یا
ورود با ایمیل
login with gmail
Business Coach حسین مشتری
فهرست مطالب
یکی از مسائل بسیار مهمی که بسیاری از کسب و کارها از آن غافل می‌شوند، بحث بهره وری است. به عبارت ساده‌تر هر کسب و کاری برای این که بتواند بهترین بازدهی را داشته باشد و بتواند به خوبی رشد کند، باید بر روی بهره وری سازمان خود کار کند. بسیاری از شرکت‌ها هزینه‌های بسیار زیادی را صرف می‌کنند اما در نهایت به نتیجه مطلوبی نمی‌رشند. یکی از اصلی‌ترین مواردی که در بهره وری افراد و هر شرکتی تاثیرگذار این است که به خوبی آن را درک کنید و بتوانید به راحتی به هر فردی که از شما پرسید بهره وری چیست ، پاسخ دهید. در این مقاله به این سوال پاسخ می‌دهیم و به طور کامل راه‌کارهایی که در افزایش بهره وری شما تاثیرگذارند را بررسی می‌کنیم.
به زبان ساده بهره وری(productivity) یعنی نسبتِ نتایج حاصل به منابع مصرف شده، در مدت زمان معین. مثلاً در یک‌ماه گذشته، چند تومان برای ایمیل مارکتینگ هزینه کرده‌اید؟ این هزینه‌ها، چند تومان فروش برای شما ایجاد کرده است؟ در یک سال گذشته چطور؟ طبیعی است که همه کسب‌وکارها تمایل دارند بهره وری را تا جای ممکن افزایش دهند ولی باید مشخص کنند که در چه مدت زمانی می‌خواهند این کار را انجام دهند. کلمه «نتایج» باید شما را متوجه «اهداف» کند و به همین ترتیب کلمه «زمان» باید شما را به یاد «برنامه» و «مدیریت زمان» بیندازد. در حوزه کسب‌وکار بدون هدفگذاری، برنامه‌ریزی و فرهنگ زمان‌مند، بحث کردن درباره بهره وری کاملا بی‌معنی است!
در ادبیات مدیریتی، بهره وری به دو بخش کلی تقسیم شده است. اولی اثربخشی(effectiveness) و دومی کارایی(efficiency) نام گرفته است. قصد نداریم وارد جزئیات بشویم، پس با چشم‌پوشی از آن‌ها، روی دو فرض اساسی توافق می‌کنیم! اگر بیشتر روی نتایج تمرکز کنیم و بخواهیم آن‌ها را حداکثر کنیم، به این معنی است که توجه بیشتری به اثربخشی داریم. به‌همین ترتیب، اگر بیشتر روی منابع مصرفی یا کاهش هزینه‌ها تمرکز کنیم، به این معنی است که توجه بیشتری به کارایی نشان دادهایم. پس برای مقاصد کاربردی، می‌توانیم این دو فرض را به شکل زیر بیان کنیم:
دقت کنید که ترکیب این دو مورد در کسب‌وکارها اهمیتی استراتژیک دارد. فرض اول تمرکز زیادی روی هدفگذاری و برنامه‌ریزی دارد و فرض دوم تاکید زیادی بر مدیریت زمان، اصلاح فرایندها و سیستم سازی دارد. از آنجا که در مقاله دیگری مفصلا به بحث هدفگذاری و برنامه‌ریزی پرداخته‌ایم، بیشترین تمرکز خود را روی مدیریت زمان می‌گذاریم. دلیل دیگر این است که زمان منبعی به‌شدت محدود و غیرقابل بازیافت است و عملا نمی‌توان آن را کنترل کرد. مثلا نمی‌توان در یک روز ۳۰ ساعت کار کرد. راه حل این است که نحوه استفاده از زمان را اصلاح کنیم تا کارها، سریع‌تر به نتیجه برسد.
فرهنگ پیش‌بینی کننده خوبی برای رفتار جوامع است. کافی است آن را بشناسید تا حدس بزنید جامعه چگونه رفتار خواهد کرد. کافی است آن را شکل دهید تا جامعه به‌گونه‌ای رفتار کند که شما می‌خواهید. جامعه حتی فرهنگ خود را کپی می‌کند و از نسلی به نسل بعد تحویل می‌دهد. به تعبیری، فرهنگ در جامعه مثل ژنتیک در بدن انسان عمل می‌کند. در تمام طول عمرمان سلول‌های ما آسیب می‌بینند و دوباره مثل اول تعمیر شده یا با سلول‌های جدید جایگزین می‌شوند. این قدرت ژنتیک است! در جوامع نیز فرهنگ به همین شکل عمل می‌کند و ارزش‌ها، اندیشه‌ها و رفتارها (یعنی خودش) را بازتولید می‌کند. کارآفرینان و مدیران باهوش از قدرت فرهنگ در کسب‌وکارشان استفاده می‌کنند.
