چگونه نرم افزار مایکروسافت To-Do به مدیریت کارها کمک می‌کند؟
قطعا شما هم در مدیریت کارها و بررسی فرآیندهای خود به مشکلاتی برخورد کرده‌اید و به دنبال یک راه عالی برای برنامه‌ریزی و مدیریت بهتر کارهایتان هستید. با خواندن کامل این مقاله در همیارآکادمی این مشکلات برای همیشه رفع خواهد شد چرا که قصد داریم تا شما را با نرم افزار مایکروسافت To-Do به عنوان یکی از بهترین نرم‌افزارهای مدیریتی آشنا کنیم. این نرم‌افزار می‌تواند به خوبی تمام نیازهای شما را برطرف کند پس تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
آیا در انجام کارهای روزمره خود با مشکلاتی دست و پنجه نرم می‌کنید؟ آیا تعداد کارهایی که باید هر روز انجام دهید بسیار زیاد است و نمی‌توانید فعالیت‌های روزمره خود را به درستی مدیریت کنید؟ اگر پاسخ شما به این سوالات مثبت است پس به یک نرم‌افزار مدیریت وظایف احتیاج دارید تا به برنامه‌های روزانه خودتان نظم بدهید. اپلیکیشن نرم افزار Microsoft to do نیاز شما را به خوبی برطرف می‌کند. این نرم‌افزار به ظاهر ساده می‌تواند حتی به رویه زندگی شما نظم دهد. در این مقاله قصد داریم نرم افزار To Do را به صورت کامل معرفی کرده، مزایای استفاده از این نرم‌افزار را بگوییم و چند نمونه از نرم‌افزارهای مدیریتی را معرفی کنیم. در نهایت به این موضوع بپردازیم که چرا نرم‌افزار مایکروسافت To Do یک اپلیکیشن به شدت کارآمد و آینده‌داری است. پس با ما همراه باشید.
نرم‌افزار مایکروسافت To Do چیست؟
اپلکیشن Microsoft To Do که قبلا به صورت To Do در مارکت‌ها وجود داشت، یک نرم‌افزار مدیریت وظایف به شمار می‌رود که مبتنی بر سیستم کلاود است. این اپ به کاربران کمک می‌کند تا کارهای خود را با استفاده از گوشی‌های هوشمند، تبلت و رایانه‌های شخصی مدیریت کنند. ایده این اپ بر اساس یک نرم‌افزار دیگر به اسم Wunderlist شکل گرفته که بد نیست بدانید تیم سازنده واندرلیست چند سالی است که توسط مایکروسافت خریداری شده است.
اپلیکیشن Microsoft To Do برای اولین بار با شکل و شمایلی بسیار ساده و ابتدایی در ماه آوریل سال ۲۰۱۷ عرضه شد. در طول یک سال بعد از عرضه، توسعه‌دهندگان با ارائه آپدیت‌های جدید، ویژگی‌های بهتر و بیشتری مثل قابلیت به اشتراک‌گذاری لیست تسک‌ها به to do اضافه کردند. در سپتامبر سال ۲۰۱۹ توسعه‌دهندگان تصمیم گرفتند که نام تجاری اپلیکیشن، بدون خط تیره در مارکت‌ها حک شود. به همین خاطر در موتورهای جست‌وجو مثل گوگل و بینگ، شما چه اسم اپ را To Do و چه To Do سرچ کنید، نتایج به نسبت مشابهی را رویت خواهید کرد.
چرا باید از مایکروسافت To Do استفاده کنیم؟
مایکروسافت to do یکی از بهترین نرمافزارها پیرامون حوزه مدیریت وظایف است که کاربران زیادی به استفاده از این اپ تمایل نشان می‌دهند. با این‌که از معرفی این اپلیکیشن زمان زیادی نگذشته اما ویژگی‌های مهم و چشمگیری دارد که احتمالا شما را نیز به سمت نصب وسوسه می‌کند. برخی از این المان‌ها به شرح زیر است:
نمایش تمامی تسک ها
این قابلیت از همان ابتدای انتشار اپلیکیشن وجود نداشت و توسعه‌دهندگان پس از مدتی تلاش توانستند کاری کنند که شما لیست کارهای تمام شده و همچنین لیست کلی را بتوانید در اپ مشاهده کنید. شما البته این توانایی را نیز دارید که هر لیست را به صورت جداگانه و به صورت مجزا در دستگاه خود داشته باشید. اگر چند لیست دارید، شما می‌توانید سایر لیست‌ها را ببندید تا تمرکز اصلی‌تان روی لیست کاری باشد.
