شاید بتوان به صراحت اعلام کرد که در بین مخاطبان این مقاله، کمتر کسی وجود دارد که معنی چک لیست را نداند و پاسخ روشنی برای سوال «چک لیست چیست» در ذهنش نداشته باشد. ما در این مقاله قصد داریم تا از اهمیت داشتن چک لیست (check list) برای مدیریت بهتر زمان و انرژی خودمان صحبت کنیم. در دنیای شلوغ و پرهیاهوی امروزی که ما درونش قرار داریم، داشتن یک چک لیست به یک ضرورت تبدیل شده است. البته شاید افرادی باشند که ادعا کنند بدون داشتن چک لیست هم توانسته‌اند به موفقیت‌هایی دست پیدا کنند اما باید دید که تعریف‌شان از موفقیت چیست و تحت چه شرایطی به آن دست یافته‌اند.
برای رسیدن به موفقیت از راه اصولی و درست، نیاز داریم تا همه چیز را مدیریت شده و بر پایه روش‌های صحیح برنامه‌ریزی کنیم. بنابراین در این مقاله به نحوه ایجاد یک چک لیست درست و منطبق بر واقعیت خواهیم پرداخت و خودتان شاهد خواهید بود که ساختن یک چک لیست خوب از چه اهمیتی برخوردار است. پس با همیار آکادمی همراه باشید.
چک لیست چیست؟
چک لیست یک اصطلاح انگلیسی بوده که معادل فارسی آن به معنی «فهرست بررسی» است. اگر بخواهیم یک تعریف عمومی از چک لیست یا فهرست بررسی ارائه کنیم می‌توانیم بگوییم: چک لیست، فهرستی از کارهایی است که قرار است برای انجام آنها برنامه‌ریزی کرده و پس از طی‌کردن مراحلی، در نهایت هرکدام را به سرانجام برسانیم.
اگر بخواهیم خیلی شفاف و روشن درباره هدف استفاده از چک لیست صحبت کنیم، باید گفت که هدف از ایجاد چک لیست این است که اطمینان پیدا کنیم هیچ‌کدام از جزئیات یک فعالیت، فراموش نخواهد شد و به شکلی استاندارد و با ترتیب منطقی به انجام خواهد رسید.
معمولا چک لیست‌ها برای کارهای نظارتی، بازرسی و ممیزی کاربرد فراوانی دارند. توصیه‌ای که به شما می‌توانیم داشته باشیم این است که برای داشتن یک چک لیست کامل، از کار تیمی بهره ببرید. بهتر است اهداف و برنامه‌های خود را با افراد تیم در میان بگذارید تا بهتر بتوانند به شما در تهیه یک چک لیست کامل و منطقی کمک کنند.
انواع چک لیست
بعد از اینکه متوجه شدیم چک لیست چیست، لازم است برای مشخص‌کردن انواع چک لیست به این نکته اشاره کنیم که به شیوه‌های مختلفی می‌توان چک لیست‌ها را دسته‌بندی کرد. ما در این قسمت به برخی از این شیوه‌ها اشاره خواهیم داشت. اگر بخواهیم به طور کلی انواع چک لیست را معرفی کنیم، می‌توانیم این‌گونه بگوییم که: چک لیست‌ها شامل دو نوع عمومی و تخصصی می‌شوند.
- چک لیست‌های عمومی: آن دسـته از قوانینی هستند که در همه دستگاه‌ها یا چند دستگاه مشترک بوده و بـا اسـتانداردهای قابل‌قبول در مسائل اداری و مـالی تهیـه می‌شوند. به‌عنوان مثال می‌توان به قانون مدیریت خدمات کشوری اشاره کرد که در بیشتر دستگاه‌ها به اجرا گذاشته می‌شود.
