معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریتی برای دورکاری

فهرست مطالب

با همه‌گیر شدن ویروس کوید ۱۹ و گسترش همه‌جانبه کرونا در جهان، شرکت و کمپانی‌های ریز و درشت تصمیم گرفتند برای جلوگیری از وخامت اوضاع، کارهای خود را تا حد امکان به صورت دورکاری انجام دهند. البته تغییر چنین رویه و استراتژی در بدنه یک شرکت، چه کوچک و چه بزرگ به همین راحتی نیست و هنوز سازمان‌ها اغلب با مشکلات عدیده‌ای دست و پنجه نرم می‌کنند. یکی از چالش‌ها و دغدغه‌های بزرگ مدیران یک کسب و کار، در پیدا کردن نرم‌افزارهایی مدیریتی است که به درد دورکاری می‌خورد. در این مقاله قصد داریم بهترین نرم‌افزارهای مدیریتی برای دورکاری را معرفی کنیم.

دورکاری چیست؟

تعریف دورکاری

دورکاری، شیوه‌ای از فعالیت شغلی در یک سازمان است که بر اساس این متد، کارمندان یک سازمان به صورت پاره‌وقت یا تمام وقت از راه دور به انجام وظایف خود می‌پردازند. محل فعالیت کارمندان می‌تواند منزل شخصی خود یا جای دیگری باشد. آنچه که برای سازمان در این شیوه اهمیت دارد، تنها به موضوع زمان برمی‌گردد؛ یعنی کارمند موظف است n ساعت پای کار باشد. اجرای متد دورکاری، هم مزیت‌های خوبی دارد و هم مضررات متعددی. با این اوصاف آنچه که برای اجرایی شدن این روش مورد نیاز است را می‌توان در سه چیز خلاصه کرد؛ اینترنت، یک گوشی هوشمند معمولی و آدرس الکترونیکی(ایمیل).

معرفی بهترین نرم‌افزارهای مدیریتی برای دورکاری

معرفی 11 نرم افزار غالی برای دورکاری

برای استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی برای دورکاری به سه فاکتور گفته شده (نت، گوشی هوشمند و ایمیل) حتما نیاز پیدا می‌کنید. البته بسته به نوع فعالیت، شرکت یا سازمان مرتبط ممکن است به یک مرکز تلفنی VoIP نیز نیاز داشته باشد تا تماس‌ها روی رایانه یا گوشی هوشمند نیروی دورکار از طریق زیرساخت‌های اینترنت منتقل شود. در ادامه این مقاله، به معرفی نرم‌افزارهای مطرح در این زمینه می‌پردازیم.

3CX

اپلیکیشنی مفید که بر اساس پروتوکل SIP برای اتصال به مرکز تلفنی به کار می‌رود. این نرم‌افزار در سال ۲۰۰۷ عرضه شد و در آن زمان سر و صداهای زیادی به پا کرد. منتقدها اغلب به مدیریت و تنظیمات آسان 3CX و همچنین سازگاری بسیار بالای اپلیکیشن روی سیستم عامل‌های مختلف اشاره می‌کنند. توسعه‌دهندگان این برنامه در طی این سال‌ها تمامی تلاش خود را به کار گرفتند تا ویژگی‌های جدیدتری به این اپ وارد کنند. این‌گونه شد که در سال ۲۰۱۷ میلادی اپلیکیشن 3CX به ورژن ۱۵.۵ ارتقا پیدا کرد و قابلیت‌های متعدد این نرم‌افزار باعث شد تا کسب‌وکارها برای اجرای ویدیو کنفرانس‌ و ویس‌میل‌ از این نرم‌افزار استفاده کنند.

Zoiper

زویپر یکی دیگر از نرم‌افزارهایی است که عملکرد مشابهی با 3CX دارد. کار با این نرم‌افزار نیز به نسبت آسان است و مکالمات با استفاده از زویپر، رمزگذاری خواهد شد. نرم‌افزار Zoiper روی سیستم عامل‌های مختلف و همچنین گوشی‌های هوشمند (اندروید و iOS) وجود دارد. اگر دسترسی به گوشی هوشمند نیز برای‌تان مقدور نیست، از طریق مرورگر می‌توانید از Zoiper استفاده کنید. البته زویپر در دو مدل رایگان و پرمیوم خدماتش را ارائه می‌دهد. برای استفاده از تمامی امکانات نرم‌افزار از طریق قانونی باید مبلغی معادل ۶۰ دلار بپردازید.