دریافت نوتیفیکیشن
یکی دیگر از ویژگی‌های اپلیکیشن To Do، دریافت نوتیفیکیشن است که هم در گوشی‌های اندرویدی و هم در گوشی‌های iOS وجود دارد. این نرم‌افزار به صورت هوشمند به شما اطلاع می‌دهد که امروز چه تسک‌هایی را باید انجام دهید. البته این قدرت را نیز خواهید داشت تا نوتیفیکیشن نرم‌افزار را قطع کنید.
قابلیت پرینت لیست ها
یکی دیگر از قابلیت‌های جذاب این نرم‌افزار، امکان پرینت گرفتن از لیست‌ها می‌باشد. شما می‌توانید روی تمامی پلتفرم‌ها از این ویژگی کاربردی استفاده کنید. برای مثال شما می‌توانید لیستی از مواد غذایی مورد نیازتان را در نرم‌افزار وارد کرده و سپس در یک صفحه پرینت بگیرید تا به صورت فیزیکی لیستی در دست داشته باشید.
آیا می‌خواهید لیست را برای فرد دیگری بفرستید؟ شما می‌توانید لیست را به صورت فایل PDF ذخیره و سپس در قالب یک ایمیل برای فرد دیگری ارسال کنید. برای پرینت یک لیست، تنها کاری که شما باید انجام بدهید این است که روی سه نقطه در کنار اسم لیست کلیک کرده و سپس گزینه Print List را کلیک کنید تا فرایند چاپ انجام شود.
تغییر نحوه اضافه کردن تسک ها
ایده اصلی سازندگان To Do این مسئله بود که به جای خودکار و کاغذ، شما تنها با استفاده از یک دستگاه الکترونیکی بتوانید یک لیست را تهیه کنید. طبیعتا شما با قلم از بالا به پایین یک لیست را تهیه می‌کنید. در نرم‌افزار هم قبلا چنین چیزی اجرا می‌شد و شما می‌توانستید از بالا به پایین، یک لیست را تهیه کنید. کاربران زیادی شکایت کرده بودند که گاهی اوقات باید یک لیست بلند بالا را ویرایش می‌کردند و آیتم‌هایی را به لیست اضافه می‌کردند که می‌بایست در بالا قرار می‌گرفت. توسعه‌دهندگان نیز کاری کرده‌اند که شما بتوانید به بالای لیست هم آیتم‌هایی را اضافه کنید.
دسترسی آسان به تسک های انجام شده
توسعه‌دهندگان این اپ کاری کرده‌اند که در To Do شما به آسانی به لیست کارهایی که به اتمام رسانده‌اید نیز دسترسی داشته باشید؛ چراکه در گذشته تسک‌های انجام شده و انجام نشده به صورت مخلوط با یکدیگر به نمایش در می‌آمد. در حال حاضر در اپ To Do شما می‌توانید کارهایی را که تیک پایانش را زده‌اید در انتهای صفحه مشاهده کنید.