به‌زبان ساده، فرهنگ نیرویی است که از اجتماع یا گروه به انسان‌ها وارد می‌شود تا اندیشه و رفتار آن‌ها را کنترل کند. تعاریف زیادی برای فرهنگ وجود دارد ولی در حوزه کاربرد، کافی است بدانید که فرهنگ همان فشار اجتماعی است که به شکل عادات، رسوم و ارزش‌ها نمایان می‌شود. ما خیلی از فکرها و رفتارها را به دو دسته خوب یا بد تقسیم می‌کنیم تا بتوانیم روابط دوستانه خود را با گروهی که در آن عضویت داریم، ادامه دهیم. یکی از کارکردهای طبیعی جوامع بادوام این است که ذهن‌های اعضا را مهندسی می‌کنند تا بتوانند به صورت سیستماتیک خود را بازسازی کنند و به بقای خود ادامه دهند.
تا اینجا به اندازه کافی درباره فرهنگ صحبت کردیم! الان می‌دانید که سازمان شما هم یک اجتماع کوچک است پس می‌تواند فرهنگ خاص خود را داشته باشد. به عنوان کارآفرین یا مدیر، نیاز دارید از قدرت فرهنگ سازمانی استفاده کنید تا مدیریت زمان و بهره وری را به رفتار غالب در اعضای تیم کسب‌وکار خود تبدیل کنید. این کار به سیستم سازی کسب‌وکار شما نیز کمک می‌کند چون بدون وابستگی به شخص شما باعث می‌شود اعضای تیم از طرف هم، نسبت به رعایت زمان‌بندی برنامه‌ها احساس فشار کنند.
برای پاسخ به این سوال، لازم است نیروهای شکل دهنده به فرهنگ را بشناسیم. پاداش‌ها معمولا هرگونه یادگیری را تقویت می‌کنند، پس پاداش یکی از نیروهای مهم است. از طرفی فکرها و دغدغه‌هایی که به صورت مدام در سرمان تکرار می‌شوند، شکل دهنده فرهنگ و رفتارهای ما هستند. در ادامه روش‌هایی را معرفی می‌کنیم که با استفاده از آن‌ها به انگیزه‌ها و افکار افرادتان جهت دهید:
توسعه فرهنگی در جوامع، معمولا بعد از توسعه رفاهی اتفاق افتاده است. بنابراین هر کاری می‌کنید یادتان باشد که بهره وری را به سیستم پاداش متصل کنید، چون بهره وری عمدتا محصول مدیریت صحیح زمان است. تفکر سیستمی داشته باشید و به شکل زیر عمل کنید:
به این ترتیب انگیزه افرادتان را تقویت می‌کنید تا یکدیگر را آموزش دهند و راهی پیدا کنند تا به‌عنوان یک تیم، بهره‌ورتر عمل کنند.
کلمات انرژی دارند. خود را عادت دهید در مکالمات سه نوع سوال زمان‌مند بپرسید تا بهره وری و اهمیت زمان را به هم گره بزنید:
توجه داشته باشید که همه این سوالات یک قید زمان دارند. پس این به شما و افرادتان کمک خواهد کرد تا اهمیت زمان را همیشه به یاد داشته باشید. در مکالمات روزانه خود با همکاران و افرادتان حداقل یک‌بار از عبارت «مدیریت زمان» استفاده کنید. این کار باعث می‌شود اندیشه زمان‌مند، در ذهن‌ها جا بیفتد.
در سایر مقالات همیار به اهمیت داشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد اشاره کرده‌ایم. هر بار که هر چیزی را در کسب‌وکارتان ارزیابی می کنید مجبورید از این شاخص‌ها استفاده کنید. اینجا تنها نکته‌ای که به آن تاکید می‌کنیم، دخالت دادن زمان است تا بتوانیم مدیریت زمان را به عادت تبدیل کنیم. بنابراین توصیه می‌کنیم:
به این ترتیب اهمیت زمان مدام به همه گوشزد می‌شود.
