قانون پارکینسون؛ قانونی شگفت انگیز برای مدیریت منابع

یکی از مهم‌ترین کارهایی که صاحبان و مدیران یک کسب و کار یا سازمان باید انجام دهند، مدیریت منابع است. توجه داشته باشید که منابع اکثر سازمان‌ها از نظر زمانی، مالی و انسانی محدود است و آن کسب و کارهایی به موفقیت می‌رسند که بتوانند منابع خودشان را به صورت هنرمندانه، خلاقانه و مدبرانه مدیریت کنند. یکی از اصول مهم مدیریتی که امکان مدیریت بهینه منابع را فراهم می‌کند، قانون پارکینسون (Parkinson’s law) است.

در این مقاله تصمیم داریم در مورد قانون پارکینسون صحبت کنیم. کسانی که بتوانند اصل پارکینسون را در بیزینس و زندگی خود به کار ببرند، می‌توانند با صرف کمترین هزینه و زمان به بیشترین بهره وری دست پیدا کنند. در صورتی که شما هم تمایل دارید زمان، منابع مالی و منابع انسانی سازمان یا کسب و کار خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت و رهبری کنید، تا پایان این مقاله با ما همراه شوید.

قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون به ما می‌گوید که کار به اندازه زمانی که برای آن در نظر می‌گیریم، طول می‌کشد. در واقع اگر برای یک کار مشخص، 45 دقیقه وقت در نظر بگیرید آن کار به اندازه 45 دقیقه طول خواهد کشید ولی اگر برای همین کار 45 دقیقه‌ای، 4 ساعت کار در نظر بگیرید چه اتفاقی میفتد؟ طبق اصل پارکینسون پیچیدگی‌های این کار به قدری افزایش می‌یابد که در نهایت آن کار 4 ساعت طول خواهد کشید. واقعا جالب است.

بسیاری از ما در بیزینس یا زندگی شخصی خودمان به همین شکل زمان را تلف می‌کنیم؛ یعنی می‌آییم کارها را در ذهن خودمان دشوار و پیچیده می‌کنیم و ناگهان متوجه می‌شویم که انجام یک کار خیلی ساده، کلی زمان برده است. اگر بتوانید اصل پارکینسون را به خاطر بسپارید و تلاش کنید که از آن در تمام مراحل زندگی استفاده کنید، شک نکنید که از مزایای آن بهره‌مند خواهید شد و اولین مزیت این قانون، افزایش بهره‌وری و کارایی است.

البته قانون پارکینسون فقط به مسئله مدیریت زمان محدود نمی‌شود و در حوزه منابع انسانی و منابع مالی هم می‌شود از آن بهره‌مند شد. اصل پارکینسون در زمینه مدیریت مالی می‌گوید: «هزینه‌های انسان اینقدر بالا می‌رود تا با درآمد او یکسان شود و در نتیجه فرد از نظر مالی در موقعیت و جایگاه قبلی خود باقی خواهد ماند. در واقع این قانون دارد به ما یادآوری می‌کند که دخل بیشتر، معادل خرج بیشتر است.»

اگر از اصل پارکینسون در زمینه منابع انسانی اطلاع پیدا کنید متوجه خواهید شد که همیشه افزایش تعداد کارمندان به معنای بیکاری و اتلاف وقت بیشتر در سازمان است. در سازمان‌های دولتی این موضوع به صورت آشکارا دیده می‌شود. در این سازمان برای کاری که 2 نفر می‌توانند به راحتی انجام دهند، 10 نفر را استخدام می‌کنیم ولی با این کار داریم نیروی این 10 کارمند را تلف می‌کنیم؛ چون این کار نه با کیفیت بیشتر و نه با سرعت بالاتری انجام می‌شود. یکی از اصلی‌ترین دلایل به وجود آمدن کاغذبازی و بروکراسی در کشور همین افزایش بی‌دلیل و بی‌رویه کارمندان است. در صورتی که یک مدیر بخواهد بهره‌وری سازمان خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهد، باید به جای افزایش کارمند به فکر افزایش کیفیت انجام کارها باشد.