مواردی که فعلا در مایکروسافت To Do جای خالی اش حس می شود
قطعا هر اپلیکیشنی نقاط ضعفی هر چند جزئی دارد و نرم‌افزار to do نیز از این قاعده مستثنی نیست. نمی‌توان به موارد زیر، واژه‌های هم‌معنی با «ایراد» را نسبت داد، بلکه صرفا مواردی است که جای خالی آنها را در این اپلیکیشن به شدت حس می‌کنیم؛ مواردی که اگر در این اپلیکیشن لحاظ می‌شد، مایکروسافت to do را رسما به یکی از قوی‌ترین و کامل‌ترین نرمافزارها در این زمینه تبدیل می‌کرد. در ادامه می‌خواهیم ۳ مورد که فعلا در مایکروسافت تو دو جای خالی‌اش حس می‌شود را با شما در میان بگذاریم:
نبود عکس کاور برای تسک ها
شما در اپ مایکروسافت To Do در حال حاضر می‌توانید فایل‌هایی را آپلود کرده و به صورت ضمیمه داشته باشید اما قابلیت قرار دادن یک عکس به عنوان کاور برای یک تسک را ندارید. این قابلیت شاید در آینده نزدیک در این اپ تعبیه شود. با این اوصاف فقدان عکس کاور برای انجام تسک‌ها آنچنان عیب و ایراد اساسی‌ای نیست که بخواهیم این مورد را یک خصیصه منفی تلقی کنیم.
توانایی کپی کردن یک تسک را ندارید
در نرم‌افزار مایکروسافت To Do شما قادر خواهید بود صرفا یک تسک را از یک لیست به لیستی دیگر منتقل کنید. در زمانی که این مقاله نوشته می‌شود گزینه‌ای برای کپی و پیست کردن یک تسک را ندارید. این نرم‌افزار به شما اجازه می‌دهد یک لیست را به صورت کامل کپی کنید اما قابلیت کپی کردن تنها یک تسک را ندارید. اگر قرار باشد کاری را به صورت روتین انجام دهید باید در تنظیمات تسک، از گزینه Repeat تعیین کنید که چه روزی می‌خواهید مجدد این کار تکرار شود.
قابلیت پین و سنجاق کردن وجود ندارد
شما در لیست روز که در نرم‌افزار My Day نامیده می‌شود، هیچ تنظیماتی در دست ندارید که یک تسک را پین کنید تا حواستان به آن باشد. در عوض توسعه‌دهندگان قابلیتی را در اپلیکیشن تعبیه کرده‌اند که شما می‌توانید با ستاره‌دار کردن یک تسک، آن را مهم بدانید. اگر شما تسکی را ستاره‌دار کنید، علاوه بر لیست My Day شما آن تسک را در لیست دیگری به اسم Important نیز مشاهده می‌کنید. اگر تعداد تسک‌ها زیاد باشد احتمالا تنها ستاره‌دار کردن یک تسک برای کاربر چندان توفیری ندارد.
نرم‌افزارهای مشابه به مایکروسافت To Do
اگر دوست دارید نرم‌افزارهای دیگری با چنین کاربردی روی دستگاه خود نصب کنید، می‌توانیم گزینه‌های زیر را پیشنهاد کنیم. لازم به ذکر است نرم‌افزارهای زیر نیز هر کدام نقطه قوت و ضعف‌هایی دارند و به همین علت بسته به نوع کارکردی که می‌خواهید، بهتر است قبل از نصب، درباره هر یک از اپلیکیشن‌ها ابتدا با دقت تحقیق کنید.
Microsoft OneNote
Microsoft OneNote رسما مثل یک دفترچه یادداشت دیجیتالی عمل می‌کند. شما می‌توانید هر چیزی را که می‌خواهید، در هر زمان داخل آن ویرایش کنید. این نرم‌افزار به اندازه‌ای منعطف طراحی شده که شما هر نوع محتوایی از تایپ گرفته تا یک کلیپ را می‌توانید وارد اپلیکیشن کنید. اگر در محل کار اسکنر دارید شما قادر خواهید بود با اسکن کردن دست‌نوشته‌هایتان و وارد کردن آنها در نرم‌افزار، کاری کنید تا این موارد اضافه شده، قابل جست‌وجو و سرچ نیز باشند.
Trello
Trello نرم‌افزار رایگانی است که در قبال خدمات بسیار زیادی که ارائه می‌دهد، یک اپلیکیشن استثنائی به نظر می‌رسد. ترلو در تمامی پلتفرم‌ها وجود دارد و کار با آن به شدت آسان و لذت‌بخش می‌باشد. ترلو همچنین طراحی بصری بسیار خوب و قابل قبولی دارد و شما می‌توانید از این نرم‌افزار برای انجام پروژه‌های تیمی نیز استفاده کنید، بدون این‌که ریالی از حساب شما کسر شود.
