کتاب مدیر یک دقیقه ای (The One Minute Manager) حکایت مدیرجوانی را نقل می‌کند که می‌خواهد دانش مدیریت را از بهترین مدیر فرابگیرد. او در مسیر جستجوی خود با مدیران مختلفی آشنا می‌شود ولی بسیاری از این مدیران توانایی ایجاد انگیزه و الهام بخشیدن به او را ندارند. یک سری از مدیرانی که می‌بیند واقعاً دانا و توانا هستند ولی خشن بودن باعث شده که کارمندان آن‌ها را دوست نداشته باشند. از طرفی یک عده دیگر از مدیران هم اخلاق و منش خوبی دارند ولی کارایی سازمان آن‌ها مناسب نیست و نمی‌توانند الگوی خوبی باشند.
روزی مرد جوان و جستجوگر ما در مورد مدیری می‌شنود که هم شرکتی کارآمد و عالی دارد و هم حاضر است تجربیات و آموزه‌های خود را با این مرد جوان به اشتراک بگذارد. از این رو یک قرار ملاقات بین این دو نفر تنظیم می‌شود که از اینجا به بعد وارد بخش‌های آموزشی این کتاب می‌شویم. در صورتی که شما هم تمایل دارید با درس‌های این مدیر باتجربه و قدرتمند آشنا شوید و از این روش‌ها در کسب و کار خودتان استفاده کنید، تا پایان این مقاله با ما همراه شوید.
آشنایی با نویسندگان کتاب مدیر یک دقیقه ای
پیش از آن‌که بخواهیم با مفاهیم و درس‌های مهم کتاب مدیر یک دقیقه ای آشنا شویم، بهتر است اندکی به معرفی نویسندگان این کتاب بپردازیم. کنت بلانچارد (Kenneth Blanchard) و اسپنسر جانسون (Spencer Johnson) این کتاب را بر اساس تجربه، مهارت و توانایی خود در زمینه مدیریت نوشته‌اند و به همین خاطر هم درس‌های آن‌ها واقعاً کاربردی و تأثیرگذار است.
کنت بلانچارد
این نویسنده بزرگ در سال 1939 در ایالات متحده به دنیا آمد. او یکی از معروف‌ترین نویسندگان و سخنرانان انگیزشی و مدیریتی است. وی تاکنون بیش از 60 جلد کتاب نوشته و اکنون مدیر معنوی مجموعه «کنت بلانچارد» است. این مجموعه به صورت تخصصی در زمینه آموزش و مشاوره فعالیت دارد. در ایران کتاب‌های مختلفی از او ترجمه و چاپ شده که از جمله آن‌ها می‌توان به «قرص مدیریت»، «دستیابی به غیرممکن‌ها» و «دانسته‌ها به کار می‌آیند» اشاره کرد.
اسپنسر جانسون
کنت بلانچارد اکثر کتاب‌های خودش را به صورت اشتراکی با نویسندگان دیگر نوشته و کتاب مدیر یک دقیقه ای نیز از این قاعده مستثنی نیست. او این کتاب را با کمک اسپنسر جانسون نوشت و به بازار عرضه کرد. آقای جانسون با عنوان «پادشاه تمثیل» شناخته می‌شود؛ زیرا موضوعات پیچیده را خیلی خوب درک می‌کند و پاسخی جذاب و کارآمد برای آن ارائه می‌دهد. کتاب قله ها و دره ها یکی از آثار ارزشمند و بی‌نظیر همین نویسنده معروف است.
مهم‌ترین درس های کتاب مدیر یک دقیقه ای
کتاب مدیر یک دقیقه ای حاصل مطالعات و بررسی‌های روان‌شناختی و جامعهشناختی کنت بلانچارد و اسپنسر جانسون است و به همین خاطر اعتبار بالایی دارد. اعتبار بالای این کتاب سبب شد تا مترجمان زیادی آن را ترجمه کنند. اولین مطلبی که باید آن را درک کنیم این است که مدیر یک دقیقه‌ای چه کسی است و چه خصوصیاتی دارد. مدیر یک دقیقه‌ای کسی است که بتواند هر کدام از سه کار زیر را در کمترین زمان ممکن (60 ثانیه و شاید هم کمتر) انجام دهد:
- تعیین سه هدف برای هر کدام از کارکنان و ارزیابی آن‌ها در مسیر تحقق این اهداف (اهداف یک دقیقه‌ای)
- استفاده از تشویق یک دقیقه‌ای برای ارائه بازخورد مثبت به کارکنان در مسیر تحقق اهداف
- استفاده از توبیخ یک دقیقه‌ای برای انتقاد از عملکرد کارمند و هوشیار کردن او نسبت به اشتباهاتی که دارد.