- چک لیست‌های تخصصی: این نوع از چک لیست‌ها به شیوه‌ای جداگانه و به تفکیک محورهای بازرسی، متناسب با اهـداف، مأموریت‌ها و وظیفه‌های خاص هر سیستم تدوین می‌شوند. اساس تهیـه چـک لیـست تخصصی، روشـن ساختن پاسخ‌های محورهای بازرسی خواهد بود. این چک لیست‌ها عموماً بر روی کارهای تخصصی یا بازرسی بر روی تجهیزات و دارایی‌ها تعریف می‌شوند.
همان‌طور که اشاره کردیم می‌توانیم بر اساس پارامترهای مختلف انواع چک لیست را معین کنیم. در ادامه انواع چک لیست را بر اساس اهداف تعیین شده معرفی می‌کنیم:
- چک لیست شخصی: مشخص است که هر فردی می‌تواند بر اساس توانایی‌های خود برنامه‌های روزانه، هفتگی، ماهانه یا حتی سالانه تهیه کند. برای این‌کار باید مواردی را مشخص کرده و آنها را لیست نماید. نکته مهم از چک لیست‌های شخصی انعطاف‌پذیر بودن آنها است.
- چک لیست پروژه: برای ارزیابی اعضای تیم و وظایف هر یک از آنها باید از چک لیست پروژه استاندارد استفاده کنیم. این امر موجب می‌شود تا افراد بهتر به وظایف خود عمل کنند.
- چک لیست ترتیبی: این نوع از چک لیست در پروژه‌هایی مورد استفاده قرار می‌گیرند که مراحل انجام آن به نوعی مکمل یکدیگر هستند. در واقع وقتی مرحله‌ای انجام نشود مرحله بعدی را عملا نمی‌توان به انجام رساند.
- چک لیست مشورتی: کارهایی را که در نظر داریم انجامشان دهیم، در جلسات گروهی مطرح کرده و با رعایت اولویت‌بندی لیست می‌کنیم.
- چک لیست کنترل کیفی: در این نوع از چک لیست تمامی آزمون‌ها و کنترل‌هایی که باید بعد از اتمام کار، تولید یا ارائه خدمات انجام شوند، مورد بررسی قرار می‌گیرد.
- چک لیست راهنمای کار: این نوع از چک لیست روند کار را برای افراد سازمان مشخص خواهد کرد.
هدف از تهیه چک لیست چیست؟
حالا که با تعریف چک لیست آشنا شدیم وقت آن رسیده که به اهداف تهیه چک لیست اشاره کنیم. اهدافی که برای ایجاد یک چک لیست می‌توان در نظر داشت، عبارتند از:
- چک لیست می‌تواند ابزاری برای ثبت منظم مشاهدات باشد.
- چک لیست را می‌توان با هدف مستندسازی استراتژی‌ها، میزان پیشرفت‌ها، نگرش‌های موجود و … ایجاد کرد.
- به حداقل رساندن اشتباهات و جلوگیری از تکرار اشتباهات گذشته که اگر چک لیست نداشته باشیم ممکن است مجدد تکرار شوند.
- برای افزایش خلاقیت می‌توان از چک لیست استفاده کرد. وجود یک چک لیست خوب می‌تواند باعث کاهش استرس‌های شما شده و در نتیجه کارایی مغز شما را افزایش می‌دهد که در نتیجه این افزایش کارایی در مغز به بهبود خلاقیت شما منجر می‌شود.
- یکی از اهداف مهم تهیه چک لیست، افزایش انگیزه است. از آنجا که استفاده از چک لیست می‌تواند باعث موفقیت ما شود بنابراین انگیزه ما را برای اقدام به موقع و انجام کارهای روزمره فراهم می‌کند.
- افزایش بهره‌وری، یکی دیگر از اهداف ایجاد چک لیست می‌تواند باشد. ایجاد یک چک لیست مستلزم آن است که تمام کارهای اصلی را به کارهای کوچک‌تر و اختصاصی تقسیم کنید. این‌کار باعث راحتی و اطمینان بیشتر ما می‌شود که همه فعالیت‌ها به درستی انجام خواهند شد بنابراین ما با انجام کارهای بیشتر به بهره‌وری بالاتری خواهیم رسید.
