هر وقت صحبت از مدیریت کردن به میان می‌آید، مطمئن باشید که پای یک کالا یا دارایی ارزشمند و کمیاب در میان است. یکی از ارزشمندترین و کمیاب‌ترین دارایی‌های هر انسان، زمان اوست. ما به عنوان یک انسان مگر چند سال در این کره خاکی زندگی می‌کنیم یا چند بار قرار است که به دنیا بیاییم که بخواهیم این دارایی ارزشمند را هدر بدهیم و از آن بهترین استفاده ممکن را نکنیم. موضوع مدیریت زمان از دیرباز تاکنون مورد بحث و مطالعه بوده و اکنون هم یکی از موضوعات چالش برانگیز جامعه انسانی به حساب می‌آید.

در این مقاله قصد داریم تعریفی جامع و کامل از موضوع مدیریت زمان را ارائه دهیم. سپس روش‌ها و راهکارهایی برای مدیریت این دارایی بسیار مهم و ارزشمند معرفی کنیم. در صورتی که شما هم همیشه در زمینه مدیریت زمان به مشکل می‌خورید و دچار کمبود زمان می‌شوید، تا پایان این مقاله با ما همراه شوید تا با روش‌های مدیریت زمان آشنا شوید.

منظور از مدیریت زمان چیست؟

مدیریت و مراقبت دارایی‌های ارزشمند از قدیم مورد توجه انسان‌ها بوده است. برخی انسان‌ها وقتی کسب و کارشان یا سر سوزنی از ثروت‌شان آسیب ببیند، غمگین می‌شوند و حتی به سر و سینه خودشان می‌زنند ولی وقتی زمان‌شان هدر می‌رود، اصلاً توجهی ندارند و ککشان هم نمی‌گزد. آن‌ها با این عمر و زمانی که در اختیارشان قرار گرفته، همچون یک کالای بی‌ارزش رفتار می‌کنند. این در حالی است که عمر و زمانی که در اختیار ما قرار دارد، ارزشمندترین و مهم‌ترین دارایی ما به حساب می‌آید. استفاده درست از همین عمر است که موجب رستگاری و خوشبختی ما می‌شود.

وقتی انسان به ارزش زمان پی ببرد و به مفهوم آن فکر کند، خیلی خوب می‌تواند درک می‌کند که زمان ثروتی است که بخواهیم یا نخواهیم از دست ما می‌رود پس چاره‌ای جز استفاده درست از آن نداریم. دانش مدیریت زمان به وجود آمد تا به ما راه و روش استفاده درست از وقت و عمر گران‌مایه را یاد بدهد. در ادامه تعریفی جامع و کامل از این دانش ارائه شده است:

مدیریت زمان دانشی است که به ما آموزش می‌دهد چگونه زمان خود را تقسیم‌بندی کنیم، کارها را اولویت‌بندی کرده و زمان مشخصی را به مهم‌ترین کارهای خودمان اختصاص دهیم. با این کار دیگر عمر و وقت ارزشمند و گران‌بهای ما صرف کارهای پوچ و بی‌ارزش نمی‌شود. با کمک گرفتن از این دانش می‌توانیم گذر زمان خود را آگاهانه کنترل و مدیریت کنیم و آن را به کارهایی اختصاص دهیم که بهره وری و اثربخشی زندگی ما را چندین برابر می‌کند. در واقع بحث مدیریت زمان به انسان کمک می‌کند که از زمان خودش، بهترین استفاده ممکن را بکند.

امروزه بحث مدیریت زمان به قدری ارزشمند و حیاتی شده که دانشمندان زیادی برای رسیدن به بهترین روش‌ها و تکنیک‌های مدیریت زمان، مطالعه و تلاش می‌کنند. همچنین شرکت‌های فناوری و صنعتی هم در پی طراحی ماشین‌هایی هستند که بتوان به کمک آن‌ها کارها را خیلی بهتر و سریع‌تر انجام داد. عدم مدیریت درست زمان ممکن است مشکلات زیادی به وجود بیاورد که از جمله این مشکلات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• ارائه کار بی‌کیفیت
• عقب افتادن کارها
• جا ماندن از مهلت‌ها و ضرب الاجل‌ها
• افزایش سطح استرس
• خراب شدن تعادل کار و زندگی
• آسیب رساندن به اعتبار شغلی

۶ مورد از مزایای مدیریت زمان

مزایای مدیریت زمان

اکنون که با تعریف و مفهوم مدیریت وقت (Time Management) آشنا شدیم، زمان آن رسیده است که به دلایل اهمیت و مزایای استفاده از این دانش در کار و زندگی بپردازیم و ببینیم با مدیریت کردن عمر و زمان خود به چه فواید و محاسنی دست پیدا خواهیم کرد. آیا واقعاً اولویت بندی کردن کارها و تخصیص یک زمان مشخص به مهم‌ترین کارها ارزشش را دارد که بخواهیم دانش مهم مدیریت وقت را فرابگیریم؟