در واقع کتاب مدیر یک دقیقه ای، کتابی است که مدیریت را روش و دانشی انسانی می‌داند. کنت بلانچارد و اسپنسر جانسون بر این باور هستند که یک مدیر زمانی موفق می‌شود که بتواند در کنار انسان‌ها قرار بگیرد و آن‌ها را راهنمایی کند. آن‌ها در این کتاب می‌نویسند:
بهترین دقیقه من، دقیقه‌ای است که بر روی اشخاص سرمایه‌گذاری می‌کنم.
کتاب مدیر یک دقیقه ای بر اساس سه اصل اساسی نوشته شده است. این سه اصل «اهداف یک دقیقه‌ای»، «تشویق یک دقیقه‌ای» و «توبیخ یک دقیقه‌ای» هستند که اهمیت خاص و اساسی دارند. در ادامه این بخش از مقاله به توضیح در مورد این سه اصل خواهیم پرداخت:
اصل اول: اهداف یک دقیقه ای
اولین راز یا اصل در مدیریت یک دقیقه‌ای، تعیین اهداف یک دقیقه‌ای است. مدیر یک دقیقه‌ای کسی است که وظایف و اهداف کارمندان را در کوتاه‌ترین زمان ممکن (یک دقیقه) برای آن‌ها شرح می‌دهد. این مدیر سعی می‌کند اهداف را خیلی روشن، شفاف، دقیق و در قالب 250 کلمه روی یک برگه کاغذ بنویسد. تعداد این اهداف معمولاً 3 تا 6 هدف اصلی و اساسی است. شاید باورتان نشود ولی مشکل بسیاری از سازمان‌های غیرموفق و معمولی این است که انتظارات مدیر از کارمند با درکی که کارمند از وظایف خود و انتظارات مدیر دارد، کاملاً متفاوت است. دلیل اصلی این موضوع، صحبت نکردن صریح و شفاف مدیر با کارمندان و مشخص نکردن وضعیت انتظارات است. در کتاب مدیر یک دقیقه ای می‌خوانیم:
تعیین هدف یک دقیقه‌ای، اولین راز و زیربنای مدیریت یک دقیقه‌ای است. در بیشتر سازمان‌ها وقتی از کارکنان و رؤسای آن‌ها می‌پرسی که دقیقا چکار می‌کنند، در بیشتر مواقع با جواب‌های کاملاً متفاوتی روبرو می‌شوی. در بعضی از سازمان‌هایی که قبلاً کار می‌کردم، بین تصوری که من از مسئولیتم داشتم و چیزی که مدیر تصور می‌کرد، تفاوت زیادی وجود داشت. بعد هم به‌خاطر انجام ندادن چیزی که اصلاً فکر نمی‌کردم وظیفه من باشد، به دردسر می‌افتادم.
مدیر یک دقیقه‌ای خیلی خوب از اصل پارتو یا همان قانون 20 80 خبر دارد و می‌داند که 80 درصد نتایج از 20 درصد اهداف حاصل می‌شود و به همین خاطر تمرکز خود را روی آن 20 درصد می‌گذارد تا کارمند را به بالاترین کارایی یا بهره وری برساند. این مدیر تلاش می‌کند که انتظارات خودش را از عملکرد ما بیان کند تا همه چیز برای کارمند روشن باشد. در ادامه به اصول و پایه‌های اصلی هدف‌گذاری یک دقیقه‌ای اشاره شده است:
- سعی کنید با کارمندان خیلی شفاف صحبت کنید و به آن‌ها بگویید که چه انتظاراتی از آن‌ها دارید.
- در مورد سیستم تشویق و توبیخ خود با آن‌ها سخن بگویید و اجازه دهید که همه چیز را بدانند.
- اهداف آن‌ها را در قالب 250 کلمه برایشان بنویسید.
- از آن‌ها بخواهید که روزانه اهداف خودشان را بخوانند و عملکرد و رفتاری که داشته‌اند را با این اهداف بسنجند و ارزیابی کنند.
مسئله تجزیه و تحلیل خیلی مهم است. قرار نیست که همیشه در کنار کارمند باشید و رفتار او را مورد تشویق یا سرزنش قرار دهید. او باید خودش قدرت تحلیل داشته باشد و بتواند اشکالات خودش را بفهمد و آن‌ها را اصلاح کند. در کتاب مدیر یک دقیقه ای جمله مهمی در این زمینه نوشته شده است:
یک دقیقه بنشین و به اهدافت بنگر! به عملکرد خود نگاه کن! ببین آیا رفتار تو با اهدافت هم‌خوانی دارد یا خیر.
