لیست کارهای روزانه یا لیست انجام کار که با نام To Do List هم شناخته میشود، یکی از ابزارهای مهم و ضروری برای سر و سامان بخشیدن به کارهای روزانه است. بسیاری از افراد هر روز برای کارهای روزانه خود برنامهریزی میکنند ولی نهایتاً 50 درصد برنامهریزی خود را محقق میکنند اما واقعاً چه باید کرد؟ چگونه باید لیست کارهای روزانه خود را بنویسیم که بتوانیم به تمام کارها و وظایف خودمان برسیم؟ در این مقاله قصد داریم 15 راهکار موثر برای نوشتن یک To Do List عالی ارائه دهیم. در صورتی که شما هم تصمیم دارید برنامهریزی خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید و به تمام کارهای خود برسید، تا پایان این مقاله با ما همراه شوید.
To Do List چیست؟
To Do List با اسم «لیست انجام کار» یا «لیست کارهای روزانه» هم شناخته میشود. این لیست مجموعهای از کارهایی است که ما میخواهیم در طول یک روز انجام دهیم. بعضی افراد لیست کارهای روزانه خود را روی کاغذ مینویسند و برخی دیگر هم از اپلیکیشنها و نرم افزارهای موجود برای نوشتن To Do List خود استفاده میکنند. در واقع افراد مختلف برای نوشتن این لیست از روشهای گوناگونی استفاده میکنند. همچنین برخی این لیست را شب قبل و برخی دیگر در ابتدای صبح مینویسند. در کل اگر این لیست با هوشمندی و واقعبینی نوشته شود، مطمئن باشید که میتواند شما را به هدفتان برساند ولی اگر لیست کارهای خود را با دقت ننویسید، مطمئن باشید که به مشکل برمیخورید، تمام کارهای خود را نصفه و نیمه رها میکنید و پس از مدتی ممکن است انگیزه خودتان را هم از دست بدهید.
نوشتن To Do List یکی از مهمترین دغدغههای افراد موفق و باهوش است. این افراد برای زمان خود ارزش زیادی قائل هستند؛ زیرا میدانند که رسیدن به اهداف بدون برنامهریزی و حساسیت روی زمان، تقریباً غیرممکن است. جالب است بدانید که بنجامین فرانکلین، سیاستمدار معروف آمریکا که عکس او روی 100 دلاری چاپ شده، یکی از افرادی است که همیشه دغدغه نوشتن کارهای روزانه خودش را داشت. او برای این کار یک برنامه 13 هفتهای (91 روزه) تنظیم میکرد و خیلی حساس بود که در این 91 روز به برنامه خودش وفادار باشد. وی To Do List خودش را به یک هدف وابسته میکرد و این برنامه را به گونهای تنظیم میکرد که در پایان 91 روز به هدفی که مد نظر داشت میرسید.
اگر نگاهی به زندگینامه بزرگان تاریخ بیندازید متوجه خواهید شد که این افراد تلاش میکردند برای تمام ساعات و روزهای خودشان برنامهریزی کنند و کارهایشان را طبق برنامه پیش ببرند. واقعاً داشتن برنامه روزانه چه مزایایی دارد؟ در ادامه مقاله به مزایا و محاسن داشتن یک To Do List برای انجام کارهای روزانه اشاره خواهیم کرد.
مزایای استفاده از To Do List
داشتن لیست کارهای روزانه به شما کمک میکند که زندگی خود را طبق برنامه پیش برده و از لحظات زندگی خود بیشترین استفاده را ببرید. زمان، ارزشمندترین دارایی هر انسان است و اگر انسان برای این زمان ارزش و اهمیت قائل شود و برای آن برنامه داشته باشد، میتواند زندگی خود را متحول کند. در ادامه به چند مورد از مزایای داشتن To Do List اشاره شده است:
1. جلوگیری از سردرگمی در طول روز
اولین مزیتی که استفاده از To Do List برای شما دارد، نجات از سردرگمی در طول روز است. فرض کنید که صبح از خواب بیدار میشوید و هیچ برنامهای هم ندارید. به صورت شانسی هر کاری به ذهنتان رسید انجام میدهید و خبر ندارید که کارهای مهمتری هست که باید سریعتر انجام دهید. همچنین نمیدانید که برای انجام یک کار مشخص چقدر زمان دارید. در نتیجه کاری که نهایتاً یک ساعت زمان میخواهد، ممکن است 4 ساعت از زمان شما را بگیرد. بنابراین با استفاده از To Do List میتوانید با یک ذهن منظم و برنامه دقیق به استقبال روز بروید.