1. رهایی از استرس و اضطراب

اولین مزیتی که در مدیریت کردن زمان وجود دارد، رهایی از استرس است. وقتی زمان از چنگ ما می‌گریزد و ما هیچ استفاده درستی از آن نکرده‌ایم، چیزی جز افسوس و حسرت برای ما نمی‌ماند. وقتی انسان نتواند از زمان خود به درستی استفاده کند، قطعا نمی‌تواند خیلی از کارهای خودش را به سرانجام برساند و در پایان روز او می‌ماند و کلی کار که انجام نشده است. این کارهای انجام‌نشده، بار سنگینی از استرس و اضطراب را به ما تحمیل می‌کند.

2. داشتن زمان بیشتر و طول عمر

دومین مزیت این است که با مدیریت زمان خود می‌توانیم وقت بیشتری برای انجام کارهای مورد علاقه خودمان داشته باشیم. وقتی از زمان خود به درستی استفاده نکنیم و آن را صرف کارهای بی‌ارزش کنیم، دیگر زمانی برای پرداختن به کارهای مهم یا کارهای مورد علاقه‌مان باقی نمی‌ماند. یکی از نظریه‌هایی که در مورد مدیریت زمان مطرح می‌شود این است که اگر زمان را به خوبی مدیریت کنیم، استرس و اضطرابمان کمتر می‌شود و در نتیجه عمرمان هم بیشتر خواهد شد. پس مدیریت زمان به صورت کاملاً مستقیم با سلامتی ما در ارتباط است.

3. بالا رفتن کیفیت کارها

یکی دیگر از مزایای مدیریت زمان این است که با آرامش و سر فرصت می‌توانیم کارهای خودمان را انجام دهیم و در نتیجه کیفیت کارمان بالاتر خواهد رفت. البته توجه داشته باشید که در مبحث مدیریت زمان وظیفه داریم کارها را اولویت بندی کرده و سپس وقت خود را صرف مهم‌ترین کارها کنیم. وقتی ما تمرکز خود را روی کارهای مهم بگذاریم، کیفیت کارمان هم بیشتر خواهد شد. در غیر این صورت افزایش کارهای غیرضروری و غیرمهم، هنر نیست.

4. داشتن فرصت های بیشتر

مزیت بعدی که با مدیریت زمان نصیب ما خواهد شد، رویارویی با فرصت‌های بیشتر است. فرض کنید که زمان خود را مدیریت و به بهترین شکل ممکن از آن استفاده کنید، نتیجه این خواهد شد که می‌توانید کارتان را به نحو احسن پیش ببرید و در زمان معین به مشتری یا کارفرما تحویل بدهید. این کار باعث می‌شود که شما به عنوان یک شخص خوش‌قول شناخته شوید و در نهایت فرصت‌های کاری بیشتری برای شما ایجاد می‌شود. همچنین با استفاده درست از زمان و انجام به‌موقع کارها، این فرصت را خواهید داشت که بیشتر در کنار خانواده و عزیزان خود باشید.

5. امکان تحقق بخشیدن به اهداف

فرض کنید که در ابتدای صبح یا از شب قبل برنامه روزانه خودمان را بنویسیم. در این برنامه یک زمان مشخص را به یک کار مشخص اختصاص می‌دهیم. در صورتی که در هنگام انجام کار به برنامه زمانی خودمان اهمیت بدهیم و برای آن ارزش قائل شویم می‌توانیم کارهای خودمان را در زمان مشخص انجام بدهیم. این کار به ما کمک می‌کند که به اهدافی که برای خودمان مشخص کرده‌ایم، تحقق ببخشیم. تحقق بخشیدن به اهداف به ما کمک می‌کند که احساس خوبی نسبت به خودمان داشته باشیم.

6. افزایش اعتماد به نفس

وقتی انسان کارهای خود را در زمان مشخص انجام دهد و از عمری که خداوند در اختیار او قرار داده به بهترین شکل ممکن استفاده کند، اعتماد به نفس او بالا خواهد رفت. از طرفی اعتبار او هم نزد مشتری یا کارفرما بیشتر می‌شود؛ چون همه متوجه خواهند شد که این فرد، وقت‌شناس است و تلاش می‌کند که به وعده‌ها و قول‌های خودش پایبند بماند و در نتیجه بیش از پیش به او احترام می‌گذارند و روی او حساب می‌کنند.