- برای پیشگیری از فراموش کردن موضوعات مهم، می‌توان یک چک لیست تدوین کرد. با سازماندهی یک چک لیست منطقی، مطمئن خواهید شد که هیچ مرحله‌ای از فرآیند پیشرفت کار فراموش نخواهد شد. استفاده از چک لیست به ما کمک می‌کند تا در مدیریت کارهای مختلف نظم بیشتری داشته باشیم. هر چه نظم بیشتر باشد، احتمال فراموش کردن مطالب هم کمتر خواهد شد.
- یکی دیگر از اهداف ایجاد چک لیست، پرداختن به اولویت‌بندی کارها است. با تهیه یک چک لیست اصولی تقریبا می‌توان مطمئن بود که هیچ‌وقت در اولویت‌بندی کارها دچار اشتباه نخواهیم شد و همواره امور مهم‌تر که اولویت بیشتری دارند را زودتر انجام خواهیم داد.
چک لیست خوب چیست و چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
یک چک لیست خوب دارای چندین ویژگی است
همان‌طور که تا اینجا متوجه شده‌اید، چک لیست می‌تواند کمک‌های فراوانی به هرکدام از ما بکند. مسلما چک لیستی که خوب باشد و به‌درستی تهیه شده باشد حائز اهمیت خواهد بود و ما را برای رسیدن به اهدافمان کمک خواهد کرد. در این بخش می‌خواهیم ویژگی‌های یک چک‌لیست خوب را بررسی کنیم تا بدانید که وقتی به چک لیست خوب اشاره می‌کنیم دقیقا منظورمان چیست. مهم‌ترین ویژگی‌های یک چک لیست خوب عبارت‌اند از:
- چک لیستی خوب است که تمام موارد با جزئیات داخل آن مشخص شده باشد.
- یک چک لیست خوب، دقیق و کارآمد است و حتی در سخت‌ترین شرایط نیز به راحتی قابل استفاده خواهد بود.
- در تهیه یک چک لیست خوب باید سادگی و روان‌بودن حتما مدنظر باشد. یک چک لیست هر چه ساده‌تر و روان‌تر باشد بهتر است.
- در یک چک لیست خوب، فقط رفتارها یا ویژگی‌های مهم باید منظور شود.
- یک چک لیست خوب به شیوه‌ای تنظیم می‌شود که کل فهرست موجود در آن را بتوان به سادگی مورد استفاده قرار داد.
- گام‌های مهم و کاربردی حتما داخل چک لیست باید وجود داشته باشند، در این صورت است که چک لیست تهیه‌شده مفید خواهد بود.
- رعایت اختصار و در عین حال مفیدبودن یکی دیگر از شاخصه‌های چک لیست خوب است.
- چک لیستی خوب است که همه افراد مرتبط بتوانند به راحتی با آن کار کنند و موضوع پیچیده و مبهمی داخلش وجود نداشته باشد.
- تقدم و تاخر انجام کارها باید در یک چک لیست خوب به دقت رعایت شود.
- از گزافه‌گویی و مبهم صحبت‌کردن در تهیه چک لیست باید دوری شود، در غیر اینصورت چک لیست تهیه شده مفید نخواهد بود.
- چک لیست خوب براساس اهداف وبرنامه‌ها تدوین شده است.