Remember The Milk
نرم افزار Remember The Milk با این‌که اسمی چندان جدی و رسمی ندارد اما در سطح جهانی میلیون‌ها نفر از این اپ برای مدیریت لیست‌های روزمره خود استفاده می‌کنند. از ویژگی‌های برجسته این اپ می‌توان به وارد کردن لوکیشن به یک تسک اشاره کرد. این اپ با بهره‌‌برداری از اطلاعات ذخیره شده در گوگل مپ به کاربران کمک می‌کند تا از لوکیشن‌های پرتکرار برای انجام تسک‌ها استفاده کند. این اپ خرید درون‌برنامه‌ای دارد و اگر کاربر بخواهد روزی بیش از یک مرتبه، اطلاعاتش روی سایر پلتفرم‌ها را با یکدیگر سینک کند باید حق اشتراک خریداری کند.
Todoist
برای مدیریت تسک‌ها می‌توان از Todoist نیز استفاده کرد. این اپلیکیشن با کارکردی مشابه به مایکروسافت To Do می‌تواند کاربرانی را که انتظارات زیادی از این نوع نرم‌افزار ندارند را راضی نگه دارد. شما در Todoistمی‌توانید لیست‌هایتان را با دیگر اعضای خانواده به اشتراک بگذارید و حتی می‌توانید نحوه انجام وظایف یک نفر دیگر را نیز مورد بررسی قرار دهید که آیا کارهایی که به او محول شده را انجام می‌دهد یا خیر! این اپلیکیشن نیز کاملا رایگان است و برای تمامی پلتفرم‌ها در دسترس قرار دارد.
Google Keep
Google Keep یکی دیگر از نرم‌افزارهایی است که می‌توان به عنوان جایگزین To Do از آن استفاده کرد. قابلیت ذخیره اتومات به همراه سایر ویژگی‌هایی که دارد می‌تواند کاربران زیادی را به استفاده از این اپ ترغیب کند. این اپلیکیشن نیز برای تمامی پلتفرم‌ها موجود است.
مایکروسافت To Do یا گوگل کیپ؟
در میان ۶ نرم‌افزار مشابه به Microsoft To Do که پیش‌تر معرفی کردیم، نرم‌افزار گوگل کیپ از لحاظ کاربردی کارآمدتر از سایر رقبا به نظر می‌رسد. با این حال شاید این سوال برای شما مطرح شده که بین این دو نرم‌افزار، کدام یک بهتر است و کدام یک از لحاظ عملکردی، فعالیت بهتری دارد. برای پاسخ به این سوال اجازه دهید چند ویژگی برجسته گوگل کیپ را مرور کنیم.
ویژگی های نرم‌افزار گوگل کیپ
گوگل کیپ به کاربران اجازه می‌دهد تا انواع مختلفی از آیتم‌ها را اعم از متن، لیست، تصاویر و موسیقی تهیه کند. کاربران همچنین می‌توانند برای هر بخش، زمانی را جهت یادآوری تعیین کنند. یادداشت‌های شما در این اپلیکیشن، در سیستم ابری گوگل درایو ذخیره می‌شود، به همین دلیل کاربر خیالش جمع است که چیزی را هیچ وقت از دست نمی‌دهد. گوگل کیپ از لحاظ بصری، ویژگی‌های جذاب‌تری نسبت به مایکروسافت تو دو دارد. همچنین گوگل کیپ یک ویژگی بسیار جالب دیگری نیز دارد که اگر کاربر در یک موقعیت جغرافیایی مشخصی قرار گیرد و در آنجا تسک‌هایی برای انجام دادن وجود داشته باشد، گوگل کیپ از طریق سیستم نوتیفیکیشن گوشی هوشمند به کاربر اطلاع می‌دهد.