برنامه‌ریزی و پایبند بودن به برنامه‌ها به ما کمک می‌کند که به خودباوری برسیم و باور کنیم که می‌توانیم یک کار را در یک زمان مشخص و معین انجام دهیم. هنگامی که از پس انجام یک کار برآمدیم، می‌توانیم سراغ کارهای مهم‌تر و بزرگ‌تر برویم و آن‌ها را نیز به انجام برسانیم.

مهارت های مدیریت زمان

مهارت های مدیریت زمان

مهارت‌های مدیریت زمان شامل مهارت‌های متنوعی است که به شما کمک می‌کند تا زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. در برخی از افراد این مهارت‌ها به صورت ذاتی وجود دارد و در برخی دیگر هیچ کدام از این مهارت‌ها وجود ندارد. در هر صورت وقتی واژه مهارت را به کار می‌بریم در واقع از چیزی صحبت می‌کنیم که قابل یادگیری است و همه می‌توانند با تمرین و تکرار این مهارت‌ها را کسب کنند.

اختصاص زمان برای توسعه هر یک از این مهارت‌ها به شما کمک می‌کند تا کارهای روزمره خود را سازماندهی کنید. در ادامه به چند مورد از مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت زمان اشاره شده است:

1. سازماندهی

منظم ماندن می‌تواند به شما کمک کند تا تصویری واضح از آنچه باید انجام بدهید و نیز زمان انجام آن، داشته باشید. به روزرسانی کردن تقویم کاری، دسترسی راحت به اسناد مورد نیاز، داشتن محیطی مرتب و یادداشت‌های دقیق و با جزییات می‌تواند مصداق‌هایی از سازمان‌دهی، منظم و مرتب بودن باشد.

2. اولویت بندی

برای اینکه در بحث مدیریت زمان خود، مدیر خوبی باشید باید هر یک از مسئولیت‌های خود را ارزیابی و اولویت آن‌ها را تعیین کنید. روش‌های زیادی برای اولویت‌بندی کارهای شما وجود دارد. ممکن است تصمیم بگیرید که در ابتدا کارهای ساده و سریع را انجام دهید و سپس به دنبال آن کارهای طولانی‌تر و دشوارتر را به پایان برسانید. روش دیگر این است که در ابتدا کارهای زمانمند را انجام دهید که مهلت محدودی دارند یا اینکه اصلا ترکیبی از هر دو روش را بکار بگیرید. آنچه مهم است این است که حتماً کارهای خود را اولویت بندی کنید.

3. تعیین هدف

تعیین اهداف نخستین گام برای مدیریت درست زمان است. تعیین هدف به شما این امکان را می‌دهد که هدف نهایی خود را بطور واضح درک کنید و بدانید که برای رسیدن به آن باید دقیقاً چه مواردی را در اولویت قرار دهید. تعیین اهداف کوتاه مدت و بلند مدت می‌تواند به موفقیت در حرفه شما منجر شود. پس در صورتی که می‌خواهید در زمینه مدیریت زمان موفق شوید، حتماً اهداف خود را تعیین کنید.

4. ارتباطات

پرورش مهارت‌های ارتباطی قوی به شما امکان می‌دهد برنامه‌ها و اهداف خود را برای افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید، توضیح داده و روشن کنید. همچنین این مهارت‌ها به شما اجازه می‌دهد بعضی از کارها و مسئولیت‌های خود را برون‌سپاری کنید. برون‌سپاری به شما اجازه می‌دهد تا روی مهم‌ترین وظایف و مسئولیت‌هایی تمرکز کنید که با اهدافتان هم‌راستا هستند.

5. برنامه ریزی

یکی از پایه‌های اساسی مدیریت زمان، برنامه‌ریزی است. کارآمد بودن در برنامه‌ریزی روزانه و همچنین برنامه‌ریزی جلسات و چگونگی انجام کارها به شما کمک می‌کند تا به برنامه خود پایبند باشید. وقتی برنامه روز خود را می‌چینید دیگر هیچ زمانی را برای تصمیم‌گیری و مردد بودن بین انجام کارهای مختلف یا نحوه انجام آن‌ها صرف نخواهید کرد. در این حالت است که انجام کارها شتاب بیشتری به خود می‌گیرد و به کارهای بیشتری رسیدگی خواهید کرد.

6. برون سپاری

مدیریت زمان به شکل درست فقط به معنای تکمیل کارهایی است که به شما و شرکت شما در رسیدن به اهداف کمک می‌کند. گرچه که این رفتار اغلب از سوی مدیران ارشد سر می‌زند، با این حال اگر مدیریت یک پروژه را برعهده دارید نیز می‌توانید تفویض وظایف یا برون‌سپاری نیز انجام دهید. اگرچه اغلب اوقات در محل کار وقتی کسی چیزی را از شما می‌خواهد، «نه» گفتن دشوار است، اما با این وجود باید مرزهایی را تعیین کنید تا بتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کرده و به اهداف مورد نظر خود برسید.