مزایای تهیه و استفاده از چک لیست چیست؟
تهیه و استفاده از چک لیست مزایای متعددی خواهد داشت که در ادامه به مهم‌ترین آنها اشاره خواهیم کرد:
- انجام شدن کارها، استاندارد و یکسان می‌شود: با استفاده از چک لیست، می‌توان مطمئن شد که هر فعالیتی، مستقل از اینکه توسط چه کسی انجام می‌شود، به شکل یکسان به انجام خواهد رسید. البته همچنان ممکن است افراد مختلف، در اجرای بندهای گوناگون چک لیست، تفاوت‌هایی داشته و حتی خطاهایی مرتکب شوند اما به هر حال چهارچوب کلی فعالیت به صورت یکسان پیش خواهد رفت. بنابراین وقتی افراد در یک مجموعه جا به جا می‌شوند یا در شیفت‌های گوناگون یک فعالیت یکسان را انجام می‌دهند، خروجی فعالیت‌شان یکدست‌تر خواهد بود. حتی اگر خود شما یک فعالیت را چند بار هم تکرار کنید، با استفاده از چک لیست می‌توانید مطمئن باشید که خروجی شما همیشه یکسان باقی خواهد ماند.
- ایمنی افزایش پیدا می‌کند: افزایش ایمنی یکی دیگر از مزایای به‌کارگیری چک لیست خواهد بود. وقتی قرار است چند فعالیت مختلف انجام شود و بی‌توجهی به یکی از آنها ممکن است حادثه‌ساز باشد، تنظیم چک لیست و استفاده درست از آن، می‌تواند احتمال بروز مشکلات و سوانح را تا میزان قابل قبولی پایین بیاورد.
- تقسیم وظایف شفاف می‌شود: چک لیست‌ها نقش مهمی در شفاف شدن تقسیم وظایف و نیز در افزایش مسئولیت پذیری افراد دارند. چک لیست کاملاً روشن می‌کند که هر کسی باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهد. کسی که چک لیست را کامل می‌کند، با تیک زدن آن یا امضا کردن انتهای آن، تلویحاً می‌پذیرد که مسئولیت تک تک موارد ذکر شده در چک لیست را بر عهده خواهد گرفت.
- دانش و تجربه افراد به خوبی به دیگران منتقل می شود: انتقال یافتن دانش و تجربه، یکی دیگر از مزایا و کاربردهای مهم چک لیست به شمار می‌رود. وقتی چک لیست یک فعالیت مشخص را که توسط افراد حرفه‌ای تنظیم شده می‌بینید، می‌توانید نکاتی را دریابید که از چشم شما دور مانده‌اند. چک لیست، بسیار شفاف‌تر از توضیحات کلی عمل می‌کند و قادر است در مستندسازی تجربیات، نقش مهمی را بازی کند.
- کیفیت کارهای موردی و اضطراری افزایش پیدا می‌کند: گاهی اوقات کیفیت کارهای تکراری به دلیل اینکه به عادت تبدیل می‌شوند و ذهن ما هنگام انجام دادن آنها، چندان هوشیار عمل نمی‌کند، کاهش می‌یابد. با این وجود باید توجه داشته باشیم که کارهای غیرتکراری هم چالش خودشان را دارند چرا که ما آن‌قدر آنها را انجام نداده‌ایم که مطمئن باشیم در شرایط خاص می‌توانیم وضعیت را به‌خوبی مدیریت کنیم یا خیر. برای روشن شدن این مورد به یک مثال توجه کنید: چند بار در زندگی خود ممکن است در آسانسور گیر کنیم؟ نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم در زمان سانحه یا قطع برق، کسی که داخل آسانسور گیر کرده است دقیقاً بداند که باید چه کارهایی را و با چه ترتیبی انجام دهد. اگر یک چک لیست به دیواره‌ی آسانسور نصب شده باشد، فردی که داخل آسانسور گیر افتاده می‌تواند در چنین شرایطی بهتر عمل کرده و باعث رهایی خودش شود.
- از فراموش‌کاری جلوگیری می‌شود: بسیار واضح است که اگر یک چک لیست درست و منطقی ایجاد کرده باشیم، احتمال اینکه برخی از امور حیاتی و بسیار مهم را فراموش کنیم به حداقل می‌رسد. در واقع یکی از دلایل اصلی ایجاد چک لیست این است که با بررسی‌های خودمان موضوعاتی که باید انجام شوند را فهرست کنیم بنابراین تا حدود زیادی از فراموشی آنها جلوگیری خواهد شد.