کتاب مدیر یک دقیقه‌ای(One Minute Manager) توسط دو نفر از بزرگان مدیریت و رشد فردی نوشته است: کنت بلانچارد و اسپنسر جانسون. این کتاب را بخوانید و به همکارانتان نیز هدیه دهید! درباره بینش‌ها و راه‌کارهای این کتاب خوب فکر کنید و بعد از آن سعی کنید از تعداد و مدت جلسات، کم کنید.
امروزه در خیلی از کسب‌وکارها، جلسات طولانی دونفره یا گروهی، جایی است برای وقت تلف کردن! اوایل زندگی مشترک زمانی که کارمند یک شرکت بزرگ بودم، همسرم روزانه ۴ بار به من زنگ می‌زد که حداقل سه‌بارش را در جلسه بودم! از او عذر می‌خواستم و بعدا با او صحبت می‌کردم. یک روز عصر همسرم به شوخی گفت شما که همیشه در جلسه هستید، پس کی کار می‌کنید؟! به این موضوع دقیقا فکر کردم و به این نتیجه رسیدم که حداقل ۷۰ درصد این جلسات فقط جایی برای «کار نکردن» است. برخی مدیران رده میانی هر وقت می‌خواستند «کار نکنند» و به یک توجیه جمعی رییس پسند برای کارهای انجام نشده دست پیدا کنند، جلسه می‌گذاشتند. البته به حق باید گفت که ارتباطات بخشی از سیستم اعصاب سازمان‌هاست که در هماهنگی و موفقیت آن نقش حیاتی دارد. ولی می‌توان ارتباطات را با استفاده از سیستم سازی کسب‌وکار، بهینه کرد تا بهترین استفاده از زمان انجام شود.
وقتی مرحوم استفان کاوی، کل آثار موفقیت یکصد سال اخیر را مطالعه می‌کرد تا رساله دکترایش را بنویسد هیچ وقت فکر نمی‌کرد که این رساله، به یکی از پرفروش‌ترین کتاب‌های سراسر دنیا تبدیل شود. به‌شدت توصیه می‌کنیم این کتاب را که به فارسی هم ترجمه شده، بخوانید و ۷ عادت را در کسب‌وکارتان وارد کنید:
همچنین شما می‌توانید در همیار آکادمی خلاصه‌ای ارزشمند از کتاب هفت عادت مردمان موثر را بخوانید چرا که به طور کامل این هفت عادت را توضیح دادهایم.. پیشنهاد ما به شما این است که قبل از خواندن کتاب، خلاصه‌ی آن را مطالعه کنید تا یک نگاه کلی و خوب نسبت به کتاب داشته باشید.
قانون «هشتاد – بیست» که در اصل به قانون پارتو(Pareto) معروف است می‌گوید ۸۰ درصد از نتایج، حاصل ۲۰ درصد از تلاش‌هاست! البته ما اصراری نداریم که این تقسیم‌بندی را بپذیرید ولی تاکید داریم که بسیاری تلاش‌ها ارزشش را ندارد که برایشان وقت صرف کنید. توصیه عملی این است:
به همان اندازه که مهم است بدانید چه می‌خواهید، اهمیت دارد که بدانید چه نمی‌خواهید. دانستن چیزهایی که می‌خواهید به هدفگذاری و برنامه‌ریزی شما باز می‌گردد. به همین ترتیب، دانستن آنچه نمی‌خواهید به مدیریت صحیح زمان و بهره وری مرتبط می‌شود. بنابراین:
مهم است که یک فهرست برای کارهای روزانه داشته باشید. به‌علاوه مهم است که آن‌ها را جایی ثبت کنید تا فراموشتان نشود. برای این منظور، ابزارها و اپلیکیشن‌های متعددی در دسترس است. کافی است در گوگل جستجو کند (top ten time management tools / apps) تا لیست‌های ۵ تایی، ۱۰ تایی، ۱۵ تایی، ۱۸ تایی و حتی ۲۴ تایی از این ابزارها در اختیار شما قرار بگیرد. ساده عمل کنید و متناسب با شرایط خود فقط از یک ابزار برای فهرست‌بندی و کنترل زمانی فعالیت‌ها استفاده کنید تا در استفاده از آن ماهر شوید. در استفاده از ابزارها و نرم‌افزارها، تنوع‌طلب نباشید. هدف این است که آن‌ها کار شما را آسان‌تر کنند نه اینکه شما را به خودشان مشغول کنند. گوشی تلفن همراه شما یا میز کارتان، کمد کفش و لباس نیست که با اپلیکیشن‌های رنگارنگ تزیین شود.