7. مدیریت استرس

هنگام تمرین اصول مدیریت زمان، باید مراقب سلامت روانی خود نیز باشید. کنترل استرس به روشی مثبت می‌تواند به شما کمک کند تا هنگام گذراندن برنامه خود انگیزه و عملکرد خوبی داشته باشید. شما ممکن است این کار را با در نظر گرفتن استراحت‌های کوچک در طول روز خود انجام دهید، یا اینکه در انجام کارها با شیوه‌های کوچک به خود پاداش دهید.

چرا مهارت های مدیریت زمان مهم هستند؟

مهارت‌های مدیریت زمان از این جهت مهم هستند که به شما کمک می‌کنند کار خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که بتوانید اهداف خود را تحقق ببخشید. به عنوان مثال اگر هدف شما استخدام شدن است، طبیعتا به زمانی برای بروزرسانی رزومه، جستجوی فرصت‌های شغلی، ارسال درخواست استخدام، تحقیق درباره شرکت‌های مختلف و آماده شدن برای مصاحبه نیاز دارید. کنار گذاشتن زمان مشخص در روز به شما کمک می‌کند تا مراحل لازم برای این کارها را طی کنید. حال برعکس، اگر هم اکنون شاغل هستید احتمالا مسئولیت‌های مختلفی برای کمک به شرکت در دستیابی به اهداف خاص بر عهده دارید. پیش بردن کار بر اساس تقویم کاری، شرکت منظم در جلسات یا برگزاری آن‌ها و انجام بهنگاه وظایفتان، برای موفقیت در جایگاه شغلی شما ضروری است.

حضور کامل و متمرکز ناشی از مهارت‌های قوی مدیریت زمان است. به عنوان مثال اگر دیر به جلسه می‌روید و باید در حالی‌که افراد حاضر در جلسه مدام صحبت می‌کنند، برروی پروژه‌ای کار کنید که تاریخ موعدش را فراموش کرده بودید، ممکن است اطلاعات مهمی را از دست بدهید که می‌تواند به شما در پیشرفت شغلی‌تان کمک کند. مدیریت زمان درست همچنین به شما امکان می‌دهد فضای لازم را برای بروز خلاقیت و پیشبرد اهداف خود داشته باشید. وقتی برای اتمام وظایف خود زمان مشخصی در نظر گرفته‌اید، می‌توانید برای تفکر در مورد مسائل کلان زندگی خود و اهداف بلند مدت شرکتتان نیز وقت بگذارید.

چگونه مهارت‌های مدیریت زمان را بهبود ببخشیم؟

خوشبختانه هرگاه صحبت از مهارت به میان می‌آید، می‌دانیم که در مورد یک مسئله آموختنی صحبت می‌کنیم. در صورتی که بتوانید مهارت‌های مدیریت زمان را در خودتان پرورش دهید، مطمئناً می‌توانید در این زمینه به موفقیت برسید. در ادامه به چند مورد از مهم‎ترین مهارت‌های مدیریت زمان اشاره شده است:

روش های بهبود مهارت های مدیریت زمان

1. اهداف کوتاه و بلند مدت را تعیین کنید

تمرین هدف گذاری و برنامه ریزی منظم می‌تواند به شما کمک کند تا دقیقا بدانید که برای دستیابی به نتایج دلخواه باید چه کارهایی را انجام دهید. برای رسیدن به اهداف بزرگ‌تر و بلند مدت، اهداف و مراحل کوچکتر را در این راه مشخص کنید. به عنوان مثال اگر هدف شما این باشد که در مدت شش ماه ارتقای شغلی پیدا کنید و ترفیع بگیرید، باید برای پیشرفت در مهارت‌های خاص، اهداف کوچکتری را تعیین کنید. اهداف شما باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان باشد.

2. تقویم خود را مدیریت کنید

اختصاص دادن زمان برای انجام مهم‌ترین کارها در لیست شما در راستای مدیریت زمانتان، از اهمیت بالایی برخوردار است. باید به طور منظم بازه‌های زمانی خاصی را در تقویم کاری خود کنار بگذارید تا بتوانید بدون هرگونه حواس پرتی و یا مسائل کاری دیگر، در برنامه روزانه خود وقت کافی را برای انجام کارهای مختلف داشته باشید. همچنین باید مفید بودن یا نبودن شرکت در جلسات را نیز در نظر بگیرید.

