یا
ورود با ایمیل
login with gmail
آرمان نصری
فهرست مطالب
زمانیکه شما یک کسب و کار کوچک را آغاز میکنید، در ابتدای مسیر درگیر انجام کارهای مختلف هستید تا بتوانید سازمان مورد نظر خود را پایهریزی کنید. هرچه زمان بیشتری از آغاز کسب و کار شما میگذرد، کارها بیشتر و بیشتر خواهند شد و با افزایش رجوع مشتریان، امور مربوط به آنان و رسیدگی به پرسشها و خواستههای آنها نیز افزایش خواهد یافت. به جایی میرسید که دیگر شما وقت این را نخواهید داشت که یک تنه با تمام این کارها دست و پنجه نرم کنید و اینجاست که نیاز به یک دستیار مجازی (Virtual Assistant) بهشدت احساس خواهد شد.
در این مقاله قصد داریم به موضوع دستیار مجازی، وظایف و نحوه عملکرد او بپردازیم. اگر شما هم به یک دستیار مجازی نیاز دارید یا میخواهید اطلاعات بیشتری درباره این موضوع کسب کنید پیشنهاد میکنم این مقاله را از دست ندهید.
دستیار مجازی (Virtual Assistant) یا VA یک کارمند مستقل است که در امور اداری، توسعه کسب و کار، شبکههای اجتماعی، بازاریابی یا کارهای دیگر به کارفرما کمک میکند. در واقع دستیاران مجازی با بر عهده گرفتن وظایف تکراری و کارهای اداری، وقت را برای صاحبان مشاغل کوچک، کارآفرینان و مدیران آزاد میکنند.
دستیار مجازی به صورت دورکاری و از راه دور کار میکند و معمولا قسمتی از خانه خود را به عنوان دفترکار در نظر گرفته و کارهایش را از آنجا انجام میدهد. دستیاران مجازی ممکن است مستقر در کشورهای مختلفی باشند. دستیار مجازی در دهه گذشته بین کسب و کارهای کوچک بسیار محبوب شده زیرا آنها یک نیروی کار کاملا انعطافپذیر هستند. یک دستیار مجازی بسته به نیاز شما میتواند پاره وقت یا تمام وقت فعالیت کند. اگر به 20، 30 یا حتی 40 ساعت کار در هفته نیاز دارید هیچ مشکلی نیست و میتوانید دستیاری را پیدا کنید که این مقدار ساعت برای کار شما زمان بگذارد. حقوق و دستمزد دستیاران مجازی را میتوان به صورت ساعتی پرداخت کرد. همچنین میتوانید طبق توافق، در هفته یا ماه یک هزینه ثابت پرداخت کنید.
اغلب اوقات میتوان با استخدام یک دستیار مجازی تمام وقت، بازدهی و سود بیشتری را کسب کرد به این دلیل که:
برخی از دستیاران مجازی به عنوان فریلنسر مستقل کار میکنند. برخی دیگر نیز عضوی از یک شرکت یا موسسه هستند که میتوانید از طریق آن شرکت از خدمات آنها بهره مند شوید. هنگامی که با یک شرکت دستیار مجازی کار میکنید، درواقع با مدیر آن شرکت وارد کار شدهاید و کافیست در مورد نیازهایتان با مدیر صحبت کرده تا بهترین گزینهها را در اختیار شما قرار دهد.
امروزه نقش دستیاران مجازی برجستهتر از گذشته شده زیرا كسب و كارهای كوچک و استارتاپها برای كاهش هزینهها به دفاتر مجازی اعتماد میكنند. از طرفی دیگر كسب و كارهای مختلف در هر اندازهای میزان استفاده از اینترنت را برای انجام كارهای خود افزایش میدهند. از آنجا که یک دستیار مجازی یک پیمانکار مستقل است، لازم نیست که یک کسب و کار مزایا یا مالیاتی را که برای یک کارمند تمام وقت پرداخت میکند را برای دستیار مجازی هزینه کند. همچنین از آنجا که دستیار مجازی در خارج از محیط شرکت کار میکند، دیگر نیازی به میز یا فضای کاری اضافی در دفتر شرکت نیست. از یک دستیار مجازی انتظار میرود تا هزینه کامپیوتر و تجهیزات شخصی خود، نرم افزارهای متداول و سرویس اینترنت پرسرعت را خودش پرداخت کند.