سیریل نورث کوت پارکینسون؛ نظریه پردار قانون پارکینسون

سیریل نورث کوت پارکینسون، تاریخ‌نگار بریتانیایی است که در زمان حیات خود (1909 تا 1993 میلادی) نزدیک به 60 کتاب نوشت و به قدری در کار خودش دقیق و منظم بود که در نهایت توانست یک کتاب مدیریتی مهم به نام «قانون پارکینسون» بنویسد. او در این کتاب بیشتر به توهم‌های مدیریتی می‌پردازد.

سیریل نورث کوت پارکینسون

او خودش از نزدیک شاهد بروکراسی موجود در سازمان‌های بریتانیایی بود و به همین خاطر تصمیم گرفت با نوشتن کتاب، راهکاری برای کاهش این کاغذبازی و دیوان‌سالاری ارائه دهد. امروزه بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهای خصوصی تلاش می‌کنند که این اصل را رعایت کنند و بهره‌وری بیزینس خود را تا حد امکان افزایش دهند.

البته توجه داشته باشید که قانون پارکینسون فقط به کسب و کارها مربوط نمی‌شود. یک خانم خانه‌دار یا یک دانش آموز ابتدایی هم می‌تواند از این اصل کمک بگیرد و کیفیت زندگی خود را بالاتر ببرد. به عنوان مثال وقتی یک خانم خانه‌دار برای نظافت منزل 45 دقیقه وقت در نظر بگیرد، آن کار 45 دقیقه طول می‌کشد و اگر بخواهد این کار را در 5 ساعت انجام دهد، مسلماً آن کار به همین اندازه طول خواهد کشید. دانش آموزان ابتدایی هم برای انجام تکالیف مدرسه باید از این اصل استفاده کنند تا بتواند تکالیف خود را سریعاً انجام دهند و خیلی راحت سراغ بازی و سرگرمی بروند.

چرا استفاده از اصل پارکینسون اینقدر اهمیت دارد؟

استفاده از اصل پارکینسون مزایای بسیاری برای بیزینس‌ها دارد و همین مزایاست که این قانون را تا این اندازه مهم و ارزشمند می‌کند. در ادامه چند مورد از مهم‌ترین مزایای این قانون را مرور و بررسی خواهیم کرد:

1. اولین مزیت استفاده از قانون پارکینسون این است که بهره‌وری سازمان را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد. در واقع ما وقتی یک زمان محدود را برای کارها در نظر بگیریم، آن کارها در آن زمان محدود انجام می‌شود و پس از مدتی متوجه می‌شویم که سازمان در زمان کمتر کارهای بیشتری را به پایان می‌رساند.
2. دومین مزیت،
3. استفاده بهینه از منابع انسانی است. وقتی سازمان برای یک کار مشخص که به دو نفر نیاز دارد، دو نفر را تعیین کند و اختصاص دهد، بهره‌وری کارکنان و منابع انسانی هم بهتر می‌شود و بروکراسی و کاغذبازی در سازمان به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد. از طرفی سازمان هم دیگر منابع مالی خودش را بیهوده صرف پرداخت حقوق به کارکنان غیرضروری نمی‌کند.
4. مسئله منابع مالی هم مهم است و اصل پارکینسون به مدیران سازمان کمک می‌کند که منابع مالی را به بهترین شکل مدیریت کنند. اگر مدیران مالی مراقب نباشند، هزینه‌ها با درآمد سازمان یکسان می‌شود و آن موقع سازمان فقط درجا می‌زند و خبری از پیشرفت نخواهد بود. این موضوع در مورد منابع مالی خانواده هم وجود دارد. اگر والدین تمرکز خود را روی مسائل مالی نگذارند، مسلماً نمی‌توانند به انداز کافی پس‌انداز کنند. در نتیجه امنیت مالی خانواده تأمین و تضمین نمی‌شود و خانواده از خیلی از مزایا مثل مسافرت‌های عالی محروم خواهد شد.