ورود به صفحه دانلود رایگان Zoiper برای تمامی پلتفرم‌ها

Discord

دیسکورد بیشتر معرف حضور گیمرها و پلیرهای بازی‌های ویدیویی است، اما قابلیت‌های بسیار بالای دیسکورد می‌تواند به درد کسب و کارها نیز بخورد. مدیر یک سازمان تنها باید یک سرور در دیسکورد راه‌اندازی کند که کار بسیار آسانی و کاملا رایگانی است و یک سرپرست برای انجام چنین کاری به دردسر نمی‌افتد. فعالیت در دیسکورد رایگان است و اعضای یک تیم می‌توانند با یکدیگر هم به صورت متنی و هم به صورت ویدیویی به مکالمه بپردازند. کارکرد دیسکورد به شدت به نرم‌افزار اسکایپ شباهت دارد؛ با این تفاوت که کیفیت صدا و تصویر در نرم‌افزار دیسکورد به مراتب بهتر از آن چیزی است که شما در اسکایپ تجربه خواهید کرد.

Any Desk

نرم‌افزار انی دسک توسط برنامه‌نویس‌های آلمانی توسعه یافته و یکی دیگر از محصولاتی است که برای افراد دورکار به شدت سودمند واقع می‌شود. نرم‌افزار Any Desk عملکردی مشابه به Team Viewer دارد و کاربر می‌تواند از راه دور به یک رایانه شخصی دیگر با استفاده از زیرساخت اینترنت متصل شود.

با استفاده از انی دسک می‌توانید فایل‌های مختلفی را به یک سیستم دیگر ارسال کنید. این دسته از نرم‌افزارها، یک نوع شبکه VPN ایجاد می‌کنند تا اعضای درون یک سیستم بتوانند با خیالی آسوده و با اطمینان خاطر اسناد و مدارک شرکت را با یکدیگر رد و بدل کنند. شما در انی دسک همچنین می‌توانید از راه دور، فرایند پرینت یک سند را نیز انجام دهید.

Google Docs

آیا می‌خواهید هم‌زمان با فعالیت اعضای یک تیم، پروژه آنها را نظارت کنید؟ ابزار گوگل داکس یکی از نرم‌افزارهای به شدت کارآمد و مفیدی است که به درد شما می‌خورد. گوگل داکس در حقیقت همان نرم‌افزار ورد است که در سیستم عامل ویندوز برای نگارش و تایپ آیتم‌های مختلف از آن استفاده می‌شود؛ با این تفاوت که گوگل داکس مبتی بر وب است و تمامی کارهای شما در گوگل درایو ذخیره می‌شود.

به همین دلیل زمانی که شما نوشتن در گوگل داکس را شروع می‌کنید، همه چیز به صورت خودکار ذخیره می‌شود. همزمان با شروع فرایند تایپِ یک کاربر، شما می‌توانید از طریق یک لینک، خیلی راحت به فعالیت‌هایش سرک بکشید و در صورت لزوم ویرایش‌هایی را در فایل انجام دهید یا کامنت قرار دهید تا نویسنده، متوجه برخی از اصلاحات شود و در صدد رفع اشتباه‌ها برآید. در انتهای فرایند تایپ، شما می‌توانید از اطلاعاتی که انجام داده‌اید، فایل ورد را به راحتی و با چند کلیک ساده استخراج و روی رایانه شخصی‌تان ذخیره کنید. این نوع سرویس برای تمامی پلتفرم‌ها موجود است.