هر وقت از انجام کاری مطمئن نبودید یا نمی‌توانستید سریعا به آن نه بگویید، اهمال‌کاری کنید و تصمیم‌گیری را به زمانی در آینده نزدیک موکول کنید. احتمالا اشکالی در پذیرفتن آن کار وجود دارد که هنوز آگاهی کامل به آن ندارید. سعی کنید به این سوال فکر کنید: واقعا ۵ دلیل که نباید این کار را انجام دهم چیست؟ این سوال به ذهن شما کمک می‌کند که ندای درونی یا شهود خود را به رسمیت بشناسید و در مهلت مقرر به آگاهی برسد و احتمالا از یک گرفتاری یا دردسر که زمان شما را تلف خواهد کرد، در امان بمانید.
ما انسان‌ها ذاتا تمایل داریم در لحظه هرکاری که دوست داریم انجام دهیم، اما مدیریت زمان خلاف این را می‌طلبد. چند ساعت می‌توانید دوری از اینستاگرام و فیس‌بوک را تاب بیاورید؟ چند ساعت می‌توانید کت‌وشلوار شیک و دکمه یقه پیراهن خود را تحمل کنید؟ چند وقت می‌توانید به پیشنهاد‌های وسوسه‌انگیز خانواده یا دوستان برای یک سفر سه روزه، نه بگویید؟
روانشناسان معتقدند ما نیاز داریم به طور روزانه و هفتگی و ماهانه و سالانه، تفریحاتی برای خود در نظر بگیریم تا در مدت انجام آن‌ها احساس رهایی و آزادی کنیم. پس زمان‌هایی را در روز و هفته و ماه و سال تعیین کنید و به کودک درون خود اجازه دهید به طور ناگهانی و خودانگیخته هرکاری که می‌خواهد انجام دهد. وگرنه آن کودک درون در تمام مدتی که باید روی کارتان تمرکز کنید، نق‌نق خواهد کرد! اگر مدام سرکوبش کنید بالاخره به‌شکل یک خشم سرکوب شده، فوران خواهد کرد. اجازه ندهید این کودک سرکش، از تعادل خارج شود.
ما معتقدیم بزرگترین بینش در مدیریت زمان، داشتن تعادل است. بنابراین بزرگترین اشتباه هم نداشتن تعادل خواهد بود. در ادامه به ۳ مورد مهم اشاره می‌کنیم.
مفهوم بهره وری، میراث قرن اخیر برای مدیریت است که البته در طول زمان تکامل‌هایی پیدا کرده است. این مفهوم از زمان شروع «تولید انبوه» و با ظهور کارخانه‌های بزرگ شکل گرفت و بیشتر بر مفهوم کارایی تمرکز داشت. یعنی قصد آن افزایش نتایج، نسبت به مصارف بود. بعدها مفهوم اثربخشی نیز موزد توجه قرار گرفت و سعی بر این شد که برنامه‌ها و اقدامات مناسب‌تری برای رسیدن به اهداف تعریف شود. به همین دلیل اهمیت سیستم سازی و بهبود فرایندها بیشتر شد. به تدریج و در چند دهه اخیر اهمیت زمان به‌عنوان منبعی کم‌یاب نیز در رابطه با بهره وری، پررنگ‌تر شد و سیلی از آثار درباره مدیریت زمان شکل گرفت که پر از توصیه‌های درست و غلط بود.
در سالیان اخیر توصیه‌های موفق‌تر برای مدیریت صحیح زمان مشخص شدند. نهایتا با رشد فن‌آوری اطلاعات، ابزارهایی در قالب نرم‌افزارهای آنلاین و اپلیکیشن‌های موبایلی ساخته شد که با یک جستجوی ساده در اینترنت با آن‌ها آشنا می‌شوید. تاکید ما در این مقاله بر این است که اهمیت زمان در بهره وری را تبدیل به فرهنگ سازمانی خود کنید. آثار و کتاب‌های مفید را در این زمینه مطالعه کنید. فریفته ابزارهای رنگارنگ نشوید و یکی از آن‌ها را برای خود انتخاب کنید. بینش‌ها مهم‌تر از ابزارها هستند. همچنین در همه‌حال تعادل را رعایت کنید و از اشتباهات رایج در مدیریت زمان بپرهیزید.
Business Coach
با سلام ,مطالب بسیار کارآمد و مفید هستند و اگه با دقت به کار گرفته بشه خیلی میتونه به سیستم کسب و کار کمک کنه متن مقاله رو جاستیفای کنید خیلی جذاب تر میشه .سپاس
پاسخ