اگر گاهی احساس می‌کنید که بعضی از جلسات کاملاً بیهوده هستند و هیچ کمکی به شما نمی‌کنند، باید بعضی از این جلسات را رد کنید. اگر خواستید این کار را انجام دهید، محتاطانه عمل کنید و مودب باشید. بهتر است در یک ایمیل یا پیام به برگزارکننده جلسه بگویید که چرا در آن جلسه شرکت نکرده‌اید. سعی کنید تا جای ممکن از بهانه‌های عجیب و دروغ پرهیز کنید.

3. وظایف خود را اولویت بندی کنید

اولویت‌بندی، مهارت دشواری است اما با تمرین رفته رفته راحت‌تر می‌شود. می‌توانید با تهیه لیست‌های انجام وظایف (To-Do lists) اولویت بندی مورد نظر خود را انجام دهید. تایپ کردن یا روی کاغذ آوردن همه کارهایی که باید انجام دهید، می‌تواند به شما در اولویت بندی فیزیکی کارهای فوری یا کارهای ساده، کمک کند.

اگر در این مورد به کمک نیاز دارید، می‌توانید از مدیر یا همکارتان که در اولویت‌بندی نحوه انجام کار خود مهارت دارد، سوال کنید. درک موعدهای زمانی مقرر و تاثیر انجام یک کار بر اهداف تجاری و همکارانتان می‌تواند به شما کمک کند تا بعضی کارها را زودتر از بعضی دیگر انجام دهید.

4. عوامل حواس پرتی را از بین ببرید

عوامل حواس‌پرتی یکی از بزرگترین دشمنان بهره‌وری هستند. شبکه‌های اجتماعی، گوشی‌های همراه و همکاران پرحرف همگی می‌توانند شما را از اولویت‌های اصلی‌تان منحرف کرده و برنامه شما را از ریل خارج کنند. طبق پژوهش‌های انجام شده توسط شرکت Think Money، یک سوم کارمندان به اندازه سه ساعت از روز کاری حواسشان پرت می‌شود.

اگر فکر می‌کنید برخی از عوامل حواس‌پرتی بیش از حد وسوسه برانگیز و جذاب هستند، در طول روز تلفن همراه خود را در یک کشوی میز قفل کنید یا از یک افزونه مرورگر برای مسدود کردن وب‌سایت‌هایی که حواس شما را خیلی پرت می‌کنند، استفاده کنید.

5. چندکارگی را کنار بگذارید

چندکارِگی یا انجام دادن چند کار بطور همزمان (Multi Tasking) ممکن است در نگاه اول روش خوبی برای انجام کار بیشتر به نظر برسد، اما در واقع این کار باعث کاهش بهره وری شما می‌شود. وقتی فکر می‌کنید که می‌توانید چند پروژه را به‌صورت همزمان تکمیل کنید،‌ با انرژی خیلی زیاد آن‌ها را شروع می‌کنید اما هیچ‌کدام را به پایان نمی‌‌رسانید. بهترین راه برای مدیریت زمان خود این است که روی یک کار متمرکز شوید و در هنگام کار کاملا به آن توجه کنید تا از بروز اشتباهات جلوگیری کنید.

6. به خودتان برای کار خوب پاداش دهید

جایزه‌ها می‌توانند انگیزه خوبی برای مدیریت خوب زمان باشند. به ازای هر کاری که در طول روز انجام می‌دهید، پاداش کوچکی به خود بدهید. به عنوان مثال می‌توانید با یک پیاده روی 15 دقیقه‌ای و بیرون رفتن، به پایان رساندن و تحویل یک گزارش را جشن بگیرید. جایزه‌ها انگیزه شما را در کار حفظ می‌کنند و می‌توانند به شما در رسیدن به تعادل بهتر میان کار و زندگی کمک کند.

ماتریس اولویت

تمایز بین کار فوری و کار مهم رمز اولویت‌بندی زمان و حجم کار شماست، چه در محل کار، چه در خانه. تمایز قائل شدن بین کار فوری و کار مهم،‌ این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا بدانید که ابتدا چه کارهایی را که باید انجام دهید، چه کارهایی را می‌توان برای زمان بعد رها کرد و چه کارهایی را اصلا نباید انجام دهید. به عنوان مثال اگر یک کار فوری اما غیر مهم را انجام ندهید، ممکن است کمی بعدتر متوجه شوید که این کار غیرضروری است. استفاده از ماتریس اولویت می‌تواند به شما کمک کند تا وظایف خود را در دسته بندی مناسب سازماندهی کنید.

نحوه استفاده از ماتریس اولویت

برای استفاده از ماتریس اولویت، بهتر است بطور روزانه کارهای خود را مرور کنید. هر روز از خود بپرسید:

• کدام یک از کارهای من باید در 48 ساعت آینده انجام شود؟ اینها وظایف «فوری» هستند.
• از بین کارهای فوری کدام یک مهمتر هستند؟ بهتر است وظایف خود را به ترتیب اهمیت لیست کنید.
• از بین کارهای غیر فوری کدام یک مهمتر هستند؟ باز هم بهتر است که به جای تفکیک مطلق، آن‌ها را به ترتیب اهمیت لیست کنید.