Google Drive

یکی دیگر از خدمات شرکت گوگل، نرم‌افزاری بسیار کارآمد و کاربردی به اسم گوگل درایو است که می‌توان آن را به یک نوع انباری تشبیه کرد! با استفاده از گوگل درایو می‌توانید به صورت رایگان تا ۱۵ گیگابایت از اطلاعاتتان را ذخیره کنید. گوگل درایو که مبتنی بر سیستم ذخیره ابری است، باعث می‌شود فایل‌های شما حتی در صورت خرابی گوشی یا رایانه‌های شخصی‌تان، به هیچ وجه از بین نرود.

شما با ورود به حساب کاربری گوگل، به هر آنچه که قبلا روی سرورهای گوگل ذخیره کرده‌اید مجدد دسترسی پیدا می‌کنید. گوگل درایو در ماه مارس سال ۲۰۱۷ مدعی شد که نزدیک به ۸۰۰ میلیون کاربر فعال دارد و بالغ بر ۲ تریلیون فایل در این سرویس آپلود شده است. اگر ۱۵ گیگابایت کفاف کارهای شما را نمی‌دهد، شما این اختیار را نیز دارید با خریداری حق اشتراک به صورت ماهانه، به فضای بیشتری دست پیدا کنید. کمترین میزان هزینه، ۲ دلار در ماه است که ۱۰۰ گیگابایت فضا در اختیارتان قرار می‌دهد و حداکثر میزان هزینه، رقمی معادل ۳۰۰ دلار به صورت ماهیانه است که ۳۰ ترا بایت خواهد بود.

Output Messenger

اوت‌پوت مسنجر یکی دیگر از نرم‌افزارهای بسیار خوبی است که می‌توان در شیوه دورکاری از آن بهره برد. با استفاده از این مسنجر، همان‌طور که از نامش نیز مشخص است شما قادر خواهید بود با دیگر اعضای تیم به مکالمه و چت بپردازید. تفاوت عمده این مسنجر با سایر نرم‌افزارهای مشابه مثل تلگرام و واتس اپ، در وجود قابلیت مکالمه از طریق LAN است. یعنی نیازی به بستر اینترنت نیست و یک سازمان می‌تواند به صورت آفلاین، یک شبکه خصوصی راه‌اندازی کند.

با استفاده از این مسنجر قادر خواهید بود تماس‌های ویدیویی و صوتی را با دیگر همکارهایتان بگیرید. همچنین قابلیت به‌اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپ در این اپلیکیشن وجود دارد و به نوعی می‌توان برای خدمات VoIP نیز از اوت‌پوت مسنجر استفاده کرد. جدا از تمامی موارد گفته شده، این نرم‌افزار قابلیت‌هایی برای تهیه یک لیست برای کارهای موظفی نیز دارد که باعث می‌شود استفاده از این نرم‌افزار، یک تجربه خوب برای کار تیمی نیز باشد. این مسنجر برای تمامی پلتفرم‌ها و همچنین مرورگرها موجود است.

Google Calender

همان‌طور که از نام اپلیکیشن پیداست، شما یک تقویم هوشمند را در دست خواهید داشت که می‌تواند به امور شما نظم دهد. این تقویم الکترونیکی در سال ۲۰۰۹ برای تمامی پلتفرم‌ها عرضه شد. گوگل کلندر به شما اجازه می‌دهد تا رویدادهای مختلفی را ایجاد و حتی ویرایش کنید. ریماندر و یادآورهای زیادی را نیز می‌توانید برای رویدادهایی که در این نرم‌افزار تعریف کرده‌اید تعبیه کنید تا چیزی را از دست ندهید.

از طرفی دیگر این قدرت را نیز خواهید داشت تا موقعیت مکانی مشخصی را نیز به یک رویداد اضافه کنید تا کاربران دیگر بتوانند از محل دقیق یک رویداد باخبر شوند. جدا از تمامی موارد گفته شده، شما قادر خواهید بود دیگران را نیز به یک رویداد دعوت کنید. این رویداد می‌تواند یک مسئله خصوصی مثل جشن تولد باشد یا یک موضوع شغلی و حرفه‌ای.

در هر صورت گوگل کلندر، نرم‌افزار به شدت کاربردی است که می‌تواند نظم و ترتیب خوبی را برای کاربر یا کاربران به دنبال داشته باشد. اگر روی سیستم رایانه شخصی خود از مرورگر گوگل کروم استفاده می‌کنید، شما قادر خواهید بود با نصب افزونه گوگل کلندر، از این نرم‌افزار روی مرورگر نیز بهره ببرید.