چرا اهداف یک دقیقه ای موثر هستند؟
اهداف یک دقیقه‌ای به این خاطر موثر واقع می‌شوند که برای کارمند شفاف و قابل فهم هستند. در صورتی که این اهداف به صورت مستقیم و صریح بیان نشود، کارمند از بعد ورود به سازمان سردرگم است و واقعاً نمی‌داند که مدیر از او چه خواسته‌ها و انتظاراتی دارد. اشکال بسیاری از سازمان‌ها این است که مدیران به صورت کاملاً دقیق خواسته‌ها و انتظارات خود را برای کارمندان بیان نمی‌کنند.
در بسیاری از سازمان‌ها فرد استخدام می‌شود، سرپرست یا مدیر اصلاً با او در مورد نیازها و خواسته‌های خود صحبت نمی‌کند و وقتی کارمند کار لازم را انجام نداد، او را بازخواست می‌کنند و در نتیجه کارمند از سازمان دلسرد می‌شود. ممکن است افرادی که از نظر شما خیلی ضعیف هستند و کارایی بالایی ندارند، واقعاً توانمند باشند ولی وقتی شما تکلیف خودتان را با آن‌ها مشخص نمی‌کنید، آن‌ها واقعاً نمی‌دانند که در موقعیت‌های مختلف باید چه کاری انجام دهند.
یک نکته مهم وجود دارد که سازمان‌ها باید به شدت مورد توجه قرار دهند. اولاً هر سازمان وظیفه دارد که حقوق خوب بدهد و افراد قوی را هم استخدام کند. دوم اینکه اگر نتوانستید افراد قوی را پیدا کنید، سراغ افرادی بروید که استعداد قوی شدن را داشته باشند. اگر سازمانی بخواهد حقوق پایین بدهد و افراد ضعیف را استخدام کند، مسلماً دیر یا زود به زباله‌دان تاریخ خواهد پیوست یا اینکه همیشه کژدار و مریض پیش می‌رود و با مشکلات مختلف مواجه خواهد شد.
اصل دوم: تمجید یا تشویق یک دقیقه ای
اطلاعات عملکرد افراد را به گونه‌ای به دست بیاورید که انگار از نزدیک او را زیر نظر دارید. وقتی کارمند بداند که همیشه زیر نظر است و مدیر به او توجه ویژه دارد، سعی می‌کند عملکرد و بهره‌وری خودش را بهبود ببخشد. از همان ابتدای ورود کارمند به سازمان از او بخواهید که فعالیت‌های روزانه خودش را به صورت کامل یادداشت کند و به صورت مستمر به شما تحویل بدهد. این گزارش به او کمک می‌کند که در طول روز تمام تلاش خودش را بکند و بهترین عملکرد ممکن را از خودش به نمایش بگذارد.
مدیران با همین کار ساده به کارمندان خود کمک می‌کنند که عملکردی بهتر داشته باشند و این عملکرد قابل دفاع باشد. یکی از سازمان‌های ایرانی که با کاهش کارایی و عملکرد نیروی انسانی مواجه شده بود تصمیم گرفت در خط تولید خود دوربین مداربسته قرار دهد. جالب است که این دوربین در بسیاری از مواقع خاموش بود ولی همین دوربین خاموش باعث شد که کارکنان عملکرد خود را به میزان چشمگیری افزایش دهند.
همچنین سعی کنید کارکنانی که کارایی خوبی از خودشان به نمایش می‌گذارند را تشویق و تمجید کنید. تشویق یک دقیقه‌ای به کارمندان روحیه مضاعف می‌بخشد و باعث می‌شود که آن‌ها بفهمند شما به آن‌ها توجه دارید و اگر کار خوبی انجام دهند خیلی سریع آن‌ها را تشویق می‌کنید. در ادامه به یک سری از نکات مهم در مورد تشویق یک دقیقه‌ای اشاره شده است:
- به کارکنان خود بگویید که کارهای خوب را تشویق می‌کنید. آن‌ها باید بدانند که شما در ابراز نظرهای خودتان صراحت دارید.
- هرگاه که یکی از کارکنان کارش را درست و اساسی انجام داد، به او بگویید که از او رضایت دارید و از کارش خوشحال هستید. به او اعلام کنید که سازمان از فعالیت‌های او رضایت دارد و بخواهید که تلاشش را بیشتر کند.