اکنون از پاسخ این سوالات استفاده کنید تا وظایف خود را درون کادرهای ماتریس اولویت جای دهید. هنگام جای‌گذاری به قوانین زیر توجه کنید:

• هر کادر نباید بیش از حدود هفت یا هشت کار داشته باشد.
• با کادر «اکنون انجام دهید» شروع کنید.
• مهم این است که موارد اضطراری یا مهم را فقط به دلیل ناخوشایند بودن آن‌ها به تعویق نیاندازید. با به تعویق انداختن این کارها، آن‌ها خوشایندتر نخواهند شد.
• در مرحله بعد، به کارهای کمتر فوری اما مهم نگاه کنید. تصمیم بگیرید که در مورد آن‌ها چه کاری انجام خواهید داد و سپس برای انجام آن‌ها در دفترچه یادداشت خود برنامه ریزی کنید یا آن‌ها را به شخص دیگری واسپاری کنید.
• کارهای فوری اما آسان‌ یا کم اهمیت را به دیگران محول کنید.
• اکنون کارهای غیر فوری و غیر مهم را حذف کنید.
• حالا زمان انجام کار فرا رسیده است. لیست «اکنون انجام دهید» را شروع کنید. وقتی آن را به پایان رساندید، به سمت کارها یا وظایف برنامه ریزی شده بروید.
• اگر در هر کادر کارهای بیشتری وجود دارد که می‌توانید انجام دهید، وقت آن است که یا برخی از آن کارها را به انجام برسانید یا برخی را واگذار کنید یا برخی را حذف کنید.

مدیریت منظم و هرروزه ماتریس به شما این اطمینان را می‌دهد که می‌توانید برروی مسائل واقعا مهم تمرکز کنید و کار خود را پیش ببرید.

چرا دچار کمبود زمان می شویم؟

۸ مورد از دلایل کمبود زمان

قبل از اینکه با چند تکنیک مهم در زمینه مدیریت زمان آشنا شویم، لازم است به این پرسش پاسخ دهیم که ریشه وقت تلف کردن یا ناتوانی ما در انجام همه کارهای مشخص‌شده چیست؟ ما یک برنامه معین و کاملاً منطقی برای خودمان طراحی می‌کنیم ولی در پایان روز متوجه می‌شویم که بخشی از این کارها طبق برنامه پیش نرفته است اما علت آن چیست؟ در ادامه این بخش به دلایل کمبود زمان اشاره خواهیم کرد:

1. عدم اولویت بندی درست و منطقی

همان‌طور که در تعریف مدیریت زمان عنوان کردیم، اولویت بندی کارها یکی از هنرهایی است که حتماً باید آن را یاد بگیریم وگرنه ممکن است عمر خود را صرف کارهایی کنیم که احتمالاً چندان اولویت و اهمیت بالایی ندارند. مدیریت کردن زمان وقتی ارزشمند است که برای کارهای مهم صورت گیرد وگرنه برای کارهای غیرمهم و بی اهمیت اصلاً ارزشی ندارد.

یکی از مهم‌ترین دلایل اینکه انسان‌ها در مدیریت زمان خود ناکارآمد عمل می‌کنند، همین مسئله اولویت‌بندی نادرست است. گاهی مواقع به قدری کار داریم که نمی‌توانیم اولویت‌بندی درستی انجام دهیم به همین خاطر به مشکل برمی‌خوریم. به عنوان مثال برخی افراد می‌خواهند یک کسب و کار شخصی موفق را راه‌اندازی و مدیریت کنند، در عین حال تمایل دارند که مسافرت‌های عالی و تفریحی داشته باشند، زمان زیادی را به خانواده خودشان اختصاص دهند و بخشی از روز را هم به مطالعه کتاب‌های مورد علاقه خودشان اختصاص دهند.

تجربه نشان داده است که راه‌اندازی و مدیریت یک کسب و کار مستقل، روزانه به حدود 14 تا 16 ساعت زمان نیاز دارد و با این حساب شاید دیگر زمانی برای مسافرت‌های تفریحی جذاب باقی نماند. پس باید بتوانید در زندگی خود اولویت‌بندی کنید و زمان خود را صرف کارهایی کنید که واقعاً برایتان مهم و اساسی است.