2. جلوگیری از فراموشی کارها
نوشتن To Do List برای شما نقش یک قرص ضد فراموشی را دارد که پس از مصرف آن دیگر کارهای خودتان را فراموش نمیکنید و میتوانید هر کار را به موقع و درست انجام دهید. بدون نوشتن لیست کارهای روزانه حتماً به مشکل برمیخورید و بخشی از کارهای روزانه خود را فراموش خواهید کرد. بنابراین برای جلوگیری از فراموش کردن کارها حتماً لیست کارها را یادداشت کنید.
3. افزایش چشمگیر بهره وری
وقتی بدانید که امروز قرار است چه کارهایی انجام دهید، مسلماً ذهنتان نظم میگیرد و از وظایف خودش آگاه میشود. بنابراین وقتی سراغ انجام کارها میروید، خیلی بهتر و سریعتر عمل میکنید؛ چون ذهنتان آمادگی همه چیز را دارد. به همین خاطر است که نوشتن To Do List بهرهوری شما را به میزان قابل توجهی افزایش میدهد.
4. افزایش انگیزه برای رسیدن به اهداف
یکی دیگر از مزایای نوشتن To Do List افزایش انگیزه برای رسیدن به اهداف است. اگر میخواهید به اهداف خود برسید و عملکرد خود را بهبود ببخشید باید لیست کارهای روزانه خودتان را به یک هدف مهم، مشخص و زماندار گره بزنید. مثلا بگویید که باید در پایان این هفته، فلان مقدار درآمد کسب کنم تا بتوانم فلان کالا را خریداری کنم. البته حتماً سعی کنید اهداف خود را یادداشت کنید چرا که این کار انگیزه شما را برای رسیدن به اهداف چند برابر میکند.
15 راهکار موثر برای نوشتن یک To Do List عالی
در حال حاضر افراد زیادی هستند که لیست کارهای روزانه خود را مینویسند ولی به دلایل مختلف نمیتوانند برنامهها و اهداف خود را محقق کنند. در این بخش از مقاله میخواهیم با 15 راهکار ویژه و عالی برای نوشتن To Do List آشنا شویم. این راهکارها به ما کمک میکند که لیست کارهای روزانه خود را به گونهای بنویسیم که بتوانیم به همه بخشهای آن عمل کنیم.
1. قورباغه خود را قورت دهید
تاکنون کتاب قورباغه ات را قورت بده اثر برایان تریسی را مطالعه کردهاید؟ او در این کتاب به یکی از مهمترین اصول و مبانی برنامهریزی و نوشتن To Do List اشاره میکند و از مخاطبان خودش میخواهد که سختترین کارها را در اولویت قرار دهند؛ زیرا وقتی مهمترین و سختترین کارها را زودتر از سایر کارها انجام دهید، انرژی میگیرید و میتوانید خیلی راحت به بقیه کارهایتان برسید. این در حالی است که اگر کارهای آسان را ابتدا انجام دهید و در نهایت سراغ کارهای سخت و مشکل بروید، دیگر انرژی چندانی برای روبرو شدن با کارهای دشوار ندارید و به همین خاطر ممکن است نتوانید این دسته از کارها را به پایان برسانید. برایان تریسی در این کتاب مینویسد:
خود را موظف کنید که بلافاصله دست به کار شوید و آنقدر مداومت به خرج دهید تا کار را به اتمام برسانید. پیش از آنکه دست به انجام کار دیگری بزنید، به این کار مثل یک امتحان فکر کنید و با آن مثل یک مبارزه فردی روبرو شوید. در برابر این وسوسه که اول کارهای آسانتر را انجام دهید، مقاومت کنید. مدام به خودتان یادآوری کنید که مهمترین تصمیمی که هر روز میگیرید این است که اول چه کاری را انجام بدهید و بعد از آن به چه کاری مشغول بشوید. البته اگر کار اول را به انجام برسانید.