- دست آن‌ها را به گرمی بفشارید یا به آرامی بر شانه آن‌ها بزنید. کاری کنید که کارمند بفهمد شما می‌خواهید او به موفقیت برسد.
- سعی کنید در جلسات به کارمندان خود بگویید که کدام دسته از فعالیت آن‌ها درست بوده است.
- اجازه ندهید خیلی دیر شود. خیلی سریع کارکنان را تشویق کنید.
کنت بلانچارد و اسپنسر جانسون در کتاب مدیر یک دقیقه ای به مسئله تشویق و تمجید اهمیت ویژه‌ای می‌دهند. آن‌ها بر این باور هستند که خیلی از مدیران با واژه تشویق و تمجید غریبه هستند. آن‌ها وقتی یک کارمند کار را درست و به موقع انجام می‌دهد، اصلاً او را تشویق نمی‌کنند و اعتقاد دارند که او وظیفه‌اش را انجام داده است. این در حالی است که تنها یک اشتباه کافی است که با تمام قوا به او بتازند و او را ناراحت کنند. پس تشویق و توبیخ اگر در کنار هم باشد، تأثیرگذار است و اگر تنها به توبیخ تکیه کنیم، کارمندان خود را خیلی زود دلسرد خواهیم کرد.
چرا تشویق یک دقیقه ای تأثیرگذار است؟
تشویق‌های یک دقیقه‌ای به این دلیل موثر هستند که با استفاده از آن‌ها می‌شود افراد را به خاطر عملکرد خوبی که دارند خیلی فوری، صریح و راحت تشویق کرد. دوم اینکه با استفاده از این نوع تشویق کارمند خیلی سریع درک می‌کند که شما به عنوان مدیر به چه دلیل خوشحال هستید و کدام کار کارمند باعث ایجاد حس رضایت در وجود شما شده است. سومین مزیت تشویق‌های یک دقیقه‌ای این است که کارمند می‌فهمد با یک مدیر دقیق، باریک‌بین و کل‌نگر روبرو است. او خیلی خوب می‌داند که مدیرش به برخی از کارهای او انتقاد دارد ولی در اولین فرصت هم از عملکرد خوب او استقبال می‌کند.
در صورتی که بتوانید در عین انتقاد کردن به افراد، از کارهای خوب آن‌ها تمجید کنید، مطمئن باشید که آن‌ها به شما به عنوان یک مدیر منطقی می‌نگرند و به همین خاطر خیلی بهتر و راحت‌تر وظایفی که به آن‌ها محول می‌کنید را انجام می‌دهند.
یک روش عالی برای تربیت کارکنان
یکی از اشکالات کار برخی مدیران این است که از کارمند خود در ابتدای کار، انتظار عملکرد عالی دارند. فرض کنید کودکی می‌خواهد راه رفتن یاد بگیرد. آیا اگر چند بار راه رفت و زمین خورد، او را سرزنش می‌کنید؟ قطعاً چنین کاری نمی‌کنید. شما هر بار او را تشویق می‌کنید که از جای خودش برخیزد و بیشتر تلاش کند.
در صورتی که مشاهده کردید کارمند در کار خود پیشرفت می‌کند، خیلی سریع او را تشویق کنید. مطمئن باشید که او با این کار قوت قلب می‌گیرد و هر روز رشد می‌کند. هیچ‌گاه کارمندان را به حال خودشان وانگذارید. سعی کنید به آن‌ها بازخورد بدهید تا بدانند شیوه درست انجام کار چیست.
اصل سوم: توبیخ یک دقیقه ای
در صورتی که بتوانید با کارکنان خود صریح صحبت کنید، می‌توانید در مواقع نیاز انتقادات خودتان را هم با آن‌ها در میان بگذارید. البته از بعد ورود آن‌ها به سازمان بخواهید که گزارش تمام فعالیت‌های خودشان را به شما بدهند. همچنین آن‌ها را در جریان سیستم تشویق و توبیخ خودتان بگذارید. توبیخ یک دقیقه‌ای که در کتاب مدیر یک دقیقه ای مطرح می‌شود، دو بخش یا دو نیمه دارد. در ادامه در مورد این دو نیمه توضیح خواهیم داد:
نیمه اول
در نیمه نخست باید افراد را خیلی سریع توبیخ کنید. البته نیازی به داد و فریاد نیست. خیلی صریح، شفاف و روشن به آن‌ها بگویید که در چه زمینه‌هایی اشتباه کرده‌اند. در همان حالی که ناراحت و عصبانی هستند، چند ثانیه‌ای سکوت کنید تا کارمند به حال بدی که به شما دست داده پی ببرد و آن را احساس کند.
