر کنیم، به این معنی است که توجه بیشتری به اثربخشی داریم. به‌همین ترتیب، اگر بیشتر روی منابع مصرفی یا کاهش هزینه‌ها تمرکز کنیم، به این معنی است که توجه بیشتری به کارایی نشان داده‌ا‌یم. پس برای مقاصد کاربردی، می‌توانیم این دو فرض را به شکل زیر بیان کنیم:

1. افزایش اثربخشی یعنی پاسخ به این سوال: کار درست چیست؟ چه کارهایی را باید انجام دهم تا من را به اهداف نهایی کسب‌وکارم نزدیک‌تر کند؟
2. افزایش کارایی یعنی پاسخ به این سوال: روش درست چیست؟ چگونه همین کارهایی که انجام می‌دهم؛ ازران‌تر، سریع‌تر و آسان‌تر کنم؟

دقت کنید که ترکیب این دو مورد در کسب‌وکارها اهمیتی استراتژیک دارد. فرض اول تمرکز زیادی روی هدف‌‌گذاری و برنامه‌ریزی دارد و فرض دوم تاکید زیادی بر مدیریت زمان، اصلاح فرایندها و سیستم‌ سازی دارد. از آنجا که در مقاله دیگری مفصلا به بحث هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی پرداخته‌ایم، بیشترین تمرکز خود را روی مدیریت زمان می‌گذاریم. دلیل دیگر این است که زمان منبعی به‌شدت محدود و غیرقابل بازیافت است و عملا نمی‌توان آن را کنترل کرد. مثلا نمی‌توان در یک روز ۳۰ ساعت کار کرد. راه حل این است که نحوه استفاده از زمان را اصلاح کنیم تا کارها، سریع‌تر به نتیجه برسد.

مدیریت زمان را تبدیل به فرهنگ سازمانی کنید تا به فراموشی سپرده نشود

فرهنگ پیش‌بینی کننده خوبی برای رفتار جوامع است. کافی است آن را بشناسید تا حدس بزنید جامعه چگونه رفتار خواهد کرد. کافی است آن را شکل دهید تا جامعه به‌گونه‌ای رفتار کند که شما می‌خواهید. جامعه حتی فرهنگ خود را کپی می‌کند و از نسلی به نسل بعد تحویل می‌دهد. به تعبیری،‌ فرهنگ در جامعه مثل ژنتیک در بدن انسان عمل می‌کند. در تمام طول عمرمان سلول‌های ما آسیب می‌بینند و دوباره مثل اول تعمیر شده یا با سلول‌های جدید جایگزین می‌شوند. این قدرت ژنتیک است! در جوامع نیز فرهنگ به همین شکل عمل می‌کند و ارزش‌ها، اندیشه‌ها و رفتارها (یعنی خودش) را بازتولید می‌کند. کارآفرینان و مدیران باهوش از قدرت فرهنگ در کسب‌وکارشان استفاده می‌کنند.

فرهنگ چیست؟

به‌زبان ساده، فرهنگ نیرویی است که از اجتماع یا گروه به انسان‌ها وارد می‌شود تا اندیشه و رفتار آن‌ها را کنترل کند. تعاریف زیادی برای فرهنگ وجود دارد ولی در حوزه کاربرد، کافی است بدانید که فرهنگ همان فشار اجتماعی است که به شکل عادات، رسوم و ارزش‌ها نمایان می‌شود. ما خیلی از فکرها و رفتارها را به دو دسته خوب یا بد تقسیم می‌کنیم تا بتوانیم روابط دوستانه خود را با گروهی که در آن عضویت داریم، ادامه دهیم. یکی از کارکردهای طبیعی جوامع بادوام این است که ذهن‌های اعضا را مهندسی می‌کنند تا بتوانند به صورت سیستماتیک خود را بازسازی کنند و به بقای خود ادامه دهند.

تا اینجا به اندازه کافی درباره فرهنگ صحبت کردیم! الان می‌دانید که سازمان شما هم یک اجتماع کوچک است پس می‌تواند فرهنگ خاص خود را داشته باشد. به عنوان کارآفرین یا مدیر، نیاز دارید از قدرت فرهنگ سازمانی استفاده کنید تا مدیریت زمان و بهره وری را به رفتار غالب در اعضای تیم کسب‌وکار خود تبدیل کنید. این کار به سیستم سازی کسب‌وکار شما نیز کمک می‌کند چون بدون وابستگی به شخص شما باعث می‌شود اعضای تیم از طرف هم، نسبت به رعایت زمان‌بندی برنامه‌ها احساس فشار کنند.