نسخه موبایل گوگل کلندر به شدت طرفدار پیدا کرده و در نقدهای بسیار زیادی، به طراحی جذاب و ساده این نرم‌افزار اشاره شده است. گوگل کلندر بسته‌های به‌روزرسانی و آپدیت‌های متنوعی را به صورت مداوم در طول این سال‌ها دریافت کرده و به دلیل پشتیبانی بسیار خوبی که توسعه‌دهندگان برای این نرم‌افزار انجام می‌دهند، می‌توان این نرم‌افزار را نیز به بسیاری از افرادی که باید به صورت دورکاری کارهای روزمره خود را انجام دهند پیشنهاد کرد. گوگل کلندر، نرم‌افزاری است که باید روی هر پلتفرمی نصب شود.

Trello

نرم‌افزاری که برای هر نوع کاری تیمی، به درد بخور است. می‌توان ترلو را یکی از ملزومات دورکاری تلقی کرد. مهم نیست اندازه تیم شما کوچک است یا بزرگ، ترلو به عنوان یک نرم‌افزار مدیریتی می‌تواند نیازهای هر نوع تیمی را برطرف کند. البته ترلو با آنکه در حال حاضر یکی از بهترین اپلیکیشن‌های رایگان در این زمینه است، در ایران مشکلاتی برای تجربه این نرم‌افزار وجود دارد و شرکت ترلو بر اساس تحریم‌هایی که دولت کشور ایالات متحده آمریکا وضع کرده، خدماتش را روی برخی از آی‌پی‌های ایرانی بسته است.

با تمامی این تفاسیر، اگر توانایی تهیه VPN و دور زدن تحریم‌ها را ندارید، می‌توانیم به شما نرم‌افزار تسکولو (Taskulu) را پیشنهاد کنیم که در واقع یک مدل نسخه بومی‌سازی شده ترلو در ایران است که از زبان فارسی نیز پشتیبانی می‌کند. در کل استفاده از ترلو را به هر کاربری توصیه می‌کنیم؛ چراکه بیشتر خدمات ترلو به رایگان در خدمت شما قرار می‌گیرد و برای اداره امورات یک کار تیمی به صورت اتوماسیونی و اینترنتی، ترلو می‌تواند بهترین گزینه برای استفاده باشد. ترلو برای تمامی پلتفرم‌ها موجود است.

اسکا‌ی‌روم

اسکای‌روم، نرم‌افزاری محصول داخل ایران است که می‌توان از آن برای ایجاد وبینارهای آموزشی و جلسات درون سازمانی استفاده کرد. اپلیکیشن قابلیت‌های زیادی دارد؛ برای مثال می‌توان به تخته مجازی اسکای روم اشاره کرد که شما می‌توانید با استفاده از قلم نوری، اشکال و جداول مختلف را ترسیم کنید. همچنین قابلیت نمایش اسلاید در این نرم‌افزار وجود دارد و قادر خواهید بود فایل‌های پاور پوینت و عکس‌ها را به صورت اسلاید در معرض نمایش قرار دهید.

قابلیت اشتراک‌ فایل و همچنین ویژگی به اشتراک‌گذاری محیط دسکتاپ نیز از دیگر ویژگی‌های اسکای روم به شمار می‌رود. بسته به تعداد اعضای حاضر در تیم و نوع سرویس، تعرفه‌های متنوعی وجود دارد که شما می‌توانید با پرداخت هزینه، یک پلن را به صورت ماهانه خریداری کنید و به صورت نامحدود جلساتی را برگزار کنید. اگر نسبت به اسکای روم اعتماد کافی ندارید، توسعه‌دهندگان در صفحه اصلی سایت از شما دعوت می‌کنند تا برای مدتی مشخص، به صورت آزمایشی از خدمات این نرم‌افزار به رایگان استفاده کنید.