2. از برنامه های To Do List استفاده کنید
برنامهها، اپلیکیشنها و نرمافزارهای مختلفی برای نوشتن To Do List وجود دارند. این برنامهها معمولاً قابلیتهای مختلفی از جمله ویژگی یادآوری دارند که به شما کمک میکنند با انگیزه و اشتیاق بیشتری برنامه روزانه خود را پیش ببرید و از میزان پیشرفت روزانه خود مطلع شوید. یکی از معروفترین برنامههای موجود نرم افزار مایکروسافت To Do است که قابلیتهای بسیار خوبی دارد و در پیشبرد کارهای روزانه به شما کمک زیادی میکند. اپلیکیشنهای Taskulu ،Todoist ،Asana و نرم افزار Trello هم میتواند برای این کار مفید باشد.
3. دلیل اهمیت هر کاری را یادداشت کنید
اگر لیست کارهای روزانه خود را پر از کارهای خستهکننده و استرسزا کنیم، مطمئناً به مشکل خواهیم خورد و پس از مدتی بهرهوری ما به میزان قابل توجهی افت خواهد کرد. بهترین راه برای افزایش بهره وری این است که برنامه روزانه خود را به یک هدف مهم و ارزشمند گره بزنیم. با این کار انگیزه بیشتری برای انجام کارها پیدا میکنیم. سعی کنید در ابتدای To Do List خود بنویسید که چه هدف والا و ارزشمندی دارید. این کار انگیزه شما را بیشتر میکند و از طرفی باعث میشود که انجام آن کار برای شما آسانتر شود.
4. کارهای کم ارزش و بی ارزش را از لیست خود حذف کنید
یکی از کارهای مهمی که باید بر اساس ماتریس آیزنهاور انجام دهید این است که کارهای خود را به 4 دسته تقسیم بندی کنید که در زیر این چهار دسته را برای شما مضخص کردهایم:
- کارهای فوری و مهم
- کاری مهم و غیرفوری
- کارهای فوری و غیرمهم
- کارهای غیرفوری و غیرمهم
سعی کنید کارهای غیرفوری و غیرمهم را انجام ندهید. این کارها زمان شما را تلف میکند و چندان ارزش و اهمیتی هم ندارد. بنابراین سعی کنید که تمرکز خود را روی کارهای مهم بگذارید تا بتوانید آنها را به درستی انجام دهید. کارهای غیرفوری و غیرمهم، باعث از بین رفتن انرژی هستند و هیچ سودی هم ندارند. حذف کردن این کارها از لیست شما باعث افزایش بهرهوری و کاهش حواسپرتی شما خواهد شد.
5. برای هر روز و هر هفته خود یک To Do List ایجاد کنید
توجه داشته باشید که یکی از بهترین روشها برای نوشتن To Do List این است که برای هر روز و هر هفته خود یک لیست مجزا بنویسید و سعی کنید به این برنامهها پایبند باشید. در ادامه سه راهکار برای مدیریت کارهای روزانه و هفتگی ارائه شده است:
- در روز یک تا سه وظیفه مهم را انتخاب کنید و بر روی آنها متمرکز شوید. توجه کنید که در آن روز به هیچ کار دیگری فکر نکنید و تمام تمرکزتان را روی انجام آن کارها بگذارید.
- در پایان هر روز کاری، شش کار را برای روز بعد انتخاب و تمامی آنها را اولویتبندی کنید. تمامی کارها را در روز بعد انجام دهید و همین رویه را برای روزهای دیگر نیز اجرا کنید.
- اولویت کارهایتان را به سه دستهی اولویت پایین، اولویت متوسط و اولویت بالا تقسیمبندی و سعی کنید تعداد کارها در هر دسته یکسان نباشد.