2. ناتوانی در برون سپاری و تفویض اختیار

یکی از ایرادهای مهمی که افراد و خصوصاً صاحبان کسب و کار دارند این است که با موضوع برون‌سپاری، استخدام یا تفویض اختیار راحت نیستند. انسان در طول روز 24 ساعت زمان دارد و این مقدار برای هیچ انسانی کمتر یا بیشتر نمی‌شود. انسان‌هایی که می‌بینند کارهایشان از محدوده زمانی کاری روزانه (مثلاً 12 ساعت) بیشتر است، لازم است بخشی از کارها و وظایف خود را به افرادی که تخصص و توانایی لازم برای انجام آن کارها را دارند، واگذار کنند.

گاهی اوقات این که ما وقت کم می‌آوریم و دچار کمبود زمان می‌شویم، از عدم توانایی ما در مدیریت کردن وقت و زمان نشئت نمی‌گیرد بلکه ناشی از ضعف و ناتوانی ما در واگذار کردن وظایف و کارهایی است که قابلیت واگذاری دارند. یکی دیگر از مشکلات مدیران و صاحبان کسب و کار این است که کارها را برون‌سپاری یا تفویض می‌کنند ولی این کار را با دقت و  آگاهی انجام نمی‌دهند. در نتیجه کارها به کسانی واگذار می‌شود که واقعاً تخصص کافی برای انجام کار را ندارند.

فرض کنید یک مدیر، کار تایپ یک نامه اداری را به یکی از کارکنان خود واگذار می‌کند، آن کارمند هم پس از چند ساعت یک نامه پر از غلط نگارشی و املایی به مدیر خودش تحویل می‌دهد. نتیجه چه خواهد شد؟ آن مدیر باید دوباره وقت بگذارد و نامه را از ابتدا بنویسد. پس گاهی ناتوانی و دقت نکردن هنگام تفویض اختیار باعث به وجود آمدن مشکلات مختلف می‌شود.

3. ناتوانی در تمرکز روی کارها

یکی دیگر از دلایل کمبود وقت، ناتوانی در تمرکز کردن روی کارهای مختلف است. عدم توانایی در مدیریت استفاده از پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی یکی از بهترین مثال‌ها برای این مورد است. فرض کنید که تمام تمرکز خود را روی انجام یک کار گذاشته‌اید که ناگهان یک پیام در واتساپ یا تلگرام دریافت می‌کنید، سپس آن را باز کرده و ساعت‌ها ذهن خود را به صورت مستقیم یا غیرمستقیم مشغول آن می‌کنید. همین موضوع باعث می‌شود که نتوانید گذر زمان را به خوبی مدیریت کنید و در نهایت از پس انجام کارهایی که برای آن‌ها برنامه‌ریزی کرده‌اید، برنمی‌آیید.

بنابراین یکی از کارهایی که برای مدیریت درست زمان خود باید انجام دهیم، تمرین تمرکز است. یعنی سعی کنیم در حین انجام کار به پیامک، ایمیل یا پیام‌هایی که در واتساپ یا تلگرام دریافت می‌کنیم اصلاً پاسخ ندهیم. همچنین تلاش کنیم که در حین انجام کار به هیچ وجه سراغ اینستاگرام یا سایت‌های خبری نرویم. اینستاگرام و سایت‌های خبری دشمن سرسخت تمرکز هستند.

4. کمال گرا بودن و راضی نبودن به حد مشخصی از کیفیت

شخص کمال‌گرا به کسی گفته می‌شود که در انجام کارهای خود به حد مشخصی از کیفیت راضی نمی‌شود و تمایل دارد که کارها را با کیفیت 100 درصد انجام دهد. همین مسئله باعث می‌شود که کنترل زمان از دست آن فرد خارج شود و برای هر کار بیش از حد لازم زمان بگذارد. کمال‌گرایی این مزیت را دارد که موجب افزایش کیفیت کارها می‌شود ولی اگر از یک حد مشخصی خارج شود، باعث می‌شود برای کارها بیش از حد زمان بگذاریم. پس اگر احساس می‌کنید که در اثر کمال‌گرایی دارید زمان را از دست می‌دهید باید یک فکر اساسی بکنید؛ چون تا زمانی که این مشکل را حل نکنید مطمئن باشید که نمی‌توانید زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.

5. ناتوانی در برنامه ریزی درست

یکی از مشکلات دیگری که باعث می‌شود ما وقت کم بیاوریم و کمبود زمان داشته باشیم، عدم برنامه‌‌ریزی درست و هوشمندانه است. گاهی برنامه خود را به قدری فشرده و بدون فاصله می‌نویسیم که هیچ زمانی به کارهای متفرقه مثل خوردن چای یا قهوه یا یک استراحت کوتاه اختصاص نمی‌دهیم. گاهی اوقات هم در برنامه‌های خود زمانی را برای مسائل غیرمنتظره در نظر نمی‌گیریم و به همین خاطر وقتی یک کار غیرمنتظره پیش می‌آید، همه برنامه‌های ما را به هم می‌ریزد. بنابراین یکی از مهم‌ترین کارهایی که باید انجام دهیم این است که بر اساس اصول درست و منطقی برنامه‌ریزی کنیم و در برنامه خود زمان مشخصی را به کارهای غیرمنتظره و استراحت اختصاص دهیم.