ورود به صفحه نرم‌افزار اسکای روم

Asana

آسانا یکی دیگر از نرم‌افزارهای مدیریتی دورکاری است که کارکردی شبیه به ترلو دارد. شما می‌توانید کارهای تیمی را در آسانا به راحتی رهبری کرده و اتوماسیونی شدن فعالیت‌ها را نظاره‌گر باشید. اهداف، برنامه‌ها، وظایف و فایل‌های تیمی را در یک فضا به اشتراک بگذارید و هر زمان که بخواهید روی بخش‌های مختلف ویرایش انجام دهید. لیست‌ وظایف را تهیه و نظم دهید تا اعضای تیم به راحتی و بدون معطلی متوجه شوند که باید چه کاری را انجام دهند. اولویت‌بندی‌ تسک‌ها را تعیین و برای کارهای مختلف یک موعد مقرر تعیین کنید.

یکی از قابلیت‌های جذابی که آسانا نسبت به ترلو دارد در وجود گزینه تایم لاین است. شما به عنوان مدیر یک پروژه می‌توانید در گذر زمان کاملا ببینید که چطور وظایف اعضای تیم انجام می‌پذیرد. با بررسی داده‌ها می‌توانید برای ماه بعد یک برنامه‌ریزی بهتر و سازمان‌یافته‌تری را طراحی کنید تا اگر تسک‌هایی در ماهِ جاری ناتمام باقی مانده‌اند، در ماه آینده دیگر چیزی روی زمین باقی نماند. وجود تایم لاین باعث می‌شود بهره‌وری تیمی، ماه به ماه بهتر شود.

در آسانا شما همچنین می‌توانید به چارت‌های متعدد و متنوعی دسترسی داشته باشید تا به صورت حرفه‌ای برنامه تیمی و راندمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. استفاده از خدمات آسانا رایگان است و شما صرفا نیاز دارید تا در سایت یا نرم‌افزار ثبت نام کنید اما برای استفاده از تمامی امکانات سایت باید مبلغی هزینه کنید. در حالت رایگان شما می‌توانید بی‌نهایت پروژه را مدیریت کنید و برای آپلود هر فایل، ۱۰۰ مگابایت در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. لازم به ذکر است در حالت رایگان حداکثر تا ۱۵ نفر می‌توانند در یک پروژه حضور داشته باشند.

آیا نرم‌افزارهای مدیریتی به درد فریلنسرها نیز می‌خورد؟

قطعا بله! استفاده از نرم‌افزارهای معرفی شده برای هر نوع طیف کاربری مناسب است و از آنجایی که بخش زیادی از خدمات نرم‌افزارها به صورت رایگان ارائه می‌شود، استفاده و بهره‌برداری از چنین نرم‌افزارهای مدیریتی ضرری برای هیچ فردی به دنبال نخواهد داشت. از طرفی یک فریلنسر می‌تواند با امتحان کردن نرم‌افزارهای مختلف مثل ترلو، گوگل درایو، آسانا و سایر برنامه‌ها شانس خود را در افزایش راندمان و بهره‌وری‌ شغلی‌اش امتحان کند.

فریلنسرها از آنجایی که اغلب در یک مکان ثابت حضور ندارند، بیشتر محتاج چنین اپلیکیشن‌هایی هستند که کار را برای آنها راحت کند. به همین منظور اگر شما فریلنسر هستید، نرم‌افزارهای مدیریتی که در این مقاله به شما معرفی شده را امتحان کنید. شاید چند نرم‌افزاری که از آنها استفاده می‌کنید بتوانند گره‌ای از کار شما بگشایند یا روند سخت و ملال‌اور زندگی کاری روزمره شما را کمی آسان کنند. پس برای امتحان نرم‌افزارهای معرفی شده معطل نکنید!

آیا تجربه‌ای از کار با نرم‌افزارهای معرفی شده داشته‌اید؟ تجربه و دیدگاهتان را با همیارآکادمی و سایر خوانندگان این مقاله به اشتراک بگذارید.

اشتراک گذاری

نویسنده رسول خردمندی

آناتومیست و جنین‌شناس - نویسنده و مترجم - علاقه‌مند به دنیای تکنولوژی و سینما