چگونه مدیریت زمان را به فرهنگ سازمانی تبدیل کنیم؟

برای پاسخ به این سوال، لازم است نیروهای شکل دهنده به فرهنگ را بشناسیم. پاداش‌ها معمولا هرگونه یادگیری را تقویت می‌کنند، پس پاداش یکی از نیروهای مهم است. از طرفی فکرها و دغدغه‌هایی که به صورت مدام در سرمان تکرار می‌شوند، شکل دهنده فرهنگ و رفتارهای ما هستند. در ادامه روش‌هایی را معرفی می‌کنیم که با استفاده از آن‌ها به انگیزه‌ها و افکار افرادتان جهت دهید:

۱. بهره وری را به سیستم پاداش متصل کنید.

توسعه فرهنگی در جوامع، معمولا بعد از توسعه رفاهی اتفاق افتاده است. بنابراین هر کاری می‌کنید یادتان باشد که بهره وری را به سیستم پاداش متصل کنید، چون بهره وری عمدتا محصول مدیریت صحیح زمان است. تفکر سیستمی داشته باشید و به شکل زیر عمل کنید:

• بخش بیشتر پاداش‌ها را به تیم‌ها اختصاص دهید.
• بخشی از پاداش‌ها را نیز به تلاش‌های فردی تخصیص دهید.
• از تیم‌ها و افراد خوش‌قول در سازمانتان تعریف و تمجید کنید.

 به این ترتیب انگیزه افرادتان را تقویت می‌کنید تا یکدیگر را آموزش دهند و راهی پیدا کنند تا به‌عنوان یک تیم، بهره‌ورتر عمل کنند.

۲. از قدرت زبان استفاده کنید.

کلمات انرژی دارند. خود را عادت دهید در مکالمات سه نوع سوال زمان‌مند بپرسید تا بهره وری و اهمیت زمان را به هم گره بزنید:

• سوالات نتیجه‌گرا: در مورد نتایج کسب شده و اهداف محقق شده بپرسید، مثلا در طول هفته گذشته، چند عضو جدید به سایت اضافه شد؟
• سوالات هزینه‌گرا: در مورد هزینه‌ها یا منابع مصرف شده بپرسید، مثلا در ماه گذشته چقدر نفر-ساعت از کار پرسنل به تولید محتوا اختصاص داشت؟
• سوالات فرایند‌گرا: در مورد عملکردها بپرسید، مثلا در سه روز گذشته چند تماس تلفنی با مشتریان قبلی گرفته شده است؟

توجه داشته باشید که همه این سوالات یک قید زمان دارند. پس این به شما و افرادتان کمک خواهد کرد تا اهمیت زمان را همیشه به یاد داشته باشید. در مکالمات روزانه خود با همکاران و افرادتان حداقل یک‌بار از عبارت «مدیریت زمان» استفاده کنید. این کار باعث می‌شود اندیشه زمان‌مند، در ذهن‌ها جا بیفتد.

۳. شاخص کلیدی عملکرد (KPi) داشته باشید.

در سایر مقالات همیار به اهمیت داشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد اشاره کرده‌ایم. هر بار که هر چیزی را در کسب‌وکارتان ارزیابی می کنید مجبورید از این شاخص‌ها استفاده کنید. اینجا تنها نکته‌ای که به آن تاکید می‌کنیم، دخالت دادن زمان است تا بتوانیم مدیریت زمان را به عادت تبدیل کنیم. بنابراین توصیه می‌کنیم:

• شاخص‌های کلیدی عملکرد را با قید زمان طراحی کنید. مثلا: «درصد رشد ماهانه مخاطبان ماندگار».
• در همان بازه‌های زمانی شاخص‌ها را ارزیابی و گزارش کنید. وضعیت را با دوره‌های قبل مقایسه کنید.

به این ترتیب اهمیت زمان مدام به همه گوشزد می‌شود.

۴. کتاب «مدیر یک دقیقه‌ای» را به خود و افرادتان هدیه دهید.

کتاب مدیر یک دقیقه‌ای(One Minute Manager) توسط دو نفر از بزرگان مدیریت و رشد فردی نوشته است: کنت بلانچارد و اسپنسر جانسون. این کتاب را بخوانید و به همکارانتان نیز هدیه دهید!‌ درباره بینش‌ها و راه‌کارهای این کتاب خوب فکر کنید و بعد از آن سعی کنید از تعداد و مدت جلسات، کم کنید.