6. ناتوانی در مدیریت انرژی جسمی و روانی

انرژی جسمی انسان در ساعاتی از روز به بیشترین مقدار ممکن می‌رسد. انسان باید ابتدا تلاش کند که این محدوده زمانی را پیدا کند و سپس مشکل‌ترین و زمان‌برترین کارهای خود را در این محدوده زمانی انجام دهد. در واقع کارهای دشوار را برای لحظات پرانرژی و کارهای آسان را در لحظاتی که انرژی پایینی داریم انجام دهیم. این مسئله باعث می‌شود که کارهایمان کیفیت بیشتری داشته باشد و از نظر جسمی و روانی هم کمتر اذیت شویم.

7. تنبلی کردن

یکی دیگر از دلایلی که می‌توان برای کمبود زمان عنوان کرد، تنبلی کردن است. گاهی اوقات ما تمام برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام می‌دهیم و خیلی خوب برای یک روز خود هدف‌گذاری می‌کنیم ولی وقتی صحبت از عمل و اجرا به میان می‌آید، اصلاً طبق برنامه عمل نمی‌کنیم و استراحت بیشتری به خودمان می‌دهیم یا گاهی کار امروز را به فردا محول می‌کنیم. تمام این کارها باعث می‌شود که وقت کم بیاوریم و کارها هم در زمان مخصوص به خود انجام ندهیم.

8. نداشتن هنر نه گفتن؛ اصل و اساس نابودی زمان

یکی از بهترین هنرهایی که هر انسانی باید در وجود خودش پرورش دهد، «هنر نه گفتن» است. بیل گیتس روی این هنر خیلی تأکید دارد و آن را ضامن موفقیت انسان‌ها می‌داند. این هنر به ما کمک می‌کند که از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنیم و این عمر گران‌بها را صرف کارهای بیهوده نکنیم. برای مثال ممکن است در حین انجام یک کار مهم، کسی از ما بخواهد که برای خرید یا یک کار دیگر با او بیرون برویم. اگر هنر نه گفتن را نداشته باشیم، زمان خود را با این کارهای بیهوده و بی‌ارزش هدر خواهیم داد.

برخی از مدیران برای اینکه از زمان خود بیشترین استفاده ممکن را بکنند به کارمندان می‌گویند که در زمان استراحت سراغ آن‌ها بیایند یا ترجیح می‌دهند که زمان مشخصی را به پاسخ‌گویی به پرسش‌ها و سوالات کارمندان اختصاص دهند. این کار باعث می‌شود که وقتی مدیر در حال انجام کارهای مهم است، کارمندان سراغ آن‌ها نیایند و وقت آن‌ها را نگیرند.

از مطالعه کتاب های ارزشمند مدیریت زمان غافل نشوید

زمان بزرگترین دارایی هر شخص و مدیریت درست آن مهم‌ترین وظیفه‌ی اوست. روش‌ها و راهکارهای بسیار زیادی برای یادگیری شیوه مدیریت زمان وجود دارد. مطالعه کتاب‌های این حوزه یکی از بهترین روش‌ها برای یادگیری این کار است. خوشبختانه کتاب‌های مختلفی در این زمینه نوشته شده‌است که می‌تواند شما را با موضوع مدیریت زمان و تکنیک‎‌های مرتبط با آن آشنا کند. یکی از بهترین آثار در این زمینه کتاب مدیریت زمان برایان تریسی است. این نویسنده بزرگ و مطرح در کتاب خود از بهترین روش‌ها و راهکارها برای مدیریت کردن زمان صحبت کرده و به شما کمک می‌کند تا از زمان خود بیشترین بهره ممکن را ببرید.

این مقاله تا چه اندازه برای شما مفید بود؟ شما از چه روش‌ها و راهکارهایی برای مدیریت زمان خود استفاده می‌کنید؟ به نظر شما موثرترین و کارآمدترین روش چیست؟ آیا تا به حال کتابی در این حوزه مطالعه کرده‌اید؟ لطفاً نظرها و پیشنهادهای خود را با ما به اشتراک بگذارید.

نویسنده جلال شایان

آدميزاد فقط با آب و نان و هوا نيست كه زنده است. آدم به عشق آدم زنده است. من عاشق نوشتن و خواندنم؛ نوشتن و خواندنی که سایر انسان‌ها را داناتر و تواناتر کند!