چک لیست از چه بخش‌هایی تشکیل می‌شود؟
هر چک لیست از 6 بخش مهم تشکیل می شود
اگر قرار باشد به صورت استاندارد یک چک لیست تهیه کنیم، بهتر است که بخش‌های پیشنهادی زیر را در چک لیست تهیه شده قرار بدهیم:
- مشخصات تکمیل‌کننده: تقریبا می‌توان به وضوح اعلام کرد که این بخش در هیچ چک لیستی قابل حذف شدن نیست چراکه یکی از اهداف تهیه چک لیست این است که بدانیم چه کسی کار مشخص شده را به انجام رسانده است.
- تاریخ کارهای موجود در چک لیست: کارشناسان بر این باور هستند که با ثبت تاریخ در چک لیست، اعتبار اطلاعات موجود در آن ارزیابی می‌شود.
- عنوان چک لیست: می‌توان گفت که عنوان چک لیست، مشخص‌کننده هدف تهیه آن است و برای خواننده مشخص می‌کند که چه انتظاری از کارهای لیست شده در آن وجود دارد.
- محتوای چک لیست: سوالات، کنترل‌ها و در واقع آنچه که باید انجام شود را داخل یک چک لیست استاندارد باید گنجاند.
- ارزیابی چک لیست: ضروری است که بخشی از یک چک لیست را به ارزیابی آن اختصاص دهیم تا از محقق شدن اهداف پیش‌بینی شده، مطمئن شویم.
- نتیجه‌گیری از چک لیست: در این بخش آنچه انجام شده را با آنچه تدوین شده بود قیاس و اگر لازم باشد اقدام اصلاحی را اعمال می‌کنیم.
هنگام طراحی چک لیست، چه مواردی را باید در نظر گرفت؟
لازم به یادآوری است که استانداردها و چهارچوب‌های طراحی چک لیست از سازمانی به سازمان دیگر، از تیمی به تیم دیگر و از صنعتی به صنعت دیگر، تفاوت‌های بنیادی دارد. اما در نظر گرفتن نکات زیر می‌تواند کمک مناسبی به طراحی بهتر چک لیست‌ها کند:
- چک لیست باید به‌گونه‌ای تنظیم گردد که استفاده‌کننده از آن، نیازی به مراجعه به حافظه‌ی خود نداشته باشد. حتی در لحظاتی که فرد تمرکز ذهنی پایینی دارد، با در نظر گرفتن نکات چک لیست قادر باشد کارش را با حداقل خطا انجام دهد.
- اگر اولویت انجام شدن فعالیت‌ها اهمیت دارد، مسلما باید در تهیه چک لیست این موضوع رعایت شود.
- باید اطمینان داشته باشیم که عبارت‌ها و جملات موجود در چک لیست، به اندازه کافی شفاف و واضح باشند و احتمال سوء برداشت از آنها تقریبا غیرممکن باشد.
- اگر تعداد موضوعات در نظر گرفته شده در چک لیست زیاد است، حتماً آنها را به شکلی تقسیم بندی کنید و برای هر بخش، یک عنوان جداگانه درنظر بگیرید.
- چه زمانی که چک لیست خود را بصورت دیجیتال و چه زمانی که بصورت فیزیکی (کاغذی) تهیه می‌کنید، جایی را برای تیک زدن و تایید کردن فرد در نظر بگیرید. به این شکل، احتمال به‌چشم‌نیامدن یک آیتم یا عبور کردن از روی آن، کاهش پیدا می‌کند.
- از اینکه کلمات و شیوه‌ی نگارش چک لیست توسط شما، کاملاً با زبان روز و وضعیت فعلی سازگاری دارد، مطمئن شوید. متاسفانه تنبلی در استفاده از چک لیست، همیشه وجود دارد. با این وجود اگر قرار باشد بعضی از کلمات یا موارد موجود در چک لیست، با عملکرد واقعی مطابقت نداشته باشند، احتمال بی‌میلی به استفاده از چک لیست به طرز عجیبی افزایش پیدا خواهد کرد.