امروزه در خیلی از کسب‌وکارها، جلسات طولانی دونفره یا گروهی، جایی است برای وقت تلف کردن! اوایل زندگی مشترک زمانی که کارمند یک شرکت بزرگ بودم، همسرم روزانه ۴ بار به من زنگ می‌زد که حداقل سه‌بارش را در جلسه بودم! از او عذر می‌خواستم و بعدا با او صحبت می‌کردم. یک روز عصر همسرم به شوخی گفت شما که همیشه در جلسه هستید، پس کی کار می‌کنید؟! به این موضوع دقیقا فکر کردم و به این نتیجه رسیدم که حداقل ۷۰ درصد این جلسات فقط جایی برای «کار نکردن» است. برخی مدیران رده میانی هر وقت می‌خواستند «کار نکنند» و به یک توجیه جمعی رییس پسند برای کارهای انجام نشده دست پیدا کنند، جلسه می‌گذاشتند. البته به حق باید گفت که ارتباطات بخشی از سیستم اعصاب سازمان‌هاست که در هماهنگی و موفقیت آن نقش حیاتی دارد. ولی می‌توان ارتباطات را با استفاده از سیستم سازی کسب‌وکار، بهینه‌ کرد تا بهترین استفاده از زمان انجام شود.

۵. کتاب «۷ عادت مردمان موثر» را بخوانید و ایده‌های آن را ترویج کنید.

وقتی مرحوم استفان کاوی، کل آثار موفقیت یکصد سال اخیر را مطالعه می‌کرد تا رساله دکترایش را بنویسد هیچ وقت فکر نمی‌کرد که این رساله، به یکی از پرفروش‌ترین کتاب‌های سراسر دنیا تبدیل شود. به‌شدت توصیه می‌کنیم این کتاب را که به فارسی هم ترجمه شده، بخوانید و ۷ عادت را در کسب‌وکارتان وارد کنید:

• عادت ۱: آغازگر و عامل باشید. منفعل نباشید.
• عادت ۲: اول نتیجه پایانی را در ذهن خود مجسم کنید، سپس اجرا را شروع کنید.
• عادت ۳: اول اولویت‌‌ها را انجام دهید. اگر کارهای ضروری را انجام ندهید تبدیل به اضطرار می‌شوند. این یک مفهوم کلیدی در مدیریت زمان است.
• عادت ۴: برنده برنده بیندیشید.
• عادت ۵: اول دیگران را بفهمید، بعد بخواهید تا دیگران شما را بفهمند.
• عادت ۶: تیمی کار کنید تا از نیروی جمعی بهره‌مند شوید.
• عادت ۷: اره را تیز کنید. زمانی را برای بهتر کردن روش‌های خود تخصیص دهید.

همچنین شما می‌توانید در همیار آکادمی خلاصه‌ای ارزشمند از کتاب هفت عادت مردمان موثر را بخوانید چرا که به طور کامل این هفت عادت را توضیح داده‌ایم.. پیشنهاد ما به شما این است که قبل از خواندن کتاب، خلاصه‌ی آن را مطالعه کنید تا یک نگاه کلی و خوب نسبت به کتاب داشته باشید. 

۶. قانون ۸۰/۲۰ را در میان افراد ترویج کنید.

قانون «هشتاد – بیست» که در اصل به قانون پارتو(Pareto) معروف است می‌گوید ۸۰ درصد از نتایج، حاصل ۲۰ درصد از تلاش‌هاست! البته ما اصراری نداریم که این تقسیم‌بندی را بپذیرید ولی تاکید داریم که بسیاری تلاش‌ها ارزشش را ندارد که برایشان وقت صرف کنید. توصیه عملی این است:

• برای هر نتیجه یا فعالیت، یک زمان پایان تعیین کنید و تمام تلاش خود را بکنید تا در همان زمان، محقق شود یا پایان یابد.
• اگر و فقط اگر مشکلات غیر قابل اغماضی وجود داشت، موظفید در زمانی محدود، دوباره روی آن کار کنید.
• این ادبیات را وارد گفتگوهای روزانه خود با افراد کسب‌وکارتان کنید.

توصیه‌های فردی برای افزایش بهره وری

۱. تصمیم بگیرید چه چیزهایی را نمی‌خواهید.