شیوه استفاده از قانون پارکینسون در زندگی و کسب و کار

تا به اینجای کار تلاش کردیم که در مورد چیستی قانون پارکینسون و دلایل اهمیت این قانون صحبت کنیم. در این بخش از مقاله می‌خواهیم تمرکز خود را روی کاربرد این اصل بگذاریم. در واقع می‌خواهیم بدانیم که چگونه می‌شود از این اصل در زندگی و کسب و کار استفاده کرد.

نحوه استفاده از قانون پارکینسون در زندگی و کسب و کار

1. برای هر کار وقت مناسب در نظر بگیرید

اگر می‌خواهید از اصل پارکینسون در زندگی و کسب و کار خود استفاده کنید، باید ابتدا به قدرت‌ها و توانمندی‌های خودتان پی ببرید و بررسی کنید که واقعاً هر کار را در چه بازه زمانی می‌توانید انجام دهید. مسلماً توانایی افراد یکسان نیست. ممکن است یک کار مشخص برای یک نفر 1 ساعت و برای شخص دیگر 2 ساعت زمان ببرد. بنابراین هر کسی باید ابتدا توانایی خودش را بفهمد و بعد برای خودش زمان تعیین کند.

بعضی از سازمان‌های خصوصی در زمینه استخدام منابع انسانی واقعاً واقع‌بینانه عمل نمی‌کنند. مثلاً برای یک شخص میزان کاری را تعریف می‌کنند که واقعاً از عهده یک نفر خارج است. آن‌ها با این کار منابع انسانی خود را افسرده و دلمرده می‌کنند و پس از مدتی با پیامدهای این اقدام اشتباه روبرو می‌شوند. بنابراین شرکت‌ها هم باید برای هر فرد حجم کاری منطقی و مناسبی را تعریف کنند تا شخص بتواند در حین کار کردن، از حضور در سازمان لذت ببرد و علاقه خودش را به شغلی که دارد از دست ندهد.

2. به تدریج زمان انجام کارها را نصف کنید

اکنون که توانایی خودتان را مورد ارزیابی قرار دادید و دانستید که هر کار را می‌توانید در چه بازه زمانی انجام دهید، باید تمام تلاش خودتان را بکنید که زمان انجام آن کار را به نصف برسانید. در واقع پس از مدتی تصمیم بگیرید کاری که قبلاً در یک ساعت انجام می‌دادید را در عرض نیم ساعت به انجام برسانید. اگر بتوانید این کار را انجام دهید در واقع بهره‌وری خود را دو برابر کرده‌اید و با تحسین مدیران و صاحبان کسب و کار روبرو می‌شوید. با این کار در واقع دارید به افزایش تمرکز خودتان هم کمک می‌کنید.

3. همیشه میزان استرس خود را زیر نظر داشته باشید

مطالعات به خوبی نشان می‌دهد که مقدار معینی از استرس می‌تواند مفید باشد و به افزایش بهره‌وری شما کمک کند. همیشه در حین کار استرس خود را مد نظر قرار دهید. اگر استرس شما قابل مدیریت است و می‌توانید از آن برای پیشرفت کارهای خود استفاده کنید، بدانید که در وضعیت خوبی قرار دارید ولی اگر میزان استرس شما بیش از حد کم یا بیش از حد زیاد است و از پس مدیریت استرس خود برنمی‌آیید، باید در کار خود تجدید نظر کنید.

البته یک نکته را همیشه مد نظر داشته باشید. میزان استرسی که می‌توانید تحمل کنید را به تدریج افزایش دهید. وقتی استرس بالا می‌رود، سرعت و قابلیت ذهنی شما برای انجام کارها بیشتر می‌شود و در نهایت می‌بینید که خیلی راحت از پس کارهای دشوارتر هم برمی‌آیید.