دستیارهای مجازی میتوانند کارهای زیادی در جهت افزایش بهرهوری کسب و کار شما انجام دهند. چگونگی گذران وقت یک کارآفرین یا صاحب کسب و کار، ممکن است بزرگترین عامل در موفقیت هر کسب و کار باشد. بنابراین صاحبان مشاغل و مدیران ارشد باید وقت خود را صرف فعالیتهای بسیار مهم و با ارزش کنند. برای اینکه یک مدیر وقت خود را صرف فعالیتهای با ارزش کند لازم است که وقت کمتری را به فعالیتهای کم ارزش اختصاص دهد. به همین دلیل است که بسیاری از افراد و سازمانها که امروزه به اهمیت زمان مدیران پی بردهاند دستیار مجازی استخدام میکنند و با شرکتهای مختلف همکاری میکنند.
داشتن دستیار مجازی مزایای خاص خودش را دارد. مهمترین موضوع این است که اگر از او بخواهید کاری را انجام دهد، لازم نیست نگران دیدگاه و نگرش او باشید. مزایای استفاده از دستیار مجازی به شرح زیر است:
وظایف مربوط به دستیار مجازی با توجه به نیاز مشتری و شرایط قرارداد متفاوت است. برخی از دستیاران مجازی کارهای اداری و دفترداری را انجام میدهند، در حالی که برخی دیگر ممکن است به طور مرتب در شبکههای اجتماعی فعالیت کنند یا برای یک وبلاگ مقاله بنویسند. همچنین یک دستیار مجازی کامل و قوی میتواند از عهده فراهم کردن مقدمات سفر، زمانبندی و برنامهریزی قرارهای ملاقات، ورود داده و ذخیره آنلاین پروندهها برآید.
یک دستیار مجازی می تواند کارهای مختلفی را انجام دهد
یک دستیار مجازی کارهای مختلفی را انجام میدهد. این کارها از خواندن و پاسخ دادن به ایمیلها گرفته تا برنامهریزی قرار ملاقاتها را در بر میگیرد. اما برنامهریزی و پاسخ دادن به ایمیلها فقط بخش کوچکی از کارهایی است که یک VA میتواند انجام دهد. بطور خلاصه اگر بتوان کاری را به صورت آنلاین انجام داد، به احتمال زیاد یک دستیار مجازی میتواند آن کار را انجام دهد.
مدیریت تقویم کاری یا شخصی، یکی از بزرگترین چالشهای یک کارآفرین است. دستیارهای مجازی میتوانند این کار را برای شما راحت کنند. مدیریت تقویم کاری شامل موارد زیر میشود:
اگر ایمیلهایی که باز نکردهاید روی هم انباشته شده یا اگر به کسی نیاز دارید که لیست مخاطبان شما را بروزرسانی کند بدانید که یک دستیار مجازی خوب میتواند با انجام فعالیتهای زیر ساعتها وقت را برای شما صرفه جویی کند:
اگر به یک منشی نیاز دارید یا به کسی احتیاج دارید که تعاملات تلفنی شما را انجام دهد، یک دستیار مجازی میتواند برای شما بسیار کارآمد باشد.
پیدا کردن و تنظیم پروازها و هتلها برای مسافرتهای کاری میتواند بسیار وقتگیر باشد. بسیاری از مدیران و کارآفرینان، وقت لازم را برای انجام این کارها ندارند. یک دستیار مجازی برای انجام این امور میتواند بسیار مفید باشد:
فعالیتهای زیادی در زمینه توسعه کسب و کار وجود دارد؛ از یافتن مشتریان احتمالی در لینکدین گرفته تا جمع آوری آدرسهای ایمیل. یک دستیار مجازی میتواند این فعالیتها را انجام دهد و با اینکار شما میتوانید بر روی تعاملات شخصی مربوط به فروش تمرکز کنید.
هنگامی که کسب و کار خود را راهاندازی میکنید، عملکردهای مدیریتی زیادی وجود دارد که باید انجام شود. ممکن است لازم باشد گزارشهایی را برای مشتریان جمع آوری کنید و برای اینکار باید داده های زیادی را گردآوری کنید که البته این دادهها را باید از قبل ذخیره کرده باشید. عملکردهای مدیریتی دیگری نیز وجود دارد، مانند جذب افراد بیشتر در تیم شما که به راحتی میتوانید بخشی از این کارها را به دستیار مجازی خود واگذار کنید.