6. کارهای بزرگ را به کارهای کوچک تقسیم کنید
گاهی مواقع پروژههای سنگینی به ما واگذار میشود و حجم کار این پروژهها به قدری زیاد است که وقتی میخواهیم آن را شروع کنیم، خودمان باورمان نمیشود که از عهده انجام دادن و به پایان رساندن آن بربیاییم. در این مواقع باید پروژه یا کار بزرگ خود را به بخشهای کوچکتری تقسیمبندی کنیم و سپس کار را پیش ببریم. این روش سرعت انجام کار را بیشتر میکند و اعتماد به نفس ما را به میزان قابل توجهی افزایش میدهد.
7. به هر کار یک زمان مشخص و معین اختصاص دهید
یکی دیگر از روشهای عالی برای افزایش بهرهوری و نوشتن یک To Do List عالی این است که به هر کدام از کارهای خود یک زمان مشخص و معین اختصاص دهیم. به عنوان مثال جلوی کارهای خودمان بنویسیم که برای این کار چقدر زمان داریم و این کار باید در چند ساعت (مثلاً 3 ساعت) به پایان برسد. البته دقت داشته باشید که باید این کار با واقعبینی انجام شود. به عنوان مثال اگر کاری 5 ساعت زمان نیاز دارد، به آن 3 ساعت زمان اختصاص ندهیم؛ زیرا این کار باعث میشود که ما نتوانیم To Do List خودمان را به درستی پیش ببریم و در پیشبرد کارها به مشکل میخوریم. از طرفی پس از مدتی اعتماد به نفس ما آسیب میبیند و احساس میکنیم که در برنامهریزی ناموفق و ناکارآمد هستیم.
8. باید To Do List شما واقع بینانه باشد
بعضی افراد در هنگام نوشتن To Do List اصلاً توجهی ندارند که این لیست باید منطقی و آگاهانه نوشته شده باشد و به همین خاطر ممکن است 20 کار را در لیست خود بنویسند و بخواهند همه این 20 کار را در یک روز انجام دهند. در حالی که این 20 کار ممکن است 20 ساعت زمان نیاز داشته باشد. سعی کنید این لیست را با هوشیاری و واقعبینی تمام بنویسید؛ زیرا اگر این لیست واقعبینانه نباشد، مسلماً خودتان از دیدن آن وحشت میکنید و حتی اگر وحشت نکنید هم قطعاً از عهده به انجام رساندن تمام کارهای موجود در این لیست برنخواهید آمد و همین موضوع باعث میشود انگیزه خود را از دست بدهید.
9. از To Do List خود نقاشی بکشید
دانشمندان در یک آزمایش، 40 ثانیه به افراد اجازه دادند تا کلمات را ترسیم و یادداشت کنند. پس از ترسیم و یادداشت کلمات، از آنها خواسته شد تا کلمات را به یاد بیاورند. بیش از دوبرابر افراد، کلماتی به یادشان میآمد که ترسیم کرده بودند. دانشمندان بر این باور هستند که این اتفاق تنها به علت مهارتهایی است که هنگام ترسیم به کار میگیریم بنابراین اگر کارهایتان را انجام نمیدهید و یا آنها را فراموش میکنید، بهترین راه این است که آنها را ترسیم کنید. شاید با انجام این کار شگفتزده شوید؛ زیرا هر کاری که میخواستید انجام دهید را میتوانید به راحتی به یاد بیاورید.
10. از اصل پارتو کمک بگیرید
یکی از بهترین و موثرترین قوانین برای افزایش بهرهوری، اصل پارتو است. این قانون اهمیت ویژهای دارد و باعث میشود که بتوانید یک To Do List موثر و عالی بنویسید. قانون 20 80 میگوید:
80 درصد نتایج از 20 درصد کارها و تلاشها سرچشمه میگیرد.
این قانون به خوبی نشان میدهد که بخش قابل توجهی از موفقیت ما به 20 درصد از کارهای روزانه بستگی دارد. ما باید این 20 درصد را شناسایی کنیم و بخش عمده انرژی و تمرکز خود را روی آن بگذاریم. در صورتی که این 20 درصد را به درستی انجام دهیم، به 80 درصد هدف روزانه خودمان میرسیم. وقتی این 20 درصد تکمیل شد، نوبت به انجام سایر بخشهای برنامه میرسد.