نیمه دوم
شما نباید پس از انتقال حس ناراحتی خودتان، آن‌ها را ترک کنید. در این مرحله باید به آن‌ها بگویید که شخصاً انسان‌های خوب و بزرگواری هستند و برای شما و سازمان‌تان بسیار ارزشمند و قابل احترامند. در انتهای کار دستان آن‌ها را بفشارید یا با مهربانی روی شانه‌هایشان بزنید. این مسئله را برای خودتان نهادینه کنید که وقتی توبیخ تمام شد، مسئله تمام شده است. در یکی از بخش‌های جذاب و آموزنده کتاب مدیر یک دقیقه ای می‌خوانیم:
به محض اینکه کارمند کار خطایی را انجام می‌دهد، مدیر یک دقیقه‌ای او را توبیخ می‌کند. از آنجا که این مدیر دقیقاً خطا و اشتباه کارمند خود را مشخص می‌کند، کارمند متوجه می‌شود که او کاملاً بر اوضاع مسلط است و در نتیجه نمی‌تواند عذر و بهانه‌ای بیاورد. سوم اینکه او به شخصیت و احساسات کارمند خود حمله نمی‌کند و تنها رفتارش را مؤاخذه می‌کند. به همین دلیل است که کارمند معمولاً موضع تدافعی نمی‌گیرد و سعی نمی‌کند که با مقصر دانستن مدیر یا سایر کارکنان خطا و اشتباه خود را توجیه کند. او می‌داند که مدیرش منصفانه رفتار می‌کند و در رفتارش ثبات دارد.
بهترین ترجمه از کتاب مدیر یک دقیقه ای
کتاب مدیر یک دقیقه ای یکی از جامع‌ترین و کاربردی‌ترین کتاب‌هایی است که در حوزه مدیریت نوشته و منتشر شده است. این کتاب به شما کمک می‌کند تا بتوانید دانش مدیریت را به بهترین شکل ممکن یاد بگیرید و به کار ببندید. خوشبختانه مترجمان بسیار خبره و توانمندی این کتاب را به زبان فارسی ترجمه کردند. خانم صدیقه ابراهیمی توانست یکی از بهترین ترجمه‌ها را برای کتاب مدیر یک دقیقه ای ارائه دهد. این ترجمه را نشر دایره، منتشر و روانه بازار کرده است.
شما هم می توانید به مدیری توانمند تبدیل شوید
اولین باور اشتباهی که در ذهن بسیاری از مردم جهان وجود دارد این است که مدیریت، امری ذاتی است و تنها کسانی می‌توانند در پست مدیریت موفق باشند که این دانش در ژن آن‌ها وجود داشته باشد. مطالعات علمی و روانشناسی به خوبی نشان می‌دهد که مدیریت یک دانش کاملاً اکتسابی و آموختنی است و می‌توان به راحتی آن را یاد گرفت.
در صورتی که شما هم تمایل دارید به یک مدیر توانمند و موفق تبدیل شوید، راهکارهای مختلفی پیش روی شما قرار دارد که یکی از بهترین روش‌ها، مطالعه بهترین کتاب های مدیریتی است. یکی از کتاب‌های عالی در زمینه مدیریت که خواندن آن را به شما توصیه می‌کنیم، کتاب ساختن برای ماندن است. با مطالعه این کتاب به راز ماندگاری و موفقیت بعضی کسب و کارها و از بین رفتن کسب و کارهای دیگر پی خواهید برد.
آیا تاکنون کتاب مدیر یک دقیقه ای را مطالعه کرده‌اید؟ آیا راهکارها و روش‌هایی که در این کتاب ارائه می‌شود، مفید و کاربردی است؟ نظرتان در مورد این کتاب چیست؟ بهترین کتاب مدیریتی که تاکنون مطالعه کرده‌اید، چه بوده است؟ از نظر شما مهم‌ترین نکته در مدیریت یک سازمان یا کسب و کار چیست؟ لطفاً نظرها و پیشنهادهای خود را با ما به اشتراک بگذارید.
اشتراک گذاری
نویسنده
جلال شایان
آدميزاد فقط با آب و نان و هوا نيست كه زنده است. آدم به عشق آدم زنده است. من عاشق نوشتن و خواندنم؛ نوشتن و خواندنی که سایر انسان‌ها را داناتر و تواناتر کند!
تغییر شماره