4. از سایر روش های مدیریت زمان استفاده کنید

یکی دیگر از اقدامات خوبی که در اجرای اصل پارکینسون به شما کمک می‌کند، استفاده از روش‌های مدیریت زمان خصوصاً تکنیک پومودورو و ماتریس آیزنهاور است. در تکنیک پومودورو ما کار خود را در قالب یک فرایند کار-استراحت انجام می‌دهیم. یعنی بیست و پنج دقیقه کار  و سپس 5 دقیقه استراحت می‌کنیم تا این کار چهار بار (4 بازه 25 دقیقه‌ای و 3 بازه 5 دقیقه‌ای) تکرار شود. سپس 15 تا 30 دقیقه استراحت می‌کنیم و دوباره فرایند را تکرار می‌کنیم.

با استفاده از تکنیک پومودورو هم از تمرکزمان به بهترین شکل استفاده می‌کنیم و ذهنمان خسته نمی‌شود و هم کارهایمان بر اساس نظم و برنامه جلو خواهد رفت. ماتریس آیزنهاور هم یکی از بهترین روش‌ها برای مدیریت زمان است و جلوی هدر رفتن زمان ما را می‌گیرد. در این روش باید کارهای خودمان را اولویت‌بندی کنیم و تمرکز خود را روی کارهایی بگذاریم که طبق ماتریس آیزنهاور اولویت بالاتری دارند.

این روش‌ها به ما کمک می‌کنند که کارهای خود را به بهترین شکل جلو ببریم و زمان خود را به درستی مدیریت کنیم. البته خوشبختانه تعداد این روش‌ها کم نیست. یک جستجوی ساده در اینترنت، روش‌های مختلفی را پیش روی شما قرار می‌دهد.

5. پروژه های بزرگ را به بخش های کوچک تقسیم کنید

مسلماً وقتی انسان با یک کار یا پروژه بزرگ مواجه می‌شود، کمی ترس برای در وجود خود حس می‌کند و یک زمان طولانی برای انجام آن پروژه در نظر می‌گیرد. حال اینکه اگر آن پروژه را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و برای آن بخش‌های کوچک یک ددلاین (مهلت زمانی) مشخص در نظر بگیرید، متوجه می‌شوید که آن پروژه بزرگ آنقدرها هم که شما فکر می‌کردید طول نمی‌کشیده و دشوار نبوده است.

6. نظم و انضباط شخصی را به بخشی از وجود خود تبدیل کنید

اگر می‌خواهید قانون پارکینسون به زندگی و کسب و کار شما کمک کند، هیچ چیز موثرتر و بهتر از نظم و انضباط شخصی نیست. وقتی انضباط در میان نباشد، هیچ چیز طبق برنامه پیش نمی‌رود و دست آخر متوجه می‌شوید کاری که می‌توانستید در عرض 2 ساعت انجام دهید، 5 ساعت طول کشیده و کلی از زمان و انرژی شما هدر رفته است. بنابراین برای کارهای خودتان برنامه داشته باشید و با خودتان عهد ببندید که به این برنامه پایبند باشید و از آن خارج نشوید.

7. گاهی بد نیست که برای خودتان پاداش در نظر بگیرید

گاهی مواقع ذهن دوست دارد که با او شرطی رفتار کنید. به عنوان مثال با خودتان عهد ببندید که یک کار مشخص را در عرض 2 ساعت انجام دهید و این شرط را بگذارید که وقتی این کار در مدت معین به پایان رسید، یک پاداش یا جایزه (مثل میل کردن یک تکه کیک خوشمزه یا نوشیدن یک فنچان قهوه درجه یک) به خودتان بدهید. البته اگر نتوانستید آن کار را در موعد مقرر به پایان برسانید، آن جایزه را به خودتان ندهید. گاهی به خودتان سخت بگیرید تا به مرور ذهن شما به اهمیت شرطی شدن پی ببرد.