آیا انجام حساب و کتابها یا ارسال فاکتورها برای شما سخت و دشوار است؟ جای نگرانی نیست چون دستیار مجازیتان این کارها را برایتان انجام میدهد.
شغل اصلی صاحب یک کسب و کار، برنامه ریزی برای آینده شرکت است. در نتیجه مالک یا کارآفرین باید روی ایجاد محصولات و خدمات جدید تمرکز کند و روی پروژههای دیگری وقت بگذارد که کسب و کارش را به سطح بالاتری میرساند. بنابراین باید کارهایی مانند پر کردن فرمهای آنلاین و مدیریت فایلها را به شخص دیگری سپرد. تعدادی از کارهای خرد که توسط دستیار مجازی انجام میشود عبارتند از:
کارآفرینان و مدیران زندگی شخصی هم دارند و گاهی انجام کارهایی مانند رزرو رستوران و ارسال هدیه میتواند زمانبر باشد درحالیکه حفظ روابط شخصی برای این افراد بسیار مهم است. در انجام کارهای شخصی خود نیز میتوان از دستیار مجازی کمک گرفت. برخی از کارهایی که میتواند در این حوزه توسط دستیار مجازی انجام شود عبارتند از:
اگر تصمیم دارید که شغل خود را به عنوان یک دستیار مجازی آغاز کنید، نخستین گام این است که نوع خدمتی که میخواهید ارائه دهید را تعیین کرده و مشخص کنید که این خدمات را به چه کسانی ارائه خواهید داد. آیا میخواهید تمرکز خود را در یک کار خاص مانند طراحی گرافیک یا حسابداری بگذارید؟ آیا شما روی یک بازار خاص مانند کسب و کار آنلاین یا بنگاههای معاملات ملکی تمرکز خواهید کرد؟ هنگامیکه بدانید چه چیزی را ارائه میدهید، میتوانید قیمت خدمات خود را تنظیم کنید. ممکن است هزینه کار خود را بر اساس میزان ساعت تنظیم کنید یا میتوانید بستههای خدمات خود را به فروش برسانید. شروع کار به عنوان دستیار مجازی سریع و مقرون به صرفه بوده و انجام آن آسان است. در فضای شغلی امروز نیاز زیادی به کمک مجازی وجود دارد و اگر در حال حاضر مهارت و تجهیزات لازم برای شروع کار را دارید، میتوانید به سرعت اولین مشتری خود را پیدا کرده و کارتان را شروع کنید.
اگر قصد راهاندازی یک شرکت دستیار مجازی را دارید، در مورد پروانه کسب با مراجع قانونی صحبت کنید. اگر از قبل برای ارائه خدمات پشتیبانی مجازی کاملا مجهز هستید، هزینههای مربوط به اخذ مجوز شاید تنها هزینه راهاندازی این کسب و کار برای شما باشد. پس از راهاندازی میتوانید با شبکهسازی و جستجوی مشاغل آزاد و دورکاری از طریق سایتهای مشاغل آنلاین، مشتری پیدا کنید. راهاندازی یک صفحه لینکدین و راهاندازی یک وبسایت را نیز در ذهن داشته باشید تا افراد بتوانند به راحتی در مورد شما اطلاعات کسب کرده و از خدماتتان استفاده کنند.
حقوق دستیار مجازی با توجه به میزان تجربه و مهارتی که میتوانند ارائه دهند، متفاوت است. در این مورد آمار جهانی وجود ندارد و نمیتوان به آن اتکا کرد چون اداره آمار کار ایالات متحده آمریکا به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد را به طور خاص برای دستیاران مجازی جمع نمیکند. ارقامی که ارائه میشود به طور کلی برای منشیها و دستیاران اداری است و یک هفته کاری 40 ساعته در نظر گرفته میشود:
افرادی که علاقهمند به دستیاری مجازی میشوند، مشاغل زیر را نیز در نظر می گیرند. ارقام ارائه شده میانگین حقوق سالانه به دلار آمریکا است:
دستیاران مجازی باید هزینههای اضافی را برای کسب و کار خود در نظر بگیرند از جمله خرید و نگهداری تجهیزات دفتری و بازاریابی برای جذب مشتری جدید.