11. با دیگران در مورد To Do List خود مشورت کنید
یکی دیگر از راهکارهای موثر برای نوشتن یک To Do List مناسب، مشورت کردن با دیگران در مورد لیست کارهای روزانه است. لیست کارهای روزانه خود را به دوستان خود نشان دهید و از آنها بخواهید که در مورد این لیست نظر دهند. از آنها بخواهید راهکارهایی برای بهتر کردن لیست کارهای روزانه شما پیشنهاد دهند. استفاده از نظر دیگران باعث میشود تا برای انجام کارها راه حلهای بهتری پیدا کنید و لیست بهتری داشته باشید.
12. در هر ساعت یک کار مشخص را انجام دهید
یکی از راهکارهای مهم برای افزایش تمرکز و بهرهوری این است که در هر ساعت یک کار مشخص را انجام دهید. وقتی ذهن شما روی یک کار مشخص متمرکز میشود، تمام انرژی خود را روی انجام آن کار میگذارید و در نتیجه آن کار با سرعت و دقت بیشتری پیش میرود. این در حالی است که وقتی چند کار را به صورت همزمان پیش ببرید، انرژی شما برای تمرکز بین آن کارها تقسیم میشود، تمرکزتان از بین میرود و در نهایت میبینید کلی از وقت شما گذشته و هیچ کاری هم انجام نشده است.
13. برای استراحت هم زمان مشخص اختصاص دهید
شما انسان هستید و پس از چند دقیقه کار و تمرکز خسته میشوید. یکی از روشهای درست استراحت، تکنیک پمودورو است. با استفاده از این تکنیک هم کارها به خوبی پیش میرود و هم ذهن ما به خوبی استراحت میکند و از تمرکز خسته نمیشود. ابتدا لیست کارها را جلوی خودتان انجام دهید. یک کار را انتخاب کنید، 25 دقیقه روی آن تمرکز کنید. وقتی این 25 دقیقه به پایان رسید. کار را متوقف کنید و 5 دقیقه استراحت کنید. سپس دوباره یک کار دیگر (یا همان کار) را انتخاب کنید، 25 دقیقه کار کنید و سپس 5 دقیقه استراحت کنید. چرخه کار-استراحت باید 4 بار تکرار شود. وقتی این چرخه تمام شد میتوانید 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید. در تصویر زیر به صورت خلاصه تکنیک پمودورو (The Pomodoro Technique) را توضیح دادهایم. مطمئن باشید که با اجرای این تکنیک میتوانید هم To Do List بهتری بنویسید و هم با بهرهوری بالا آن را اجرا کنید.
14. برای کارهای متفرقه و غیرمنتظره هم وقت بگذارید
توجه داشته باشید که لیست کارهای روزانه شما نباید فشرده باشد. سعی کنید یک برنامه انعطافپذیر بنویسید و در این برنامه برای کارهای غیرمنتظره هم وقت بگذارید. به عنوان مثال 1 تا 2 ساعت از روز را به کارهای غیرمنتظره اختصاص دهید و با خودتان قرار بگذارید که اگر کار غیرمنتظرهای پیش نیاید، یک کار مشخص و معین دیگر انجام دهید.
15. هر روز To Do List خود را ارزیابی کنید
سعی کنید در پایان روز To Do List خود را بررسی کنید و ببینید که به کدام بخش از وظایف خود نرسیدهاید، کدام بخش از کارها را به بهترین شکل انجام دادهاید و چگونه میتوانید این برنامه را بهبود ببخشید؟ با بهبود بخشیدن به To Do List خود و برطرف کردن اشکالات آن میتوانید پس از مدتی بهرهوری خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.