به همان اندازه که مهم است بدانید چه می‌خواهید، اهمیت دارد که بدانید چه نمی‌خواهید. دانستن چیزهایی که می‌خواهید به هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی شما باز می‌گردد. به همین ترتیب، دانستن آنچه نمی‌خواهید به مدیریت صحیح زمان و بهره وری مرتبط می‌شود. بنابراین:

• ایده‌ها و آرزوهای بدون اولویت را کنار بگذارید. اگر فکر می‌کنید خیلی ارزشمند هستند، فقط آن‌ها را یادداشت کنید تا فعلا دست از سرتان بردارند!
• اگر عاشق آن ایده‌ها هستید، وقت ملاقاتی در آینده دور تعیین کنید تا شاید مجددا همدیگر را ببینید!
• به تقاضای پراکنده و نامربوط، نه بگویید. قرار نیست تمام اطرافیان از شما راضی باشند. کمال‌گرا نباشید.

۲. متناسب با سلیقه خود یک ابزار مدیریت زمان برگزینید و فقط از آن استفاده کنید.

مهم است که یک فهرست برای کارهای روزانه داشته باشید. به‌علاوه مهم است که آن‌ها را جایی ثبت کنید تا فراموشتان نشود. برای این منظور، ابزارها و اپلیکیشن‌های متعددی در دسترس است. کافی است در گوگل جستجو کند (top ten time management tools / apps) تا لیست‌های ۵ تایی، ۱۰ تایی، ۱۵ تایی، ۱۸ تایی و حتی ۲۴ تایی از این ابزارها در اختیار شما قرار بگیرد. ساده عمل کنید و متناسب با شرایط خود فقط از یک ابزار برای فهرست‌بندی و کنترل زمانی فعالیت‌ها استفاده کنید تا در استفاده از آن ماهر شوید. در استفاده از ابزارها و نرم‌افزارها، تنوع‌طلب نباشید. هدف این است که آن‌ها کار شما را آسان‌تر کنند نه اینکه شما را به خودشان مشغول کنند. گوشی تلفن همراه شما یا میز کارتان، کمد کفش و لباس نیست که با اپلیکیشن‌های رنگارنگ تزیین شود.

۳. گاهی اوقات حتما اهمال‌کاری کنید!

هر وقت از انجام کاری مطمئن نبودید یا نمی‌توانستید سریعا به آن نه بگویید، اهمال‌کاری کنید و تصمیم‌گیری را به زمانی در آینده نزدیک موکول کنید. احتمالا اشکالی در پذیرفتن آن کار وجود دارد که هنوز آگاهی کامل به آن ندارید. سعی کنید به این سوال فکر کنید: واقعا ۵ دلیل که نباید این کار را انجام دهم چیست؟ این سوال به ذهن شما کمک می‌کند که ندای درونی یا شهود خود را به رسمیت بشناسید و در مهلت مقرر به آگاهی برسد و احتمالا از یک گرفتاری یا دردسر که زمان شما را تلف خواهد کرد، در امان بمانید.

۴. تفریح کنید. زمانی برای آزادی کودک درون تخصیص دهید!

ما انسان‌ها ذاتا تمایل داریم در لحظه هرکاری که دوست داریم انجام دهیم، اما مدیریت زمان خلاف این را می‌طلبد. چند ساعت می‌توانید دوری از اینستاگرام و فیس‌بوک را تاب بیاورید؟ چند ساعت می‌توانید کت‌وشلوار شیک و دکمه یقه پیراهن خود را تحمل کنید؟‌ چند وقت می‌توانید به پیشنهاد‌های وسوسه‌انگیز خانواده یا دوستان برای یک سفر سه روزه، نه بگویید؟

روانشناسان معتقدند ما نیاز داریم به طور روزانه و هفتگی و ماهانه و سالانه، تفریحاتی برای خود در نظر بگیریم تا در مدت انجام آن‌ها احساس رهایی و آزادی کنیم. پس زمان‌هایی را در روز و هفته و ماه و سال تعیین کنید و به کودک درون خود اجازه دهید به طور ناگهانی و خودانگیخته هرکاری که می‌خواهد انجام دهد. وگرنه آن کودک درون در تمام مدتی که باید روی کارتان تمرکز کنید، نق‌نق خواهد کرد! اگر مدام سرکوبش کنید بالاخره به‌شکل یک خشم سرکوب شده، فوران خواهد کرد. اجازه ندهید این کودک سرکش، از تعادل خارج شود.

۵. از اشتباهات رایج در مدیریت زمان خودداری کنید.

ما معتقدیم بزرگترین بینش در مدیریت زمان، داشتن تعادل است. بنابراین بزرگترین اشتباه هم نداشتن تعادل خواهد بود. در ادامه به ۳ مورد مهم اشاره می‌کنیم.