داشتن گواهی یا مدرک چهار ساله کارشناسی برای دستیاری مجازی لازم نیست، اما احتمالا اعتبار و ارزش بیشتری به کار شما میبخشد.
مهارت های لازم برای یک دستیار مجازی
بسیاری از مهارتهای مورد نیاز برای دستیاری مجازی، همان مهارت های لازم برای دستیاری اداری یا منشی بودن است. در زیر اشارهای مختصر به مهارتهای لازم خواهیم کرد:
آمارها نشان میدهد که مشاغلی مانند کارمند دبیرخانه، منشی و کارمندان اداری از سال 2019 به 2029 در حدود 9 درصد کاهش مییابد. در حال حاضر آمار رشد شغلی به طور خاص برای دستیاران مجازی در دسترس نیست اما با توجه به اینکه بهطور روزافزون شرکتهای بیشتری به سمت واسپاری کارهای خود به شکل دورکاری میروند و برای انجام کارهایی که قبلا توسط کارمندان تمام وقت انجام میشد افراد نیمه وقت استخدام میکنند، امکان رشد فرصتهای شغلی دستیار مجازی وجود دارد.
همیشه روشهای مختلفی برای کار پیدا کردن هست و با توجه به تخصص و بازار هدف روشها متفاوت خواهد بود اما بهطور کل برای پیدا کردن کار به عنوان یک دستیار مجازی سه راه وجود دارد:
با افزایش تعداد پیمانکاران مستقل که در خانه کار میکنند، بازار کار شاهد گسترش شرکتهای تحت وب است که به عنوان واسطه بین کارفرمایان و پیمانکاران احتمالی عمل میکنند. برخی از سایتهای فریلنسر پر از تعداد زیادی نیروی کاری هستند که از افراد با طیف گستردهای از تجربه و تخصص در ایران یا سراسر جهان تشکیل شده است. در این سایتها مشتریان و کارفرمایان میتوانند جزئیاتی درباره نوع کاری که در نظر دارند و حقوق پیشنهادی برای انجام آن کار ارائه دهند. سپس فریلنسرها یا همان پیمانکاران آزاد میتوانند برای گرفتن آن شغل درخواست دهند و نمونههایی از کار خود را برای بررسی به مشتری ارائه دهند. در برخی موارد، مشتری میتواند یک کنفرانس ویدیویی ترتیب دهد تا در مصاحبه با متقاضیان صلاحیت آنها را دقیقتر ارزیابی کند.
امروزه در کسب و کار خود باید وظایفی را که میتوان برونسپاری کرد، شناسایی کنید تا مدیریت زمان خود را در دست بگیرید. برای برونسپاری، روی کارهایی تمرکز کنید که به تخصص شما نیازی ندارند. از خود بپرسید آیا آن کار بهترین استفاده از وقت شما است یا توسط شخص دیگری بهتر انجام میشود؟ چه بخواهید فرآیندها و کارهای اداری کسب و کار خود را تنظیم کنید، چه بخواهید کارهایی را که باعث آزار شما میشوند را انجام ندهید یا اینکه فقط وقت آزاد بیشتری بخواهید، در هر صورت داشتن یک دستیار مجازی فوق العاده است. گاهی استخدام یک دستیار مجازی میتواند رمز موفقیت شما باشد.
آیا این مقاله برای شما مفید بود؟ شما دستیار مجازی هستید یا نیاز به استخدام دستیار مجازی دارید؟ امیدوارم این مقاله به شما کمک کند تصمیم بگیرید که آیا داشتن دستیار مجازی برای کسب و کار شما مناسب است یا خیر. ما در همیار آکادمی از خواندن دیدگاههای شما استقبال میکنیم پس نظرات یا سوالات خود را در پایین همین مقاله برای ما بنویسید.
یک مهندس عمران عاشق مباحث حوزه مدیریت و کسب و کار! چندین ساله که در حوزه ترجمه و تولید محتوا و فضای دیجیتال فعالیت میکنم
هیچ دیدگاهی ثبت نشده است.