8. اجازه ندهید که وقتتان بیهوده سپری شود

بسیاری از انسان‌ها بدون اینکه خودشان متوجه باشند بخش قابل توجهی از زمان خود را به بطالت می‌گذرانند. به عنوان مثال برخی افراد ممکن است در روز چهار تا پنج ساعت از زمان خود را به چرخیدن در اینستاگرام یا وب‌گردی اختصاص دهند. همین اتلاف وقت‌ها است که در دراز مدت بهره‌وری انسان را کاهش می‌دهد و امکان رشد و پیشرفت را از انسان می‌گیرد.

بنابراین مراقب زمان خود باشید. زمان موهبتی خدادادی است و خداوند آن را به طور کاملاً مساوی در اختیار بندگان خودش قرار داده. برخی بندگان از این موهبت به بهترین شکل استفاده می‌کنند و به تعالی می‌رسند ولی برخی دیگر هم قدر آن را نمی‌دانند و با تلف کردن این سرمایه تکرارنشدنی مسیر رسیدن به تعالی را سد می‌کنند.

سعی کنید یک دفترچه یادداشت بردارید و کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید با جزئیات در آن بنویسید. سپس در پایان روز با دقت آن دفترچه و کارهای خود را بررسی کنید و ببینید که کدام کارها زمان شما را تلف کرده است. سپس سعی کنید که این کارها را محدود کنید یا اصلاً تکرار نکنید. این راهکار برای جلوگیری از اتلاف وقت بسیار موثر است.

برای بهبود مداوم زندگی و کسب و کار از اصل پارکینسون کمک بگیرید

یکی از اصول بسیار مهم و اساسی که می‌تواند به بهبود مداوم زندگی و کسب و کار شما کمک کند، اصل پارکینسون است. این اصل توانایی شما را برای مدیریت منابع (منابع مالی، منابع انسانی و زمان) افزایش می‌دهد و به شما این قدرت را می‌دهد که بهره‌وری خودتان را افزایش دهید. البته روش‌ها و قوانین دیگری هم وجود دارد که به بهبود زندگی و بیزینس شما کمک می‌کند. سعی کنید با این روش‌ها هم آشنا شوید و از آن‌ها کمک بگیرید.

در صورتی که این مقاله برای شما آموزنده و ارزشمند بود، پیشنهاد می‌شود مقاله ایکیگای را مطالعه کنید. با مطالعه این مقاله یاد می‌گیرید که به یک زندگی ایده‌آل برسید و در تمامی زمینه‌ها رشد و پیشرفت کنید. آیا تاکنون قانون پارکینسون را در زندگی و بیزینس خود مشاهده کرده‌اید؟ آیا تلاش کرده‌اید که با غلبه بر این قانون به رشد و پیشرفت برسید؟ چه راهکارهایی برای استفاده از این قانون سراغ دارید؟ لطفاً نظرها و پیشنهادهای خود را با ما و همراهان همیار آکادمی در زیر همین پست به اشتراک بگذارید.

سوالات متداول

• قانون پارکینسون چیست؟

  قانون پارکینسون به ما می گوید که کارها به اندازه زمانی که برای آن در نظر می گیریم، طول می کشد.

• آیا خانواده ها و کودکان هم می توانند از اصل پارکینسون استفاده کنند؟

  اصل پارکینسون محدودیت سنی و جنسیتی ندارد. هر کسی که زمانش برایش ارزشمند باشد می تواند از این اصل استفاده کند.

• مهم ترین نتیجه استفاده از قانون پارکینسون چیست؟

  مهمترین نتیجه و پیامد استفاده از اصل پارکینسون، افزایش بهره وری است.

نویسنده جلال شایان

آدميزاد فقط با آب و نان و هوا نيست كه زنده است. آدم به عشق آدم زنده است. من عاشق نوشتن و خواندنم؛ نوشتن و خواندنی که سایر انسان‌ها را داناتر و تواناتر کند!