اگر شما یادداشت‌هایتان را به زبان انگلیسی می‌نویسید می‌توانید از قابلیت Google Now نیز استفاده کنید و به جای تایپ، صرفا با فرمان‌های صوتی کاری کنید که روند تایپ را خودِ دستگاه انجام دهد. در هر صورت گوگل کیپ نسبت به مایکروسافت تو دو، به راحتی و آسودگی خاطرِ کاربر به مراتب بیشتر اهمیت می‌دهد.
ویژگی‌های گوگل کیپ همه به نوعی است که اگر کاربر وقت کمی دارد، بتواند در کمترین زمان ممکن، هم تسک‌های خود را بچیند و هم در وقتش صرفه‌جویی کند. از طرفی دیگر گوگل کیپ به شما اجازه می‌دهد چند اکانت داشته باشید و در لحظه، بین حساب‌های کاربری خود جابه‌جا شوید. با توجه به تمامی موارد گفته شده، اگر احساس می‌کنید که با کمبود وقت روبه‌رو هستید قطعا گوگل کیپ بیشتر به کارتان می‌آید تا نرم‌افزار مایکروسافت تو دو. البته باز هم به سلیقه شما برمی‌گردد. بسیاری از کاربران طراحی مینیمال مایکروسافت تو دو را بیشتر می‌پسندند و تجربه به مراتب بهتری از کار با این نرم‌افزار دارند.
دانلود نرم افزار مایکروسافت To Do
نرم‌افزار مایکروسافت To Do به صورت رایگان برای پلتفرم‌های معمول در دسترس قرار دارد. شما بر اساس این‌که در طول روز با کدام پلتفرم معمولا سر و کار دارید می‌توانید یکی از نسخه‌های این اپلیکیشن را دریافت کنید. برای استفاده و دانلود این اپلیکیشن می‌توانید از لینک‌های زیر اقدام کنید.
- دانلود نرم‌افزار To Do برای گوشی‌های هوشمند اندرویدی از پلی استور
- دانلود نرم‌افزار To Do برای گوشی‌های هوشمند شرکت اپل از اپ استور
- دانلود نرم‌افزار To Do برای سیستم عامل ویندوز
- دانلود نرم‌افزار To Do برای سیستم عامل مک
چگونه با استفاده از این نرمافزارها بهره وری کار را بالا ببریم؟
قطعا استفاده از نرم‌افزارهایی مثل مایکروسافت To Do برای انجام کارهای روزمره یا تیمی به هیچ وجه الزامی نیست اما اگر می‌خواهید با استفاده از تکنولوژی، در مصرف انرژی و وقت خود تا حد امکان صرفه‌جویی کنید ما استفاده از این نوع نرمافزارها را به شما توصیه می‌کنیم. به هر حال استفاده از مایکروسافت To Do و حتی گوگل کیپ قرار نیست از لحاظ مالی باعث به دردسر انداختن شما شود، بلکه اصلا هدف توسعه‌دهندگان این نوع نرمافزارها کمک به حال کاربران است.
به هر حال امتحان کردن چنین نرم‌افزارهایی برای یک مرتبه هیچ ضرری ندارد. اگر پس از استفاده مداوم از اپلیکیشن احساس کردید که وضعیت زندگی روزمره شما بهتر شده و از طرفی هم وضعیت کاری شما با افزایش بهره‌وری و راندمان همراه شده، با سماجت به استفاده از چنین نرم‌افزارهایی ادامه دهید. اگر هم مایکروسافت تو دو و دیگر اپلیکیشن‌های مشابه هیچ گونه توفیری در وضعیت زندگی شما نداشته، نصب آنها را غیرفعال کنید. به احتمال زیاد سناریوی اول برای شما رخ می‌دهد که اگر غیر این بود، توسعه‌دهندگان هر از چند گاهی برای این نوع نرمافزارها آپدیت و به‌روزرسانی انجام نمی‌دادند.
آیا شما با نرم‌افزار مایکروسافت To Do یا اپلیکیشن‌های مشابه کار کرده‌اید؟ به نظر ما کدام یک از این نرمافزارها کاربردی‌تر هستند؟ خوشحال می‌شویم که تجربه و دیدگاهتان را با همیارآکادمی به اشتراک بگذارید.