مراحل طراحی چک لیست چیست؟
تفاوتی ندارد که می‌خواهید یک چک لیست روزانه طراحی کنید یا قرار است برای یک پروژه یا رویداد خاص چک لیست در نظر بگیرید، روند ایجاد هر نوع چک لیست یکسان است:
- اولین قدم برای ایجاد یک چک لیست موثر این است که «تخلیه مغزی» انجام دهید. یعنی تمام کارهایی که قرار است انجام شوند و شما می‌خواهید از انجام شدن آنها مطمئن شوید، یادداشت کنید.
- وظایف را سازماندهی و اولویت‌بندی کنید. بعد از اینکه تمام کارهایی که باید انجام شوند را روی کاغذ آوردید، حالا نوبت به اولویت‌بندی آنها می‌رسد و شما باید تصمیم بگیرید که انجام کدام امور نسبت به سایر کارها از اولویت بیشتری برخوردار است.
- وقتی وظایف شما مرتب و اولویت‌بندی شدند، وقت آن است که آنها را در یک چک لیست جمع‌آوری کنید.
- در این مرحله وقت آن رسیده که انجام دادن وظایف خود را شروع کرده و هر مورد را در چک لیست بررسی کنید. علامت‌گذاری و تیک‌زدن کارهای انجام شده، نه تنها انگیزه شما برای ادامه کار را افزایش می‌دهد، بلکه به شما کمک می‌کند آنچه را که به دست آورده‌اید و آنچه هنوز باید انجام شود را پیگیری کنید.
- زیبایی چک لیست‌ها این است که با به وجود آمدن کارهای بیشتر یا حتی غیر مترقبه، تنها کاری که شما باید انجام دهید این است که آن موضوعات را به چک لیست خود اضافه کرده و همچنان به حرکت رو به جلو خود ادامه دهید.
همین حالا نوشتن چک لیست خودت را شروع کن
در این مقاله سعی کردیم تا زوایای مختلف تهیه کردن چک لیست را بررسی کنیم. شاید برخی از مخاطبان ما بر این باور باشند که تهیه چک لیست و مزایایی که برای آن وجود دارد بر کسی پوشیده نیست اما در این مطلب توضیح دادیم که برخی از افراد هنوز نگاه درستی به تهیه و استفاده از چک لیست ندارند. شما به کمک یک چک لیست خوب می‌توانید مدیریت زمان خودتان را در دست بگیرید و حتی با انجام به موقع کارها، در زمان‌های از دست رفته‌ی خود صرفه‌جویی کنید. برای مدیریت کارهای خود می‌توانید از برنامه‌های مختلفی مثل To do list استفاده کنید که همیار در یکی از مقالات خود در مورد این موضوع که چگونه نرم‌افزار مایکروسافت To-Do به مدیریت کارها کمک می‌کند، می‌پردازد.
ما انواع چک لیست را معرفی کردیم و درباره ویژگی‌های چک لیست خوب مطالبی را نوشتیم. نکاتی را که بهتر است هنگام تهیه چک لیست مدنظر قرار دهیم را به‌صورت فهرست‌وار معرفی کردیم و در نهایت به مراحل تهیه چک لیست پرداختیم. برداشت شما از این مقاله چگونه بود؟ آیا توانستید با کمک این مقاله چک لیست کارهای خودتان را ایجاد کنید؟ امیدواریم اگر شما هم در زمینه تهیه چک لیست تجربیاتی را کسب کرده‌اید از طریق بخش نظرات با مخاطبان همیار آکادمی در میان بگذارید.
اشتراک گذاری
نویسنده
وهاب نادری
من مهندس معدن هستم و با اینکه یک طرح ثبت شده در سازمان نخبگان دارم در حوزه آی تی فعالیت میکنم و مدت ها مدیریت محتوا، تولید محتوا و سئو انجام داده ام.
تغییر شماره