• چندکارگی (multitasking): در یک بازه زمانی کوتاه، چند کار را با هم پیش نبرید. همانطور که اهداف با هم رقابت می‌کنند، کارها نیز با هم در رقابتند تا توجه و تمرکز شما را به خود جلب کنند. در هر بازه زمانی، فقط یک کار انجام دهید. توصیه‌هایی وجود دارد که در هر ۹۰ دقیقه، فقط روی یک کار تمرکز کنید. تاکید ما این است که روش مناسب خودتان را پیدا کنید و در بازه‌های زمانی یکسان، فقط روی یک کار متمرکز شوید.
• زمان‌بندی جزئیات (micro timing): کارهای ضروری زیر ۳ دقیقه را فهرست نکنید، بلکه همان موقع که پیش می‌آیند انجام دهید! کلمه میکروتایمینگ را از موسیقی قرض گرفته‌ام. در هنر موسیقی مهم است که نت‌ها با ترتیب و فاصله زمانی خیلی دقیق نواخته شوند. این موضوع در اجراهای گروهی مهم‌تر خواهد بود و میکروتایمینگ نام دارد. ممکن است یک نوازنده در یک گروه، فقط چند نوت معدود را در زمانی معین اجرا کند. پس خیلی مهم است که همان اجراهای چند ثانیه‌ای دقیقا در چه زمانی انجام شود. در کسب‌وکار لازم نیست برای کارهای معدود و خیلی کوتاه‌مدت، زمان‌ تعیین کنید. همان موقع انجام دهید و فراموشش کنید!
• کمال‌گرایی (perfectionism): کارها را یک‌بار به‌خوبی انجام دهید، در زمان معین تمام کنید و رهایشان کنید! در غیر این‌صورت اسیر کمال‌گرایی شده‌اید و این خلاف تفکر سیستمی است. اگر با ۲ ساعت درس‌خواندن نمره ۱۸ می‌گیرید لازم نیست ۱۰ ساعت درس بخوانید تا نمره ۱۹ بگیرید! به جای آن، با همان ۱۰ ساعت درس خواندن، در ۵ درس نمره ۱۸ بگیرید. کما‌ل‌گرایی فقط در خلق آثار هنری غیرتجاری پذیرفته است، نه در کسب‌وکار. همان‌طور که در مقاله سیستم سازی اشاره کردیم، تفکر سیستمی ایجاب می‌کند که همه جوانب کار شما هماهنگ رشد کنند و کارها باهم پیش بروند. بنابراین از بهینه‌سازی‌های جزئی صرف‌نظر کنید.

جمع‌بندی

مفهوم بهره وری، میراث قرن اخیر برای مدیریت است که البته در طول زمان تکامل‌هایی پیدا کرده است. این مفهوم از زمان شروع «تولید انبوه» و با ظهور کارخانه‌های بزرگ شکل گرفت و بیشتر بر مفهوم کارایی تمرکز داشت. یعنی قصد آن افزایش نتایج، نسبت به مصارف بود. بعدها مفهوم اثربخشی نیز موزد توجه قرار گرفت و سعی بر این شد که برنامه‌ها و اقدامات مناسب‌تری برای رسیدن به اهداف تعریف شود. به همین دلیل اهمیت سیستم سازی و بهبود فرایندها بیشتر شد. به تدریج و در چند دهه اخیر اهمیت زمان به‌عنوان منبعی کم‌یاب نیز در رابطه با بهره وری، پررنگ‌تر شد و سیلی از آثار درباره مدیریت زمان شکل گرفت که پر از توصیه‌های درست و غلط بود.

در سالیان اخیر توصیه‌های موفق‌تر برای مدیریت صحیح زمان مشخص شدند. نهایتا با رشد فن‌آوری اطلاعات، ابزارهایی در قالب نرم‌افزارهای آنلاین و اپلیکیشن‌های موبایلی ساخته شد که با یک جستجوی ساده در اینترنت با آن‌ها آشنا می‌شوید. تاکید ما در این مقاله بر این است که اهمیت زمان در بهره وری را تبدیل به فرهنگ سازمانی خود کنید. آثار و کتاب‌های مفید را در این زمینه مطالعه کنید. فریفته ابزارهای رنگارنگ نشوید و یکی از آن‌ها را برای خود انتخاب کنید. بینش‌ها مهم‌تر از ابزارها هستند. همچنین در همه‌حال تعادل را رعایت کنید و از اشتباهات رایج در مدیریت زمان بپرهیزید.

نویسنده Business Coach حسین مشتری

Business Coach