مواردی که فعلا در مایکروسافت To-Do جای خالی اش حس می شود
قطعا هر اپلیکیشنی نقاط ضعفی هر چند جزئی دارد و نرمافزار to do نیز از این قاعده مستثنی نیست. نمیتوان به موارد زیر، واژههای هممعنی با «ایراد» را نسبت داد، بلکه صرفا مواردی است که جای خالی آنها را در این اپلیکیشن به شدت حس میکنیم؛ مواردی که اگر در این اپلیکیشن لحاظ میشد، مایکروسافت to do را رسما به یکی از قویترین و کاملترین نرمافزارها در این زمینه تبدیل میکرد. در ادامه میخواهیم ۳ مورد که فعلا در مایکروسافت تو دو جای خالیاش حس میشود را با شما در میان بگذاریم:
1- قابلیت قرار دادن عکس کاور برای تسک ها وجود ندارد
شما در اپ مایکروسافت To-Do در حال حاضر میتوانید فایلهایی را آپلود کرده و به صورت ضمیمه داشته باشید اما قابلیت قرار دادن یک عکس به عنوان کاور برای یک تسک را ندارید. این قابلیت شاید در آینده نزدیک در این اپ تعبیه شود. با این اوصاف فقدانِ عکس کاور برای انجام تسکها آنچنان عیب و ایراد اساسیای نیست که بخواهیم این مورد را یک خصیصه منفی تلقی کنیم.
2- توانایی کپی کردن تسک ها را ندارید
در نرمافزار مایکروسافت To-Do شما قادر خواهید بود صرفا یک تسک را از یک لیست به لیستی دیگر منتقل کنید. در زمانی که این مقاله نوشته میشود گزینهای برای کپی و پیست کردن یک تسک را ندارید. این نرمافزار به شما اجازه میدهد یک لیست را به صورت کامل کپی کنید اما قابلیت کپی کردن تنها یک تسک را ندارید. اگر قرار باشد کاری را به صورت روتین انجام دهید باید در تنظیمات تسک، از گزینه Repeat تعیین کنید که چه روزی میخواهید مجدد این کار تکرار شود.
3- قابلیت پین و سنجاق کردن تسک ها وجود ندارد
شما در لیست روز که در نرمافزار My Day نامیده میشود، هیچ تنظیماتی در دست ندارید که یک تسک را پین کنید تا حواستان به آن باشد. در عوض توسعهدهندگان قابلیتی را در اپلیکیشن تعبیه کردهاند که شما میتوانید با ستارهدار کردن یک تسک، آن را مهم بدانید. اگر شما تسکی را ستارهدار کنید، علاوه بر لیست My Day شما آن تسک را در لیست دیگری به اسم Important نیز مشاهده میکنید. اگر تعداد تسکها زیاد باشد احتمالا تنها ستارهدار کردن یک تسک برای کاربر چندان توفیری ندارد.
با نوشتن یک To Do List خوب، بهره وری خود را افزایش دهید
امروزه همه جا صحبت از هدف گذاری و رسیدن به اهداف است و اساتید مختلف روشهای مختلفی برای تحقق بخشیدن به اهداف معرفی میکنند. یکی از بهترین روشهایی که شما را به اهدافتان میرساند، نوشتن To Do List مناسب و کارآمد است. در صورتی که میخواهید به اهداف خود برسید و آیندهای درخشان برای خودتان بسازید، باید از امروز خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنید که برای اینکار، هیچ روشی بهتر از نوشتن یک To Do List عالی و عمل به آن نیست.
در صورتی که این مقاله برای شما مفید و ارزشمند بود پیشنهاد میشود مقاله مدیریت زمان را مطالعه کنید. این مقاله به شما کمک میکند که از زمان خود به بهترین شکل استفاده کنید و امروز خود را به بهترین شکل بسازید. شما از چه راهکارهایی برای نوشتن To Do List خود استفاده میکنید؟ چه روشهایی برای بهبود بهرهوری در انجام کارهای روزانه سراغ دارید؟ لطفاً نظرها و پیشنهادهای خود را با ما و همراهان همیار آکادمی در زیر همین پست به اشتراک بگذارید.
اشتراک گذاری
آدميزاد فقط با آب و نان و هوا نيست كه زنده است. آدم به عشق آدم زنده است. من عاشق نوشتن و خواندنم؛ نوشتن و خواندنی که سایر انسانها را داناتر و تواناتر کند!